Assistent für Logistik (Einkauf). in Norwegian Refugee Council / NRC

Kroatischer Flüchtlingsrat (NRC)Nach der Eskalation des Konflikts im Februar 2022 weitete das NRC seine Aktivitäten schnell auf die gesamte Ukraine und die Nachbarländer aus. Die humanitäre Hilfe von NRC konzentriert sich auf einen integrierten Ansatz und kombiniert seine Expertise in der Programmentwicklung (Kernkompetenzen) in den Bereichen Wohnen, Bildung, Schutz vor Gewalt sowie Information, Beratung und Rechtshilfe (ICLA). Der technische Spezialist der ICLA wird im Rahmen des Norwegischen Flüchtlingsrats (NRC) arbeiten und im Büro des Ombudsmanns der Ukraine stationiert sein. Die Stelle wurde zur Vermittlung juristischer Spezialkenntnisse auf dem Gebiet des Schutzes der Rechte und Freiheiten kriegsbetroffener Personen geschaffen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Erstellung von Informationsmaterialien und rechtlichen Klarstellungen, die Ausarbeitung von Vorschlägen und Briefen im Bereich des Rechtsschutzes, die Analyse normativer Rechtsakte sowie die Ausarbeitung von Empfehlungen oder Stellungnahmen zu Gesetzesentwürfen, die der Werchowna Rada, dem Ministerkabinett und anderen lokalen und staatlichen Stellen vorgelegt werden. Die Rolle umfasst auch die Erstellung von Analyseberichten, Überprüfungen und Vorschlägen für die Zusammenarbeit mit NGOs, internationalen Partnern und Behörden.

Der Logistikassistent (Einkauf) muss den täglichen Betrieb der Abteilung unterstützen; Unterstützen Sie das Lieferantenmanagement, wickeln Sie kleine Einkäufe ab, wickeln Sie Zahlungen ab usw. unter der Leitung und Anleitung des Logistikkoordinators (Einkauf).  

Allgemeine Aufgaben:

1. Halten Sie sich an die NRC-Richtlinien, Handbücher, Richtlinien und Spenderanforderungen.

2. Führen Sie delegierte Logistikfunktionen gemäß dem Aktionsplan unter der Aufsicht des Logistikkoordinators aus.

3. Stellen Sie sicher, dass die täglichen operativen Beschaffungsaktivitäten gemäß dem Plan ausgeführt werden.

4. Stellen Sie sicher, dass alle beschaffungsbezogenen Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

5.    Fördern und teilen Sie Ideen zur Verbesserung der Beschaffungsfunktion.

6.    Unterstützen Sie den Beschaffungsprozess, einschließlich Marketingx Recherche, Identifizierung potenzieller Lieferanten und Einholung von Angeboten bzw. Vorschlägen.

7.    Helfen Sie bei der regelmäßigen Aktualisierung von Beschaffungs-Trackern nach Bedarf.

8.    Helfen Sie bei der Erstellung und Verwaltung von Bestellungen und stellen Sie die Genauigkeit und Einhaltung etablierter Verfahren sicher.

9.    Helfen Sie bei der Pflege umfassender und aktueller Aufzeichnungen von Beschaffungsaktivitäten, Verträgen und Lieferanteninformationen in Papier- und elektronischer Form auf SharePoint.

10.    Führen Sie andere vom Vorgesetzten zugewiesene Aufgaben aus.

Spezifische Aufgaben: 

1.    In Abwesenheit des Beschaffungsbeauftragten helfen Logistikkoordinatoren bei der Vorbereitung von RFQs und RFQs und RFQs gemäß den NRC-Beschaffungsregeln und -schwellenwerten.

2.    In Abwesenheit eines Beschaffungsbeauftragten bereiten die Logistik-(Beschaffungs-)Koordinatoren Zuschlags- und Ablehnungsschreiben vor und senden diese dann an die jeweiligen Bieter.

3.    In Abwesenheit eines Beschaffungsbeauftragten unterstützen Logistikkoordinatoren (Beschaffung) bei der Vorbereitung von Verträgen mithilfe von NRC Ukraine-Vorlagen. Unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Ausschreibungen, Ausschreibungspaketen und Angebotsanalysen für komplexe Beschaffungen und legen Sie diese den Unterzeichnern zur Prüfung und Genehmigung vor.

4. Geben Sie bei Bedarf und je nach Arbeitsaufwand Daten ein und bilden Sie alle Phasen der Beschaffung im Agresso-Beschaffungssystem entsprechend dem Handbuch ordnungsgemäß ab. Laden Sie alle erforderlichen Beschaffungsdokumente in das Agresso-System hoch.

5. Informieren Sie Mitarbeiter der Logistikabteilung (Einkauf), andere Mitarbeiter des Supportdienstes und des Programms über die Lieferung von Waren oder die Erbringung der angeforderten Dienstleistungen.

6. Bereiten Sie Zahlungspakete vor, holen Sie Genehmigungen ein und reichen Sie sie zur Bearbeitung bei der Finanzabteilung ein und geben Sie aktualisierte Informationen an die zuständigen Mitarbeiter weiter.

7. Stellen Sie sicher, dass alle regelmäßigen monatlichen/vierteljährlichen und jährlichen Zahlungen vorbereitet sind. Verifiziert und an die Finanzabteilung weitergeleitet.

8. Überwachen und stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Dokumente von anderen NRC-Kollegen/Abteilungen/Lieferanten/Dienstleistern gesammelt werden.
9.    Verschieben/übertragen Sie die Beschaffungsdateien nach Abschluss der Generierung der Beschaffungsdatei regelmäßig vom Arbeitsordner in den neuen Speicherordner.

10.    Führen Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Beschaffungsdokumente (und laden Sie alle Dokumente auf Agresso hoch). 

11.    Stellen Sie sicher, dass die wöchentlichen Arbeitsergebnisse (Aufgabenplanung + regelmäßige Aufgabenaktualisierungen) mit den Logistikkoordinatoren und dem Einkaufsleiter vereinbart werden.

12.    Verschieben Sie monatliche zusammenfassende Berichte, einschließlich der Anzahl der verarbeiteten Zahlungen und der Liste der abgeschlossenen Einkäufe, zur Archivierung in einen neuen Ordner.

Allgemeine berufliche Kompetenzen:

• Bachelor-Abschluss im relevanten Bereich (Wirtschaft, Logistik oder ein anderer Bereich).
• 400; Schriftart: normal">Bevorzugte Erfahrung in internationalen Nichtregierungsorganisationen/-agenturen
PowerPoint).
Effektive Kommunikationsfähigkeiten, sowohl in Wort als auch in Schrift.
• Teamfähigkeit.    
  
  Wir bieten:
  
  
• Offizielle Anstellung, Arbeiten in einem dynamischen und einflussreichen Umfeld;
• Diese Position beinhaltet die Arbeit in einem Büroumfeld.
  
  
  Der norwegische Flüchtlingsrat (NRC) ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Ihre Bewerbung wird auf der Grundlage der Kriterien der erforderlichen beruflichen Fähigkeiten geprüft Position. Weitere persönliche Merkmale (wie Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion,Nationale Herkunft, sexuelle Identifikation usw.) werden bei der Prüfung von Lebensläufen nicht berücksichtigt.
  Wir kontaktieren nur Kandidaten, die auf der Grundlage der Auswahlergebnisse auf der „Shortlist“ der Bewerber stehen.
  Wir behalten uns das Recht vor, diesen Wettbewerb nach eigenem Ermessen jederzeit zu beenden.
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