Junior-Assistent der Geschäftsleitung in Swooped

Über unseren Kunden: Das einstellende Unternehmen hilft Einzelpersonen, mehr aus dem Code herauszuholen, den sie bereits erstellt haben. Ihre Softwareentwicklungsplattform nutzt generative KI, um Pläne, Spezifikationen und Code systematisch wiederzuverwenden, sodass sich Einzelpersonen auf den Code konzentrieren können, der einen Unterschied macht – einfach auf die neuen, differenzierten Funktionen. Die Plattform des Unternehmens hilft Unternehmen dabei, Anwendungen mit beispielloser Geschwindigkeit, Effizienz und weniger Risiko zu erstellen. Über die Rolle Als Junior Executive Assistant arbeiten Sie bei Bedarf eng mit Führungskräften auf VP-Ebene und dem Bundesteam zusammen. Darüber hinaus unterstützen Sie uns bei der Projektabwicklung. Sie sind ausführungsorientiert und helfen Ihnen dabei, Ihre Zeit optimal zu nutzen, indem Sie administrative und betriebliche Aufgaben übernehmen. Die gesuchten Junior Executive Assistant-Kandidaten benötigen umfassende Kenntnisse der Organisation und ein Verständnis der Ziele und Zielsetzungen. Diskretion und Vertraulichkeit sind wesentliche Eigenschaften eines erfolgreichen Assistenten. Verantwortlichkeiten: Unterstützen Sie die Vizepräsidenten, indem Sie mit ihnen zusammenarbeiten, um ihre Effizienz und Effektivität zu verbessern. Verwalten Sie Kalender, fungieren Sie als Gatekeeper, um Besprechungen zu priorisieren und Terminkonflikte zu lösen, und halten Sie sie über Terminänderungen auf dem Laufenden. Assistieren bei der Vorbereitung von Besprechungen, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungsmaterialien, der Erstellung von Tagesordnungen und der Verteilung von Materialien bei Bedarf. Bereiten Sie bei Bedarf monatliche Inhalte für Präsentationen und Vorstandsberichte vor und organisieren Sie diese; Bearbeiten Sie Dokumente hinsichtlich Genauigkeit, Format und Anordnung des Materials. Unterstützen Sie das Prozess- und/oder Programmmanagement, z. B. bei der Pflege von Verteilerlisten, der Verteilung von Aktualisierungen, der Verwaltung von Umfragen, der Durchführung von Recherchen, der Beschaffung von Ressourcen, der Vorbereitung von Dokumenten usw. Empfehlen Sie Prozesse und seien Sie kreativ bei der Vereinfachung von Prozessen und Arbeitsabläufe.Hohe Reaktionsfähigkeit auf Slack und E-Mail.Anforderungen:2+ Jahre in einer Verwaltungsrolle zur Unterstützung von Führungskräften.Sitz in der pazifischen Standardzeitzone oder bereit, in der pazifischen Zeitzone zu arbeiten.Erfahrung in einem Technologieunternehmen oder ähnliche Erfahrung/technische Kenntnisse .Erfahrung im Zusammenstellen von Daten und Vorbereiten von Folien für Firmenpräsentationen und Vorstandssitzungen.Kommunikation/Sprache: Hervorragend schriftlich und mündlich.Ausgeprägte Fähigkeiten im Kalendermanagement.Hervorragende Fähigkeit zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.Funktioniert gut unter Druck, ist flexibel und fühlt sich bei ständigen Veränderungen wohl. Starke Arbeitsmoral, Organisation und Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen. Starke Proaktivität, strategisches Denken und Selbstbestimmung. Erfahrung mit der Buchung umfangreicher Reisen. Fähigkeit, effektiv in einer Teamumgebung zu arbeiten. Nachgewiesene zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeit, mit allen Managementebenen zu interagieren , intern und extern.Komfortables Zusammenstellen und Verarbeiten von Spesenabrechnungen für Führungskräfte.Detailorientiert mit großer Genauigkeit.Zeitmanagement und Fähigkeit, Termine einzuhalten.Ausgeprägte Fähigkeit, mit vertraulichen und sensiblen Informationen umzugehen.Fähigkeit, bei Bedarf über die normalen Geschäftszeiten hinaus zu arbeiten.Gib es „Ich und ich schaffe es“-Einstellung. Berufserfahrung bei einem wachstumsstarken VC-Startup der Serie A/B/C. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Eigenes und kommerzielles Gerät. Computer und Netzwerk Sicherheit und Technologie, Informationstechnologie und audiovisuelle Produktion