Büroleiter in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für den Bereich „Energie und< /em> Climate Cluster“, um die Position zu füllen:

 Office Manager (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Office Manager)

Die Energie Der Klima- und Klimacluster der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) Ukraine umfasst verschiedene Projekte, die im Auftrag der Bundesregierung durchgeführt werden, um die Ukraine auf ihrem Weg zur Transformation zu einem energieeffizienten Land zu unterstützen. Partner der Projekte sind ukrainische Ministerien auf nationaler Ebene, lokale Gemeinden auf kommunaler Ebene und Unternehmen der Privatwirtschaft. Innerhalb des Cluster-Portfolios gibt es derzeit 11 Projekte.

Verantwortlichkeiten:< /strong>

Der Büroleiter ist verantwortlich für:

• Tägliche Empfangsdienste durchführen;
• Bestände an Büromaterialien verfolgen und bei Bedarf Bestellungen aufgeben;
• Unterstützung und Sekretariatsdienste für das Management ausführen;< /li>
• bei Bedarf Bearbeitung von Telefonanrufen im Zusammenhang mit der GIZ;
• Leitung des täglichen Bürobetriebs des Clusters Energie und Klima in enger Zusammenarbeit mit Nachwuchsmitarbeitern des Clusters/Projekts;
• Organisation/Koordinierung des logistischen Managements bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Meetings, Workshops, Seminaren und anderen Veranstaltungen, Vorbereitung von Räumlichkeiten und Ausrüstung für Veranstaltungen;
• Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Aufenthalts von Kurz- und Langzeitexperten während ihres Arbeitseinsatzes;
• unterstützt die Büro- oder Projektlogistik, z.B. empfängt oder bringt Briefe oder Pakete zur Post, zu Regierungsinstitutionen oder übergibt sie an Kurierdienste oder unterstützt Sie bei der Zahlung von Nebenkosten;
• erstellt bei Bedarf Fotokopien und scannt Dokumente;
• sorgt für die Erstellung und /oder regelmäßige Aktualisierung einer Liste von Kontakten und Adressen (Telefon, E-Mail);
• koordiniert die Leistungsanforderungen und -vorkehrungen von Hausmeistern und Reinigungskräften sowie andere interne Dienstleistungen;
• Führt andere Pflichten und Aufgaben auf Anfrage des Managements aus.

Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrung: 

Qualifikationen:

• idealerweise , BA in einem Bereich mit ManagementbezugHNO, Betriebswirtschaft, Finanzen, Linguistik, internationale Beziehungen oder andere verwandte Bereiche;
• mittlere Englischkenntnisse; Ukrainisches Muttersprachniveau erforderlich;
• Kenntnisse der deutschen Sprache sind ein zusätzlicher Vorteil.

Berufserfahrung:

• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung Erfahrung in einer vergleichbaren Position.

Sonstige Kenntnisse, zusätzlich Kompetenzen:

• gute Kenntnisse in Computeranwendungen und ITK-Technologien (MS Office, Telefon, E-Mail, Internet, technische Ausstattung für Besprechungen und Konferenzen etc.);
• Bereitschaft zur Weiterqualifizierung je nach Aufgabenstellung – entsprechende Maßnahmen werden mit der Geschäftsführung abgestimmt;
• Sensibilität bei der Handhabung und Entsorgung Dokumente, die wichtig sein können;
• hervorragende Fähigkeiten in der interkulturellen Kommunikation.

Wir bieten:

• Offizielle Anstellung.
• Gehalt fest in EUR.
• Leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung.
• 29 Urlaubstage pro Jahr.
• Sprachkurse.
• Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenbetreuung.
• Mögliche Remote- und flexible Arbeit.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld. 

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn so schnell wie möglich.

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Anwendung

Eine Bewerbung, bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung erläutert wird, ist an [email protected] zu richten bis COB, 3. Juni 2024, Montag.

Mit dem Absenden der Bewerbung erklärt sich der Kandidat mit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Personalbeschaffung einverstanden.

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.