Büroleiter (vor Ort Warschau) in Miratech

Büroleiter (vor Ort in Warschau) Warschau (Polen) Stellenbeschreibung Diese Rolle ist für die Verwaltung aller Aspekte der Büroumgebung des Unternehmens verantwortlich und sorgt für einen reibungslosen und effizienten Betrieb für die Mitarbeiter. Zu den Aufgaben gehören die Pflege des physischen Raums, die Verwaltung von Lieferanten und Verträgen, die Budgetierung, Verwaltungsaufgaben und die Unterstützung der Mitarbeiterbedürfnisse. Verantwortlichkeiten: Büroumgebung: Halten Sie alle Unternehmensbereiche (Besprechungsräume, öffentliche Bereiche, Büros) in einem sauberen und gepflegten Zustand. Organisieren und überwachen Sie Bürowartung, Reparaturarbeiten, Wiederaufbau und Renovierung nach Bedarf. Verwalten Sie die Einhaltung von Arbeitsschutz und Brandschutz, einschließlich Gesundheitsuntersuchungen, Evakuierungsübungen und Wartung von Feuerlöschern sowie externen Arbeitsaudits. Verwalten Sie den physischen Zugang zum Büro, indem Sie Zugangskarten gemäß den Unternehmensrichtlinien ausstellen und einsammeln. Lieferantenmanagement und Verträge: Sorgen Sie für den Empfang von Gästen und Delegationen und bieten Sie allgemeine Unterstützung für Besucher. Verwalten Sie bestehende Verträge und Verlängerungen, verhandeln Sie Preise mit Büroverkäufern, Lieferanten und Dienstleistern, einschließlich Büromiete. Kommunizieren Sie mit dem Vermieter und anderen Lieferanten und arbeiten Sie mit Facility-Management-Anbietern für Reinigung, Wartung und Reparaturen zusammen. Budget und Einkauf: Verwalten Sie das Bürobudget, einschließlich des Kaufs von Kaffee, Wasser, Obst und Schreibwaren. Kontrollieren Sie den Lagerbestand, pflegen Sie die Kommunikation mit Lieferanten und stellen Sie pünktliche Zahlungen sicher. Führen Sie lokale Marktforschungen durch, um die Preise für Büroartikel, Wartungsdienste, Krankenversicherungen und andere Dienstleistungen zu vergleichen. Administrative Unterstützung: Pflege der gesamten Bürokorrespondenz, Telefon- und Nachrichtendienste, einschließlich internationaler Anrufe und Voicemail-Verteilung. Organisieren Sie Kurier- und Lieferdienste (national und international). Lösen Sie Mitarbeiterprobleme, die über Jira eingehen, und stellen Sie die Nachverfolgung und Aufzeichnung von Anfragen sicher. Nehmen Sie an lokalen Veranstaltungsorganisationen und Teambuilding-Aktivitäten teil (administrative Unterstützung). Führen Sie Anwesenheitslisten im Büro. Bieten Sie auf Anfrage administrative Unterstützung für die Abteilungen Personalverwaltung, Finanzen, Recht und Mitarbeitererfahrung. Mitarbeiterdienste: Erleichtern Sie das Unterzeichnen von Dokumenten für das Unternehmen und andere Parteien (Anbieter, Mitarbeiter). Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter Arbeitsverträge und Formulare ausfüllen und unterzeichnen. Koordinieren Sie medizinische Untersuchungen für neue Mitarbeiter und verfolgen Sie deren Verlängerungen. Unterstützen Sie das Preboarding und Onboarding neuer Mitarbeiter. Qualifikationen Nachgewiesene Erfahrung als Büroadministrator oder Front Office Manager oder in einer verwandten Position, vorzugsweise in einem Technologieunternehmen. Kenntnisse in MSOffice (MSOutlook und Excel, insbesondere Power Point). Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten zu setzen. Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld. Liebe zum Detail, Kundendienstorientierung und Problemlösungsfähigkeiten, Stresstoleranz. Ein kreativer Geist mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen. Ausgezeichnete zwischenmenschliche, mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Hochschulabschluss. Englisch – Obere Mittelstufe. Polnisch – Muttersprache (oder fließend)