Büroleiter in Kitsoft

Офіс-менеджер Київ Привіт!:) Шукаємо Офіс-менеджера внашу команду) Про компанію: Kitsoft— українськаІТ компанія, лідер розробки технологій для державних органів. Розробник Дизайн— системи державних сайтів України. Серед проєктів компанії: платформа для порталу «Дія» таонлайн послуги напорталі (для ФОП, ТОВ, «єМалятко», «Допомога побезробіттю»), електронний сервіс для моряків «є-Гавань», електронний поліс для МТСБУ, веб портали для ВРУ, КМУ, МЗС, АМКУ таін. Більше 10років наринку. Скільки людей вкомпанії: 100 Вимоги : Досвід роботи напосаді офіс-менеджера/адміністратора від 1року Навички зформування тапідготовки договорів, офіційних листів Досвід роботи здокументообігом, архівом таобліком документації Вміння працювати зофісними програмами (MSOffice, Google Docs) Знання англійської мови нарівні Pre-Intermediate+ Організованість, системність, уважність додеталей, відповідальність Готовність працювати укоманді врежимі багатозадачності Вища освіта Твої обов’язки : Робота здокументообігом, архівом, реєстрами (офлайн іонлайн), контроль роудмапу документів накожному етапі, передача скан-копій керівнику проєкту, технічним письменникам, інформування про передані документи відповідальних осіб вкінці дня Редакторська перевірка таформатування документів при переведення зgoogle-doc вворд, вexcel, фінальне форматування документів перед друком напідпис. Комунікація зкомандою техрайтерів щодо виявлених неточностей Комунікація зкур’єрською службою (відправлення таотримання документів), логістика документів до/від Замовника (Контроль заповерненням документів вофіс уразі отримання інформації про таке повернення від техрайтера) Уразі необхідності виконання функції кур’єра— доставка таповернення документів уофіс Оформлення таперепровірка документації, їїоблік. Робота ізшаблонами (вичитка тааналіз договорів відповідно дочекліста, перевірка реквізитів, форматування) Друк, формування пакетів документів тапередача напідпис директору, упаковка, маркування для подальшої відправки Реєстрація вхідної тавихідної кореспонденції, ведення реєстрів кореспонденції Комунікація іззовнішніми контрагентами (відповіді навхідні дзвінки таповідомлення, координація, відправки документації, організація зустрічей тощо) тавнутрішніми співробітниками (адмін.відділ, відділ закупівель, бухгалтерія, техрайтер, проджект менеджери тощо) Оформлення документів (листів, комерційних запитів, згідно зшаблонами) таїхперевірка навідповідність запиту Оновлення шаблонів документів (узв’язку зізміною реквізитів) таконтроль заактуальністю реєстраційних документів Робота ізкорпоративною поштою тарозподіл занапрямками, прийом дзвінків навхідній лінії, первинне консультування, передача інформації відповідальному зацепитання співробітнику Зустріч тареєстрація гостей, бронювання переговорних кімнат, контроль лімітів бронювання тавикористання/повернення перепусток Забезпечення життєдіяльності офісу (замовлення паперу, канцелярії, контроль запрацездатністю оргтехніки, пошук такомунікація зпідрядниками) Ведення звіту витрат назабезпечення офісних потреб тавідправок/отримання документів Пошук тааналіз інформації зазапитом, формування таблиць, звітівauf Wunsch des Vorgesetzten. Tägliche Berichterstattung an den Vorgesetzten über erledigte Aufgaben. In diesem Zusammenhang wurde eine Stelle eröffnet: Im Zusammenhang mit der Wiederauffüllung des Shtopoumovakh-Teams: Wessen Probezeit und wie lange dauert sie? —3 Monate Wie sieht der Arbeitsplan aus? — Der Zeitplan ist flexibel, etwa von 10 bis 19 Uhr, normalerweise arbeitet jeder zu dieser Zeit. Gleichzeitig ist es ein Missverständnis, wenn Sie die Arbeitszeit verschieben müssen, müssen Sie das Team nur darüber informieren. Anzahl der Urlaubstage? — 24 Kalendertage pro Jahr + Betriebsferien Anzahl der bezahlten Krankheitstage pro Jahr? - 5 Krankenhaustage pro Jahr ohne ärztliches Attest. Die Referenzanzahl an Tagen ist unbegrenzt. Aber natürlich ist es besser, nicht krank zu werden.) Es besteht die Möglichkeit, zu lernen und Qualifikationen zu verbessern, sowohl innerhalb des Unternehmens (individueller Entwicklungsplan) als auch außerhalb (Kurse aller Art, Schulungen, bis zu 70 % der Kosten trägt das Unternehmen) Wer kann Sport treiben? „Selbstverständlich übernimmt das Unternehmen die Kosten für das Fitnessstudio und andere Sportaktivitäten. Außerdem gibt es im Unternehmen einen kostenlosen Speaking Club für alle Mitarbeiter. Darüber hinaus versuchen wir, unsere Mitarbeiter zu unterstützen und ihnen die Möglichkeit zu geben, eine Vergütung für die Leistungen zu erhalten eines Psychologen sowie finanzielle Unterstützung und zusätzliche arbeitsfreie Tage sind notwendige Momente des Lebens. Office-Format – Coworking Nach dem Prozess: Wer führt die Lebenslaufprüfung durch? —HR, COO des Verwaltungsteams Wie viele Phasen gibt es im Vorstellungsgespräch? — Die Reihenfolge kann sich ändern, aber normalerweise haben wir 2 Phasen: Phase 1 – Interview mit der Personalabteilung (Dauer bis zu 60 Minuten – wir prüfen, wie sehr unser Unternehmen in Bezug auf Werte konvergiert und ob die Kompetenzen vorhanden sind, die wir in Zoom oder Google Meet benötigen ) Phase 2 – technisches Interview mit dem COO und dem Team der Verwaltungsabteilung – wir konzentrieren uns auf die Standardfragen, genügend „objektive“ Fragen, um das Niveau Ihrer Fähigkeiten zu verstehen. Was wir bei Kitsoft vor allem schätzen: Wir sind stolz auf die innovativen und nützlichen Produkte, die wir schaffen. Informeller, vertrauensvoller Umgang mit der Geschäftsleitung (Sie können jederzeit auch unseren CEO um Hilfe bitten) Aber das Interessanteste ist, dass Sie es am meisten schätzen werden) Wenn Sie unseren Werten nahe stehen, dann sind Sie herzlich willkommen! :-) Bitte beantworten Sie in Ihrem Anschreiben bei der Zusendung Ihres Lebenslaufs folgende Fragen: Was hat Ihnen an unserem Job gefallen? Welche Erwartungen haben Sie an die Überstundenvergütung? Wir freuen uns darauf, dich zu sehen)