Büroleiter in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht für ihr Büro in Lemberg einen qualifizierten GIZ-Mitarbeiter zur Besetzung der Position eines:Büroleiters (Vollzeit, Lemberg) (interner SAP-Code: Büroleiter) Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) führt das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) im Rahmen der Internationalen Klimaschutzinitiative (IKI) geförderte technische Hilfsprojekt FELICITY II durch. Der Schwerpunkt des betreffenden Projekts liegt auf der Schaffung von Voraussetzungen für Investitionen und eine kohlenstoffarme Transformation der kommunalen Versorgungsinfrastruktur. Gesucht wird ein Büroleiter, der das Projektteam FELICITY II und andere GIZ-Projektteams mit Sitz in Lemberg bei ihren administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. sowie bei der Sicherstellung eines kontinuierlichen und reibungslosen Bürobetriebs. Aufgabenbereiche: Unterstützung der Projektleitung und der Teams bei ihren administrativen und organisatorischen Aufgaben (z. B. Ticketbeschaffung, Reisekostenabrechnung, Raummiete, Hotelbuchungen etc.); Organisation und Koordination von Projektveranstaltungen in Lemberg; Sicherstellung einer guten Kommunikation und Informationsübertragung innerhalb der Projekte sowie zu den Clustern und dem GIZ-Landesbüro; die Ablage von Dokumenten gemäß den Ablageregeln der GIZ; die Führung von Aufzeichnungen über die Büroverträge und Rechnungen; die Pflege der Büroräume und Sicherstellung der kontinuierlichen Bereitstellung geeigneter kommunaler Dienstleistungen; Verwaltung von Terminen im Konferenzraum. Aufgaben: Verwaltungsdienste: Verwaltung von Reisen, Besprechungen, Terminen und Briefings, einschließlich der Erstellung von Hintergrundinformationen bei Bedarf; Unterstützung bei der Reiseverwaltung und Buchhaltung für das Managementteam ;Erstellt auf Anfrage Entwürfe für Routinekorrespondenz, allgemeine Briefing-Notizen, Dokumente, Übersetzungen und Besprechungsprotokolle;Bietet Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Aktualisierung des Ablagesystems für das Büro und/oder Projekte;Ordnet und pflegt die Kontaktdatenbank des Projekts;Verwaltet Externe Dolmetscher-/Übersetzungsdienste auf Anfrage;Übersetzt Dokumente;Erstellt die Buchhaltungsunterlagen für Zahlung und/oder Abrechnung.Büroverwaltung:Verwaltet Büroräume und ist die wichtigste Ressource bei der Verwaltung und Vorbereitung des gemeinsamen Konferenzraums;Überwacht die Verfügbarkeit von Zubehör und Lagerbeständen und führt die Beschaffung richtlinienkonform durch; sorgt für die Wartung der Büroeinrichtung und -ausstattung; sorgt für die Wartung der Präsentationstechnik; sorgt für die kontinuierliche Bereitstellung entsprechender kommunaler Dienstleistungen; unterstützt bei der Erstellung und fortlaufenden Aktualisierung einer Inventarliste; unterstützt auf Wunsch die Beschaffungs- und Finanzverantwortlichen. Unterstützung zum Eventmanagement: Erstellt regelmäßig eine Liste anstehender Meetings und Veranstaltungen; Unterstützt die Organisation von regelmäßigen und Ad-hoc-Meetings, externen und internen Workshops, Schulungen und anderen Veranstaltungen; Organisiert und koordiniert die Logistik für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Meetings, Workshops, Seminaren und andere Veranstaltungen; Organisiert Programme für Besucher, trifft Reisearrangements wie Buchung von Tickets, Flügen, Hotelreservierungen, Transport usw.; Hält bei der Kommunikation innerhalb der GIZ entsprechende Protokoll- und Korrespondenzrichtlinien einund mit allen externen Partnern. Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrung: Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position; Berufsabschluss in Verwaltungs- oder Handelswissenschaften oder gleichwertig; Bachelor-Abschluss; gute Englisch- und Ukrainischkenntnisse in Wort und Schrift; gute ITK-Kenntnisse Technologien und Computeranwendungen (z. B. MS Office); Großes Interesse am Bereich der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung in der Ukraine; Zusätzliche Fähigkeiten: Konsequenter Arbeitsansatz mit Energie, kreative, positive und konstruktive Einstellung, Proaktivität; Fähigkeit, Aufgaben unabhängig nach Möglichkeit zu priorisieren Zeitbeschränkungen und Arbeitsbelastung; Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten, Probleme zu lösen, Fristen zu verwalten und einzuhalten und eine hohe Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten; Der Kandidat verfügt über ein ruhiges diplomatisches Auftreten und kann auch unter Druck gut gelaunt sein; Kunden- und serviceorientierte Einstellung.Wir bieten:Offizielle Anstellung;Festgehalt in EUR;Leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt;Krankenversicherung;29 Urlaubstage jährlich;Sprachkurse;Hard- und Soft-Skills-Trainings;Psychologische Einzel- und Gruppenbetreuung;Möglich Remote und flexible Arbeit. Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld. Anstellungsbedingungen Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Die Vertragslaufzeit läuft bis Dezember 2026. Dienstort ist Lemberg. Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Qualifizierung bietet.BewerbungWir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben Erläutern Sie Ihre Motivation, sich auf die Stelle zu bewerben, bis zum COB, 29. März 2024, Freitag, an [email protected]. Mit dem Absenden der Bewerbung erklärt der Kandidat sein Einverständnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich für den Rekrutierungsprozess. Es werden nur Kandidaten kontaktiert, die in die engere Wahl kommen die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses.