Junior-Büroleiter in Capgemini Engineering

Zweck der Stelle: Der Büroleiter führt grundlegende Büro-, Verwaltungs- und allgemeine Büroaufgaben aus, darunter Aktenpflege, Dokumentenerstellung, Postverteilung und Telefonempfang. Außerdem sorgt der Büroleiter für die genaue Beschaffung von Küchenbedarf und allgemeinem Bürobedarf, kümmert sich um die Büroinstandhaltung und arbeitet mit BioStar (ACS) zusammen und erstellt Anwesenheitsberichte. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten: Allgemeine administrative und bürokratische Unterstützung. Beantworten Sie Anrufe und leiten Sie sie an den entsprechenden Mitarbeiter weiter. Begrüßen Sie die Öffentlichkeit und Kunden und leiten Sie sie an den richtigen Mitarbeiter weiter. Koordinieren Sie den Kurierdienst (empfangen, sortieren und verteilen Sie eingehende Post, bereiten Sie ausgehende Post für die Verteilung vor). Empfangen/Versenden von Geräten aus/im Ausland und Unterstützen des Zollabfertigungsprozesses.Überwachen und Warten von Büromaterialien (Verfügbarkeitskontrolle, Bestellung und Verteilung).Speichern von Büromaterialien und kleineren Einrichtungsanfragen in Cube.Budgetierung von Büromaterialien und Berichterstattung über Ausgaben.Überwachung von Putzfrauen, Sicherheitspersonal und Wartung. Kontrollieren Sie Vereinbarungen und sammeln Sie Dokumente von Lieferanten. Registrierung und Bewertung von Anbietern. Senden Sie Berichte über SharePoint. Koordinieren und organisieren Sie Termine und Besprechungen. Unterstützen Sie bei der Eventplanung und -durchführung. Kontrollieren Sie die Erfüllung der Konferenzräume mit Schreibwaren usw. Unterstützen Sie Gäste, die das Büro besuchen: Bestellung des Mittagessens, Buchung und Vorbereitung von Konferenzräumen, Bestellung von Taxis usw. Erledigen Sie arbeitsbedingte Besorgungen nach Bedarf, z. B. den Gang zur Post und zur Bank (Lieferung dringender Dokumente). Zutrittskarten für Personal ausstellen. Arbeiten Sie in BioStar (Zutrittskontrollsystem) und erstellen Sie Berichte (Anwesenheitsbericht Ihres Standorts, Berichte über Ein-/Ausgänge in Sperrzonen usw.). Vorbereitung des Sets für Neuankömmlinge. Verwaltung von Parkplätzen für Personal (Suche, Bezahlung und Verteilung). .Arbeit im Arbeitsplatzreservierungssystem.Ausbildung, Fähigkeiten und Erfahrung MÜSSEN: Universitätsausbildung.Berufserfahrung ab 1 Jahr auf der Position CRES Workplace Services Associate/Büroleiter/Büroassistent/Rezeptionist.Mittlere Englischkenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik.Würde ein Plus seinOrganisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeit, Multitasking, Problemlösung. Mehr anzeigen Weniger anzeigen und ІТ Консалтинг