MISSION APOTHEKENMANAGER in Doctors Without Borders

Medecins Sans Frontieres (MSF – Ärzte ohne Grenzen) ist eine internationale, unabhängige, medizinische und humanitäre Organisation, die in mehr als 70 Ländern Nothilfe für Menschen leistet, die von bewaffneten Konflikten, Epidemien, Ausschluss aus der Gesundheitsversorgung und Naturkatastrophen oder von Menschen verursachten Katastrophen betroffen sind.

Dauer: 3 Monate

Arbeitsplatz:

Dies ist eine mobile Position im Kiewer Koordinationsbüro, die zu verschiedenen Standorten reist.

Hauptzweck: 

Definieren, Koordinieren und Überwachen aller apothekenbezogenen Aktivitäten in der Mission, gemäß MSF-Standards und -Werten, den Anweisungen des medizinischen Koordinators und unter Berücksichtigung nationaler und internationaler Gesetze und Vorschriften, um sicherzustellen die Qualität und ordnungsgemäße Organisation des medizinischen Versorgungsprozesses, der Verfahren und Protokolle, die ordnungsgemäße Verwaltung des medizinischen Bestands in den Projekten und, in Zusammenarbeit mit dem medizinischen Koordinator, die korrekte Verwendung von Arzneimitteln und medizinischem Material.

Verantwortung

• Unterstützung des HoM und MedCo bei der Vertretung und Verteidigung der Interessen von MSF vor dem Gesundheitsministerium und anderen lokalen Behörden oder lokalen Lieferanten in allen Fragen der Arzneimittelversorgung, um die Bestandsbeschaffung in den Projekten unter Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen mit den nationalen Gesetzen und Vorschriften und den MSF-Protokollen. Sicherstellung einer genauen Überwachung der nationalen Arzneimittelversorgung, insbesondere bei Projekten, bei denen MSF mit dem Gesundheitsministerium zusammenarbeitet. Zusammenarbeit bei der Budgetierung und Vorbereitung von Medikamenten- und anderen medizinischen Materialbestellungen zusammen mit medizinischen und logistischen Koordinatoren.
• Überwachung des Apothekenbetriebs während der gesamten Mission, Sicherstellung der ordnungsgemäßen Umsetzung der MSF-Sicherheitsstandards, inkl. Pharmakovigilanz-Nachverfolgungs- und Abfallmanagementprotokolle sowie nationale und internationale Rechtsvorschriften, um die Qualität der Dienstleistungen für die Bevölkerung und den korrekten Umgang mit Arzneimitteln und Produkten, einschließlich ihrer ordnungsgemäßen Entsorgung, im Hinblick auf Hygiene und Sicherheit sicherzustellen. Im Falle der Integration medizinischer Lagerbestände in die Versorgung umfasst dies eine enge Einbindung in das medizinische Lager in Bezug auf Verfahren, Betrieb und Lagerverwaltung, jedoch keine direkte Überwachung desselben. Unterstützung des medizinischen Koordinators bei der Nachbereitung der EPREP-Planung und Wartung medizinischer Notfallausrüstungen.
    
• Unterstützung und Teilnahme an allen Prozessen der Arzneimittel- und medizinischen Materialversorgung und Sicherstellung der Gesamteffizienz und -wirksamkeit. Dazu gehören regelmäßige technische Besuche an Projektstandorten, um eine angemessene Nachverfolgung der Aktivitäten und des Managements der Feldapotheken sicherzustellen. Sammeln und Analysieren von Bestandsindikatoren anhand physischer Aufzeichnungen und Logistik über verschiedene Projekte hinweg und zusammen mit dem medizinischen Koordinator Treffen von Korrekturentscheidungen bei Bedarf und Bereitstellung technischer Apothekenunterstützung in Bezug auf pharmazeutische Informationen, Medikamentenverwendung (Protokolle und rationeller Medikamentengebrauch), Management von Nebenwirkungen und Einhaltungsproblemenusw.
• Sicherstellung der Datenerhebung zur Überwachung und Überwachung der optimalen Quantität und Qualität des Medikamenteneinsatzes. Unterstützende Aktivitäten auf Serviceebene für eine effektive Medikamentenverteilung und -kontrolle, qualitativ hochwertige Verschreibungen (rationeller Medikamentengebrauch), Arzneimittelabstimmung, Maßnahmen zur Antibiotika-Verwaltung wie die Überprüfung von Antibiotika mit eingeschränkter Verwendung, Nachverfolgung von pharmazeutischen Versorgungsplänen, Patientenberatung, gute Abgabepraktiken und sichere Medikamentenpraktiken.
• Überwachung des Beschaffungsprozesses und Ergreifen von Korrekturmaßnahmen bei Bedarf, Sicherstellung einer regelmäßigen Kommunikation mit den Abteilungen Medizin, Logistik, Personalwesen und Finanzen in Bezug auf medizinische Versorgung und Apothekenmanagement. Unterstützung des medizinischen Koordinators, um sicherzustellen, dass lokale medizinische Einkäufe aus zugelassenen Quellen getätigt werden, vorbehaltlich der Genehmigung des Abteilungsapothekers.
• Verantwortung für die ordnungsgemäße Wartung aller Arzneimittel und Geräte in den Apotheken sowie für die ordnungsgemäße Lagerung und Verwaltung der Versorgung mit Betäubungsmitteln und Psychopharmaka im Einklang mit der nationalen Gesetzgebung, um die Rückverfolgbarkeit dieser spezifischen Produkte zu ermöglichen. 
• Erleichterung der korrekten Lagerverwaltung und der Transport-/Lagerverfahren, um die Verfügbarkeit von Lagerbeständen in allen Projekten sicherzustellen und Abläufe/Überbestände und Fehlbestände zu vermeiden. Sicherstellen, dass alle Bestände an Medikamenten und medizinischen Geräten vorhanden sind und aktualisiert werden. In enger Zusammenarbeit mit der Logistikabteilung Überwachung der Lagerbedingungen (z. B. Luftfeuchtigkeit, Temperatur, Lichteinwirkung, Sauberkeit, Schädlings- und Nagetierbekämpfung, Lagersicherheit, Aufrechterhaltung der Kühlkette usw.), Klassifizierung, Organisation und Inventarisierung, um die Qualität der Medikamente und anderen medizinischen Materialien zu gewährleisten und Schäden, finanzielle Verluste durch abgelaufene Artikel, Verfall und Diebstahl zu verhindern. Verantwortlich für die Nachverfolgung von Darlehen/Spenden und die Verwaltung abgelaufener Medikamente gemäß den MSF-Verfahren (und der nationalen Gesetzgebung im Falle abgelaufener Medikamente).
• In enger Abstimmung mit der Personalabteilung Planung und Überwachung der damit verbundenen Prozesse (Rekrutierung, Schulung/Einführung, Bewertung, Potenzialerkennung, Entwicklung und Kommunikation) des Personals unter seiner Verantwortung, um sowohl die Größe als auch das erforderliche Wissensniveau sicherzustellen. Im Falle der Integration medizinischer Bestände in die Versorgung umfasst dies die Unterstützung von Supply Log in dieser Funktion, um die Verwaltung medizinischer Bestände und Apotheken gemäß den empfohlenen Richtlinien/Verfahren sicherzustellen. 
• Mitwirkung bei der Berichterstattung gemäß den MSF-Richtlinien (SitReps, medizinische statistische Berichte usw.) und der Berichterstattung über den Arzneimittelkonsum und die Abgabe medizinischer Geräte gemäß Protokollen sowie die Information über ungewöhnliche Muster.

MSF Bereichs-/kontextspezifische Verantwortlichkeiten

Diese Position wird die verschiedenen Projekte von MSF OCG in der Ukraine unterstützen und zu ihnen reisen. Das aktuelle Projekt in Winnyzja und zukünftige neue Projekte in jeder Region der Ukraine.

• Strategische Unterstützung der Mission durch Zusammenarbeit mit COPRO zur Entwicklung eines umfassenden Plans für die Regularisierung aller PHRüstungsaktivitäten, um die vollständige Einhaltung der ukrainischen Arzneimittelgesetze, regulatorischen Rahmenbedingungen und Verwaltungsanforderungen sicherzustellen.
• Arbeiten Sie in enger Abstimmung mit dem Flying Pharmacist und dem RAP, um eine robuste Importstrategie für Arzneimittel und Medizinprodukte – einschließlich kontrollierter Substanzen, falls zutreffend – zu entwerfen und umzusetzen und stellen Sie die Übereinstimmung mit nationalen Vorschriften, MSF-Standards und betrieblichen Anforderungen sicher.
• Tragen Sie aktiv zur Strukturierung und Operationalisierung der Apothekenabteilung für das neue Projekt bei, indem Sie geeignete Arbeitsabläufe, Prozesse und Systeme einrichten, die diese vollständig widerspiegeln Die medizinischen Aktivitäten des Projekts und die MSF-Qualitätsstandards.
• Sie fungieren als Anlaufstelle für behördliche Aktualisierungen, indem Sie Änderungen in der nationalen Arzneimittelgesetzgebung überwachen und eine rechtzeitige Anpassung der MSF-Apothekenverfahren an sich entwickelnde rechtliche und interne Anforderungen sicherstellen.
• Arbeiten Sie mit dem Versorgungsteam zusammen, um eine strukturierte Agenda für die LMA zu entwickeln, und begleiten Sie, wenn möglich, die Pharmaabteilung bei Bewertungen, um ihn und das Versorgungsteam bei der Gestaltung der Zusammenarbeit und Verhandlung mit den Lieferanten zu unterstützen.
• Bieten Sie technische Unterstützung, Anleitung, und Aufsicht für alle pharmazeutischen Aktivitäten im ganzen Land, um Qualität, Compliance und Konsistenz an allen Projektstandorten sicherzustellen, während gleichzeitig die Kapazität gestärkt und Best Practices im Arzneimittelmanagement gefördert werden.
• Bei Bedarf fungieren Sie als technischer Berater des medizinischen Koordinators bei bürokratischen und administrativen Verhandlungen mit Gesundheitsbehörden, Regulierungsbehörden oder anderen relevanten Institutionen und stellen sicher, dass Entscheidungen durch genaues pharmazeutisches Fachwissen und regulatorisches Verständnis gestützt werden.
• Beteiligen Sie sich an der Notfallreaktion, definieren Sie den Bedarf an medizinischen Artikeln auf der Grundlage medizinischer Aktivitäten und verfolgen Sie den medizinischen Bestandsbedarf.
• Unterstützung Die Mission mit der Vernichtung abgelaufener medizinischer Artikel stellt sicher, dass Ärzte ohne Grenzen und das nationale Protokoll gut befolgt werden.
• Gewährleistung der Projektunterstützung durch regelmäßige Besuche vor Ort, Schulungen, technische Beratung zur Verwendung von Werkzeugen und Unterstützung der Teams bei der Einhaltung des medizinischen Auftragschronogramms und beim Füllen von Lücken in der verantwortlichen Projektapotheke bei Bedarf.

• Optimierung des Projektbestands – um einen guten Überblick über den Verbrauch, den Lagerbestand, den Pufferbestand, die Nachverfolgung des Ablaufdatums, Engpässe und andere Informationen zu haben, die für die Vorbereitung des Internationalen benötigt werden Bestellung/lokale Bestellungen. Stellen Sie sicher, dass die globalen Lagerbestände, der Verbrauch und die Bestellungen mit der medizinischen Standardliste übereinstimmen.

Ausbildung

• Essential: Abschluss in Pharmazie

Erfahrung

• Essential weist zwei Jahre Erfahrung im Apothekenmanagement auf, frühere Erfahrung bei MSF oder anderen NGOs wie Apotheker

Sprachen              

• Missionsarbeitssprache, Englisch und Ukrainisch

Kenntnisse

• Grundlegende Computerkenntnisse (Word, Excel, Internet)
• Wünschbare Kenntnisse von „Isy stock“

Kompetenzen

• People Managementund Entwicklung L2 
• Bekenntnis zu den MSF-Prinzipien L2 
• Verhaltensflexibilität L3 
• Ergebnis- und Qualitätsorientierung L3 
• Teamarbeit und Zusammenarbeit L3 

Monatliches Bruttogehalt 104.000 UAH.

Die interessierten Kandidaten sollten ihre Bewerbung vor dem 15.02.2026 auf Englisch einreichen (Lebenslauf + Motivationsschreiben)  Betreff: MISSION PHARMACY MANAGER

Bitte beachten Sie, dass nur Kandidaten kontaktiert werden, die in die engere Wahl kommen.