Büroleiter in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht für die Projekte im Resilient Society Cluster eine qualifizierte Fachkraft zur Besetzung der Position eines

Office Manager (Vollzeit, Kiew)< /p>

(interner SAP-Code: Office Manager)

Die Projekte werden vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) gefördert, von der Europäischen Union (EU) kofinanziert und umgesetzt von der GIZ. Während das Programm vor allem eine Zusammenarbeit mit den östlichen Regionen Charkiw, Tschernihiw, Dnipro, Cherson, Mykolajiw, Odessa, Saporischschja, Sumy, Donezk und Luhansk (GCA) vorsah, weitet es seine Aktivitäten nun als direkte Antwort auf die russische Invasion schrittweise aus geografisch weise; Dadurch werden Aktivitäten in der gesamten Ukraine unterstützt. Das übergeordnete Ziel besteht darin, die Qualität sozialer, medizinischer und administrativer Dienstleistungen sowie deren Zugänglichkeit zu verbessern, insbesondere im Hinblick auf die Bedürfnisse gefährdeter Bevölkerungsgruppen. Zu diesem Zweck wird das Projekt eine breite Palette lokaler/nationaler und internationaler Partner und Interessengruppen koordinieren und mit ihnen zusammenarbeiten. Als Clusterassistent übernehmen Sie die Verantwortung für die Unterstützung und Erbringung administrativer Dienstleistungen.

Dazu gehören unter anderem:

Verantwortlichkeiten:

Der Office Manager ist verantwortlich für:

• Sicherstellung, dass die tägliche Büroverwaltung von Cluster reibungslos verläuft.
• Verwaltung verschiedener Logistik- und Anlagenaufgaben (Büro, Ausrüstung, Inventar).
• Verwaltung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Post, Fax, E-Mail).
• Zu verantwortlich sein für Aktualisierung der Cluster-Dokumente (Organigramm, E-Mail-Verteilerlisten).
• Unterstützung für Cluster-Kollegen (Scannen von Dokumenten, Fotokopien, Versenden von Dokumenten per Post).
• Unterstützung bei allen erforderlichen Reisen und Logistik Organisation der Programmkollegen (Bestellung von Transfers, Buchung von Tickets und Hotelübernachtungen für die Kollegen).
• Organisation und Koordination von Terminen für die Programmteamleiter nach Wunsch.
• Gelegentliche Begleitung von Programmkollegen während der Besprechungen, um Notizen zu machen oder bei Präsentationen zu helfen.
• Vorbereitung von Powerpoint- und anderen Präsentationsformen.
• Unterstützung bei anderen administrativen Aufgaben nach Wunsch der Teamleiter.
• Unterstützung bei der Abrechnung von Reisekosten.
• Organisation der Unterbringung von Projektberatern oder für Dienstreisen von Cluster-Mitarbeitern.
• Organisation von Workshops/Schulungen/Konferenzen – Cluster and auch Projekte.
• Prüfung und Übersetzung kleiner Rechnungen.
• Verwaltung der physischen Cashflows und der Kassen der Projekte.
• Unterstützung der Einkaufsabteilung bei der Ausschreibung Verfahren.
• Stellen Sie sicher, dass in allen Prozessen die Regeln und Vorschriften der GIZ eingehalten werden.

Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrung:

Qualifikationen:

• idealerweise BA in einem Bereich mit Managementbezug , Betriebswirtschaft, Finanzen, Linguistik, internationale Beziehungen oder andere verwandte Bereiche;
• mittlere Englischkenntnisse; Ukrainisches Muttersprachniveau erforderlich;
• Kenntnisse der deutschen Sprache sind ein zusätzlicher Vorteil.

Berufserfahrung:

• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung Erfahrung in einer vergleichbaren Position.

Sonstige Kenntnisse, zusätzlich Kompetenzen:

• gute Kenntnisse in Computeranwendungen und ITK-Technologien (MS Office, Telefon, E-Mail, Internet, technische Ausstattung für Besprechungen und Konferenzen etc.);
• Bereitschaft zur Weiterqualifizierung je nach Aufgabenstellung – entsprechende Maßnahmen werden mit der Geschäftsführung abgestimmt;
• Sensibilität bei der Handhabung und Entsorgung Dokumente, die wichtig sein können;
• hervorragende Fähigkeiten in der interkulturellen Kommunikation.

Wir bieten:

• Offizielle Anstellung.
• Gehalt fest in EUR.
• Leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung.
• 29 Urlaubstage pro Jahr.
• Sprachkurse.
• Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenbetreuung.
• Mögliche Remote- und flexible Arbeit.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Vertragslaufzeit bis 30.06.2025 mit der Möglichkeit einer regelmäßigen Verlängerung.

Anwendung

Bewerbung bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer SpracheBitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in englischer Sprache bis zum an [email protected] COB 07.06.2024.

Mit dem Absenden der Bewerbung erteilt der Kandidat sein Einverständnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich für den Bewerbungsprozess .

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.