Büroleiter (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für das Landesbüro in Kiew zur Besetzung der Position:

 Büroleiter (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Office Manager)

 Als Dienstleister im Bereich der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und der internationalen Bildungsarbeit haben wir uns der Gestaltung verschrieben eine lebenswerte Zukunft auf der ganzen Welt. Die GIZ verfügt über mehr als 50 Jahre Erfahrung in den unterschiedlichsten Bereichen, darunter Wirtschaftsentwicklung und Beschäftigungsförderung, Energie und Umwelt sowie Frieden und Sicherheit. Die vielfältige Expertise unseres Bundesunternehmens ist weltweit gefragt – von der Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen, der Privatwirtschaft und Regierungen anderer Länder. Wir arbeiten mit Unternehmen, zivilgesellschaftlichen Akteuren und Forschungseinrichtungen zusammen und fördern ein erfolgreiches Zusammenspiel der Entwicklungspolitik mit anderen Politikfeldern und Handlungsfeldern. Unser Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ). Alle Auftraggeber und Kooperationspartner schenken der GIZ ihr Vertrauen und wir erarbeiten gemeinsam mit ihnen Ideen für politische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen, entwickeln diese zu konkreten Plänen und setzen sie um. Da wir ein gemeinnütziges Bundesunternehmen sind, stehen deutsche und europäische Werte im Mittelpunkt unserer Arbeit. Gemeinsam mit unseren Partnern in nationalen Regierungen weltweit und Kooperationspartnern aus Wirtschaft, Forschung und Zivilgesellschaft arbeiten wir flexibel an wirksamen Lösungen, die Menschen bessere Perspektiven bieten und ihre Lebensbedingungen nachhaltig verbessern.

Aufgaben: 

• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz
• Organisation der täglichen Büroarbeit 
• Organisation interner und externer Veranstaltungen Gäste 
• Erledigung der vom Management zugewiesenen Aufgaben

 Aufgaben:

Verarbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz 
 

• Verantwortlich für den Empfang/Verteilung/Versand von Dokumenten/Post an/von Postämtern, Regierungsbehörden, Botschaften usw.
• Verantwortlich für die rechtzeitige Bearbeitung und Weiterleitung der bei uns eingegangenen Nachrichten allgemeines Postfach. 
• Reagiert auf Telefonanrufe und Nachrichten und bietet im Rahmen ihrer Kompetenz Erstberatungen an.
• Entgegennahme und Registrierung von Reisekostenabrechnungen und anderen Dokumenten; führt eine vorläufige Überprüfung der Reisedokumente durch, um deren ordnungsgemäße Qualität in der ersten Phase sicherzustellen

Organisation der täglichen Büroarbeit 

• Öffnet und schließt das Büro
• Sorgt für die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen für Besucher des Büros.
• Koordiniert Anforderungen und Bereitstellung von Reinigungs- und anderen Dienstleistungen auf dem Gelände.
• Sorgt für den Einkauf und Empfang von Waren und Materialien für die Büroarbeit
• Sorgt für die Dokumentation von Ausschreibungsunterlagen gemäß den geltenden Regeln, beteiligt sich an tEröffnen von Ausschreibungen und deren Dokumentation.
• Überprüft Rechnungen für Transportleistungen und klärt bei Bedarf die relevanten Details mit Lieferanten.
• Unterstützt die Koordination der zeitgerechten Archivierung von Dokumenten gemäß den GIZ-Regeln.
• Pflegt die Kommunikation mit den Vertretern des Vermieters, um den reibungslosen Betrieb des Büros sicherzustellen, einschließlich der Sicherstellung, dass bei Bedarf kleinere Reparaturen im Büro durchgeführt werden.

Organisation von internen Veranstaltungen und Veranstaltungen mit Externe Gäste 

• Organisiert/koordiniert die Logistik für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Arbeitsbesprechungen, Workshops, Seminaren und anderen Veranstaltungen.
• Sorgt für die Umsetzung des Prinzips der Gastfreundschaft im Büro bei internen und externen Besprechungen, einschließlich der Bestellung von Catering-Diensten.
• Bereitet Ausrüstung und Räumlichkeiten für Veranstaltungen.
• Verantwortlich für die Lagerung, Wartung und den Betrieb der Ausrüstung in Besprechungen Räume.
• Unterstützt interne Kommunikationsveranstaltungen und Teamaktivitäten.

 Führt Aufgaben aus, die vom Management zugewiesen wurden

• Führt andere Aufgaben und Pflichten aus, die vom Management angefordert werden
• Bietet bei Bedarf Unterstützung für andere Country Office-Teams
• Unterstützt andere Büroarbeiten/-aufgaben oder führt diese direkt aus

Erforderlich Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Hochschulabschluss in Sprachen oder vergleichbar.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Gute Kenntnisse in ITK-Technologien (zugehörige Software, Telefon, E-Mail, Internet) und Computeranwendungen (z. B. MS Office, Teams)
• Mindestens mittleres Englischniveau
• Bewusstsein für den Umgang mit vertraulichen Informationen angemessen (Vertraulichkeit, Datenschutz)
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung
• Ausgeprägte Teamorientierung
• Problemlösungsansatz bei unterschiedlichen Themen
• Stressresistenz und gutes Zeitmanagement

 Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, fester Lohn in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13 Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage pro Jahr.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

 Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

 Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für eine Bewerbung bis COB 12 darlegen Januar 2026, Montag. Nur sKandidaten, die in die engere Wahl gezogen wurden, werden für die nächsten Schritte des Einstellungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Über den Link Datenschutz | GIZ