Logistikoffizier in Medicos del Mundo

Medicos del Mundo (MdM) ist eine unabhängige internationale Bewegung aktiver Aktivisten, die Pflege leisten, Zeugnis ablegen und gesellschaftlichen Wandel unterstützen. MdM setzt sich für eine Welt ohne Barrieren in der Gesundheitsversorgung ein, eine Welt, in der Gesundheit als Grundrecht anerkannt wird.  Medicos del Mundo ist die spanische Abteilung des internationalen MdM-Netzwerks, die Notfallreaktions- und Entwicklungsprogramme in der Ukraine durchführt.  Die MdM-Mission in der Ukraine wurde nach der im April 2015 durchgeführten Notfallbewertung gegründet und konzentrierte sich auf Veränderungen bei der Verfügbarkeit und dem Zugang zur Gesundheitsversorgung, insbesondere für die am stärksten gefährdeten Bevölkerungsgruppen, darunter ältere Menschen und Menschen mit chronischen Krankheiten.  Eines der Hauptziele von MdM ist die Gewährleistung und Ausweitung des Zugangs der ukrainischen Bevölkerung zu zeitnaher und qualitativ hochwertiger primärer Gesundheitsversorgung (PHC), sexueller und reproduktiver Gesundheit (SRH) und psychischer Gesundheit und psychosozialer Unterstützung (MHPSS) sowie zur Bekämpfung geschlechtsspezifischer Gewalt ( Prävention von geschlechtsspezifischer Gewalt. In den Oblasten Tschernihiw, Tscherniwzi, Charkiw, Kiew und Saporischschja zielt MdM mit dem Ansatz mobiler Outreach-Einheiten auf die am stärksten gefährdeten Gemeinden ab und deckt Orte ab, die von den Feindseligkeiten betroffen sind, oder nimmt eine große Zahl von Binnenvertriebenen auf, wenn das Gesundheitssystem davon betroffen ist wurde während des Krieges stark gestört und überlastet.

GEOGRAPHISCHER EINSATZBEREICH:

Die Position des Logistikoffiziers wird in Dnipro angesiedelt sein, diese Position erfordert jedoch möglicherweise Reisen und Unterstützung für andere MdM-Büros und/oder Außendienststandorte, je nach Bedarf.  
Der Amtsinhaber muss möglicherweise Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Bereitstellung humanitärer Hilfe für Gebiete durchführen, die nicht unter staatlicher Kontrolle stehen. Daher muss der Amtsinhaber über einen neutralen und unparteiischen Hintergrund verfügen, der es ihm/ihr ermöglicht, von seinem/ihrem Dienstort (Dnipro) aus den Versand humanitärer Hilfe in NGCA-Gebiete zu unterstützen. Für die Unterstützung ist in keinem Fall ein Wechsel zu NGCA erforderlich.

ORGANIGRAMM

Direkte Aufsicht durch den Logistikkoordinator und seine technische Aufsicht. 

JOB-ÜBERSICHT

Der Logistikbeauftragte ist für die routinemäßige Beschaffung, Lagerung, Anlage und Ausgabe von Materialien, Ausrüstung und Gütern sowie für das Flottenmanagement verantwortlich von gemieteten/eigenen Fahrzeugen, die für die Reaktion, den Transport und das Sicherheitsmanagement benötigt werden.

Logistische Aktivitäten – wie unten beschrieben – werden in Übereinstimmung mit den Regeln und Vorschriften von MdM und/oder Spendern durchgeführt.

Entwurf und Nachverfolgung der Beschaffungsplanung und Bereitstellung notwendiger Informationen wie Risiken, Lieferzeiten usw.

Bereitstellung von Beiträgen zur Strategieentwicklung und -planung der Logistikabteilung nachverfolgen. Verantwortlich für die Bereitstellung von Informationen über nichtmedizinische Ausgaben wie Transport, Lagermiete, Büromiete, Fuhrpark, Lade-/Entladekosten usw. in BFU und monatlicher Prognose.

Beschaffung< /p>

• Führt und überwacht die Beschaffung von Bürolebensmitteln, Büromaterial, IT-, Kommunikations- und Sichtbarkeitsartikeln. Beschafft sämtliche Geräte und Materialien für den Büro- und Betriebsbedarf.
• Auf Anfrage Unterstützung beim Erstellen und Sammeln von QR/MRs oder bei Bedarf Vorbereitung, anschließende Kontaktaufnahme mit der Zentrale zur Validierung (auf Anweisung des Logistikkoordinators).
• Verfolgen Sie die rechtzeitige Ausstellung von PO /Verträge oder rechtzeitige Verbreitung.
• Stellen Sie sicher, dass die Informationen in Vertrags- und Kauf-Trackern direkt nach den Genehmigungen aktualisiert werden.
• Geben Sie Informationen für die Compliance-Prüfung für alle neuen Lieferanten (Screening) im Zusammenhang mit nicht- medizinische Kategorien.
• Verfolgen Sie die Rehabilitationsarbeiten an den Standorten der Projekteinrichtungen und stellen Sie sicher, dass die Arbeiten gemäß der BoQ durchgeführt werden.
• Beitrag/Unterstützung bei der Entwicklung des Beschaffungsplans oder gemäß den Anweisungen des Logistikkoordinators .
• Nachverfolgung mit Lieferanten, z. B. Lieferplänen von Waren und anderen beschaffungsbezogenen Anliegen, einschließlich Anforderungen an die Entladung am endgültigen Lieferort
• Koordinierung und Vereinbarung mit Lieferanten und Transportunternehmen für die Beschaffung und Transport von Ausrüstung und Gütern für das Programm. 

 Flottenmanagement

• Der Logistikbeauftragte ist für das Flottenmanagement verantwortlich und hat die Aufgabe, reibungslose Bewegungen zu ermöglichen und zu koordinieren. Wartung und Planung aller von MdM betriebenen Fahrzeuge und Generatoren. 
• Im Rahmen des Flottenmanagements ist der Logistikbeauftragte für die Transportplanung, das Fahrermanagement, die Berichterstattung, die Flottenwartung und die Führung von Aufzeichnungen verantwortlich. 
• Sorgen Sie für die Überwachung und Einhaltung aller Sicherheitsregeln und -vorschriften im Zusammenhang mit der Betankung von Fahrzeugen und melden Sie alle Verstöße dem Logistikmanager und Logistikkoordinator.
• Sorgen Sie für die Verwaltung der Flotte und der Kraftstoffversorgung durch die Führung genauer Inspektionsaufzeichnungen.
• Stellen Sie sicher, dass die Fahrzeuge in gutem Betriebszustand sind, indem Sie die Fahrzeuge inspizieren/testen und Wartungs- und Reparaturarbeiten veranlassen/aufzeichnen.
• Sorgen Sie für die Verwaltung der Fahrer. 
• Koordinieren Sie Fahrzeug- und Personalbewegungen, verwalten Sie die Flotte und stellen Sie sicher, dass das MdM-Team bei der Durchführung programmatischer Aktivitäten zeitnahe, effektive und verantwortungsvolle logistische Unterstützung erhält.
• Unterstützung bei Dienstvereinbarungen leisten Reisen, einschließlich Reisegenehmigungen, Flug- und Hotelreservierungen.

Lagerverwaltung

• Stellen Sie sicher, dass Alle Waren werden sicher und geschützt gelagert und verpackt.
• Stellen Sie sicher, dass die physische Organisation der Artikel in den Lagern logisch ist, um den Platz zu optimieren und die Zugänglichkeit der Artikel zu gewährleisten.
• Überprüfen Sie die Richtigkeit und Ablage aller Artikel Lagerungsdokumente.
• Überprüfen Sie die Registrierung jedes ein- und ausgehenden Artikels im Hinblick auf die MdM-Verfahren.
• Stellen Sie sicher, dass physische Inventuren regelmäßig durchgeführt werden.
• Führen Sie regelmäßige Stichprobenprüfungen der verschiedenen Dokumente durch (MRs, Rechnungen, Lagerkarten, Lieferscheine, Inventurberichte).
• Stellen Sie sicher, dass sich das Lager in einem optimalen Zustand befindet (Reinigung und Wartung).
< li>Überprüfen und aktualisieren Sie den Bestandsbericht und koordinieren Sie ihn mit den Programmen hinsichtlich Ablaufdaten und zeitnaher Entsorgungs- und Verteilungspläne.
• Vorbereitung und Versand des monatlichen Bestandsberichts an den Logistikkoordinator, Programmkoordinator/-manager, FStellen Sie sicher, dass die Lagerbestände sequentiell und logisch organisiert sind, leicht zugänglich sind, weiche/digitale Aufzeichnungen geführt werden (online), Bin-Karten und Lagerkarten im Archiv aufbewahrt werden sobald die Artikel versandt wurden. 
• Melden Sie alle Unstimmigkeiten dem Logistikmanager/Logistikkoordinator bei Erhalt der Fracht und melden Sie sofort alle Diebstähle/fehlenden/beschädigten Gegenstände. 
• Koordinierung mit dem Transportunternehmen, der UN-Agentur und dem Logistikcluster für die bevorstehenden Konvois innerhalb der GCA und zur NGCA

Umfassende Vermögens- und Bestandsverwaltung

• Aufrechterhaltung der aktuellen Kontrolle und Nutzung aller Vermögenswerte, einschließlich der Verfolgung von Spender, Wert und Standort, Verwaltung von Ausrüstungsproblemen, Wartung und Soft-Installation sowie Aufzeichnung aller Vermögenswerte Bewegungen und Entsorgungen.
• Unterstützen Sie die Projektmitarbeiter vor Ort bei der verantwortungsvollen Verwaltung von Vermögenswerten.
• Schulen Sie das Team/die Mitarbeiter bei der Entsorgung veralteter Vermögenswerte und Geräte
• Unterstützen Sie Teams bei der Vervollständigung der Archivierung von Vermögenswerten und der Kennzeichnung von Vermögenswerten 
• Führen Sie regelmäßig und jährlich eine physische Zählung gemäß den MdM-Standards durch.
• Bewahren Sie alle Aufzeichnungen über vermögensbezogene Dokumente wie (MR, Bestellung/Vertrag, GRN, Rechnung, Formulare zur Ausstellung von Vermögenswerten, Reparaturformulare, Formulare zur Übertragung oder Entsorgung von Vermögenswerten, Spendenformulare/-zertifikate usw.)
• Geben Sie am Ende jedes Projekts die genauen Aufzeichnungen/Informationen zu Vermögenswerten weiter, damit MdM Berichte erstellen kann gut in der Zeit. 
• Erstellen Sie monatliche Asset-Berichte oder teilen Sie auf Wunsch des Logistikkoordinators monatliche Berichte bis zum Monatsende.

Facility Management

• Sorgen Sie für die Bürowartung, das Drucken, Scannen und Fotokopieren von Dokumenten, die Logistik und die Bewirtung im Zusammenhang mit Besprechungen und anderen Veranstaltungen.
• Bieten Sie Unterstützung bei der Betrieb des/der Gästehauses – GH. Dazu gehört unter anderem die Zusammenarbeit mit der Reinigungskraft, die dafür sorgt, dass die Räume sauber gehalten werden, GH versorgt Toilettenartikel und Reinigungslieferanten, Elektrogeräte usw.
• Unterstützung bei der täglichen Arbeit im Büro die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern, Lieferanten, Lieferanten usw. und in enger Zusammenarbeit mit dem LogManager/Logistikkoordinator

Sonstiges