Betriebskoordinator in FHI 360

Vertragsdauer:  bis 31. März 2026 mit Verlängerungsmöglichkeit

Standort: Dnipro oder Charkiw oder Mykolaiv oder Odessa

FHI 360 ist eine in den USA ansässige NGO, die sich der dauerhaften Verbesserung des Lebens durch die Förderung integrierter, lokal vorangetriebener Lösungen widmet.  Das Krisenreaktionsteam von FHI 360 reagiert auf die humanitäre Notlage in der Ukraine mit einem integrierten Gesundheits-, Schutz-, MHPSS- und WASH-Programm, das sich auf die Verringerung der Morbidität und Mortalität in der vom Konflikt betroffenen Bevölkerung konzentriert.  Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: Der Operationskoordinator (nur nationales Personal) leitet unter der Aufsicht des stellvertretenden Reaktionskoordinators die Logistik- und Verwaltungsteams auf der Ebene der Landesbüros.  Als technische Anlaufstelle für den Betrieb wird der Amtsinhaber in Zusammenarbeit mit den Feldkoordinatoren das Logistik- und Verwaltungspersonal der Außenstelle beraten und unterstützen.  Der Betriebskoordinator wird eine entscheidende Rolle im Führungsteam des Landes einnehmen und das Betriebspersonal und die Aktivitäten überwachen, die die Projektabwicklung in ressourcenknappen und äußerst unsicheren Umgebungen unterstützen. Basierend auf der Anleitung im Homeoffice ist die Position für die Einhaltung und Standardisierung von Abläufen verantwortlich und stellt sicher, dass die Supportdienste auf die Bedürfnisse des Programms eingehen. Der Betriebskoordinator wird mit Kollegen aus allen Abteilungen zusammenarbeiten, um Systemanforderungen und Prozessengpässe zu ermitteln und einzigartige Lösungen zu entwickeln, um zeitnahere, effizientere und verantwortungsvollere Abläufe zu ermöglichen. Darüber hinaus unterstützt er/sie die Vorbereitungsplanung, die Entwicklung von Lehrmaterial, die Moderation von Schulungen sowie das Coaching und Mentoring des Personals. 

Verantwortlichkeiten: 

• Verantwortlich für die humanitäre Hilfe vor Ort, einschließlich der Verwaltung der Logistik (Flotte, Beschaffung, Inventar/Vermögenswerte), Verwaltung, externe Vertretung und Übergangsplanung. 

• Leiten und betreuen Sie Außendienstmitarbeiter in Logistik, Verwaltung, Außendienstmanagement und anderen Funktionen, um eine solide Grundlage für die Notfallprogrammierung zu schaffen. 

• Beteiligen Sie sich an der Entwicklung von Reaktionsstrategien in der Zusammenarbeitmit technischen/Programmleitern sowie gegebenenfalls regionalen und landesweiten Managementteams. 

• In Zusammenarbeit mit Feldkoordinatoren unterstützen Sie Feldbewertungen des Betriebsbedarfs und den Aufbau von Betriebsstrukturen in neuen Bereichen. 

• Beteiligen Sie sich an der Gestaltung und Bereitstellung von Ressourcen (Menschen und Mittel) neuer Programme, die kurz- und längerfristige Programmziele der betroffenen Gemeinschaft in der Ukraine erfüllen. 

• Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung der FHI 360-Richtlinien, -Verfahren und -Praktiken, insbesondere im Hinblick auf Einkauf, Vermögens- und Immobilienverwaltung; Empfehlen Sie bei Bedarf länder- oder notfallspezifische Richtlinien/Verfahren. 

• Unterstützung bei der jährlichen Überprüfung des Betriebshandbuchs für die Ukraine-Plattform.  Stärken Sie das Bewusstsein für die Inhalte durch Schulungen/Auffrischungsschulungen zu FHI 360 und Ukraine-spezifischen Logistik- und Reiseprozessen und -verfahren und aktualisieren Sie die Abschnitte mit den Inhaltseigentümern. 

• Verbesserte Standardprotokolle für wesentliche Logistikprozesse werden implementiert, einschließlich Beschaffung, Lager, Vermögensverwaltung und Warenversand. Besonderes Augenmerk sollte auf die Lieferkette für pharmazeutische und medizinische Geräte gelegt werden. 

• Stellen Sie die Einhaltung der Einfuhr- und Zollbestimmungen des jeweiligen Landes sowie relevanter kontextspezifischer Protokolle sicher. 

• Überprüfen Sie die Vermögens- und Inventarregister im Land, einschließlich der Gerätezuordnung, Wartung und Entsorgung von Vermögenswerten gemäß FHI 360 und Spendervorschriften. Stellen Sie sicher, dass jährlich eine physische Zählung der Vermögenswerte durchgeführt wird. 

• Unterstützen Sie in Abstimmung mit anderen Abteilungen die regelmäßige Beschaffungsplanung des Programms und anderer operativer Abteilungen. 

• Identifizieren und gewährleisten Sie die ordnungsgemäße Verwaltung und Wartung von Einrichtungen, einschließlich Büro-, Wohn-, Lager- und anderen kritischen Infrastrukturanforderungen, sowie hochwertiger Betriebsausrüstung (Generatoren) und überprüfen Sie Transportanforderungen/-anlagen. 

• Verwalten Sie Betriebsbudgets, überprüfen Sie die monatlichen Ausgaben für Betriebsabteilungen und stellen Sie Eingaben für genaue Prognosen und Pipeline-Analysen bereit.

• Überprüfen/genehmigen Sie Kaufanfragen für Betriebsabteilungen im Einklang mit Projektbudgets, passend zum Programm und abhängig von den Betriebsanforderungen. 

• Konsultieren Sie den stellvertretenden Reaktionskoordinator und die Zentrale, um Probleme zu beheben und Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen abzugeben. Befürworten Sie die erforderliche Unterstützung des Landesbüros und pflegen Sie regelmäßige Verträge mit Kollegen in der Zentrale, wie z. B. dem Logistikspezialisten/der globalen BeschaffungsabteilungManagement, IT und andere HQ-Backstops. 

• Überwachen Sie das Personal und konzentrieren Sie sich auf den Kapazitätsaufbau des Personals, insbesondere der Abteilungsleiter. Sorgen Sie für Führung und Teambildung. 

 Angewandte Kenntnisse und Fähigkeiten: 

• Kenntnisse und Anwendung der Core Humanitarian Standards (CHS) und Sphere-Standards und Red Cross-/NGO-Verhaltenskodex. 

• Erfahrung in der Arbeit mit US-Regierungsmitteln und gute Kenntnisse der USG-Vorschriften, einschließlich 2 CFR 200 

• Erfahrung mit UN-Mitteln, FCDO und privater Stiftungsfinanzierung bevorzugt. 

• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung des branchenübergreifenden Projektmanagements und der Implementierung.  

• Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeitsplanung und -planung, Personalentwicklung und Kapazitätsaufbau.  

• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung und Leitung einer Betriebsabteilung in komplexen Projekten strategischer Natur und nationaler/internationaler Reichweite.

• Muss in der Lage sein, Ukrainisch und Englisch gut zu lesen, zu schreiben und zu sprechen.

Entscheidungen können sich auf eine Arbeitseinheit oder einen Bereich innerhalb einer Abteilung auswirken.  

Ausbildung: 

• Bachelor-Abschluss oder dessen internationales Äquivalent in – Personalmanagement, Betriebswirtschaft, menschliche Entwicklung, Informationswissenschaft, internationale Entwicklung, Sozialwissenschaften, Lieferkette, Logistik, Ingenieurwesen oder verwandten Bereichen 

• Master oder anderer weiterführender Abschluss bevorzugt. 

• Zertifizierung und/oder Abschluss in humanitärer Logistik oder humanitärer medizinischer Lieferkette bevorzugt. 

• Zertifikat in Projektmanagement bevorzugt 

Erfahrung: 

• Erfahrung in der Arbeit in Gebieten mit hohem Konfliktrisiko erforderlich. 

• Erfahrung beim Einrichten von Start- und Abschlussvorgängen 

• Vertrautheit mit der Betriebsstruktur des bereichsbasierten Managements  

• Kenntnisse im Umgang mit Datenbankverwaltungssoftware und Online-Suchtools erforderlich. 

• Sensibilität für kulturelle Vielfalt und Verständnis für die politischen, kontextuellen und ethischen Fragen in den zugewiesenen Bereichen. 

• Artikuliert, professionell und in der Lage, klar und positiv mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren. 

• Fähigkeit, mit Stresssituationen umzugehen und mit begrenzten Ressourcen zu arbeiten. 

Typische körperliche Anforderungen: 

• Typische Büroumgebung. 

• Fähigkeit, stundenlang auf den Computerbildschirm zu schauen und sich wiederholende Arbeiten auf einer Tastatur auszuführen. 

• Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen und zu stehen. 

• Fähigkeit, 5-50 Pfund zu heben. 

Zu verwendende Technologie: 

• Reisebestimmungen: 

  • Mehr als 25 % 

  Diese Stellenbeschreibung fasst die Hauptaufgaben der Stelle zusammen. Es schreibt weder vor noch beschränkt es die genauen Aufgaben, die zur Erfüllung dieser Aufgaben übertragen werden dürfen. Dieses Dokument sollte in keiner Weise als Arbeitsvertrag ausgelegt werden. Das Management behält sich das Recht vor, dieses Dokument jederzeit zu überprüfen und zu überarbeiten. Managementfähigkeiten.  

  Bitte bewerben Sie sich über den Link oben auf der Stellenbörse oder senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben per E-Mail an [email protected] mit „Bevorzugter Standort des Operationskoordinators“ in der Betreffzeile.  

  Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die in englischer Sprache eingereicht werden. 

  Kandidaten mit Behinderungen werden aufgefordert, sich zu bewerben.