Junior-Verwaltungsspezialist (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht eine qualifizierte Fachkraft für die Multi-Level Governance Unit (MLGU) des „U-LEAD with Europe: Ukraine – Local Empowerment, Accountability and Development Programme“ zur Besetzung der Position des

Junior Administrative Spezialist  (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Junior Administrative Specialist) 

In den letzten Jahren hat die Ukraine verschiedene Gesetze zugunsten einer ehrgeizigen Dezentralisierungsreform entwickelt und verabschiedet, die die Beziehungen zwischen nationaler, regionaler und lokaler Ebene neu gestaltet ebnet und baut institutionelle Kapazitäten auf. Der Erfolg der Dezentralisierungsreform hängt in hohem Maße von der Koordinierung und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen an der Reformumsetzung beteiligten Akteuren auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene ab. Angesichts der wichtigen neuen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und finanziellen Ressourcen, die die kommunalen Selbstverwaltungen gewonnen haben, muss die Umsetzung der Reform durch kompetente Beratung, Schulungen und vielfältige Unterstützungsmaßnahmen begleitet werden. U-LEAD (Ukraine – Local Empowerment, Accountability and Development) ist eine Sondermaßnahme, die als Multi-Geber-Aktion von der EU und ihren Mitgliedsstaaten Deutschland, Dänemark, Frankreich, Österreich, Polen und Slowenien durchgeführt wird, um die ukrainische Regierung bei der Umsetzung der Dezentralisierungsreform zu unterstützen. 

Die Multi-Level Governance Unit (MLGU) von U-LEAD besteht aus zwei Teams, dem Policy Team und dem Integrity Support Team. MLGU ist auf der Suche nach einem hochmotivierten Junior-Verwaltungsexperten zur Unterstützung seiner Geschäftstätigkeit am U-LEAD-Hauptsitz in Kiew.

Hauptaufgaben:

• Bereitstellung administrativer, finanzieller und organisatorischer Unterstützung für die Multi-Level-Governance-Einheit.
• Unterstützung der internen Koordination und des Informationsflusses innerhalb der Multi-Level-Governance-Einheit und mit anderen Einheiten von U-LEAD.
• Pflege des Outlook-Teams-Kalenders, Koordinierung von Zeitplänen und Organisation interner und externer Besprechungen.
• Büromanagement, Bestandskontrolle der Vermögenswerte vor Ort.
• Empfang, Bearbeitung, Ablage von Dokumenten in Ukrainisch und Englisch; Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Dokumentationsflusses.
• Unterstützung von Beschaffungs- und Finanzprozessen, einschließlich der Vorbereitung von Serviceanfragen, Unterstützung bei Serviceverträgen, Vorprüfung von Rechnungen und Berichten und Überwachung der Einhaltung der GIZ-Verfahren.
• Unterstützung des Referatsleiters bei der Überwachung von Budgets und Kosten auf Unit-Ebene; Unterstützung der Finanzverfolgung und internen Kostenkontrolle in Übereinstimmung mit den Verfahren der GIZ.
• Implementierung oder Unterstützung der Multi-Level-Governance-Einheit bei etablierten Beschaffungs- und Vertragsabläufen, Sicherstellung der U-LEAD-Branding- und Sichtbarkeitskonformität.
• Organisation und Unterstützung von Veranstaltungen, Schulungen und Aktivitäten zur Kapazitätsentwicklung, einschließlich Einladungen, Teilnehmermanagement, Logistik, Verpflegung, Unterkunft und Reisearrangements.
• Beitrag zur Projektkoordination, rePortierung, Erstellung analytischer Materialien, Präsentationen und offizielle Kommunikation.
• Zusammenarbeit mit internationalen Experten, nationalen Partnern, lokalen Selbstverwaltungsorganen und Dienstleistern. 
• Gewährleistung der Vertraulichkeit in internen Angelegenheiten und regelmäßige Berichterstattung an den Leiter der Multi-Level-Governance-Einheit.
• Jede andere Unterstützung des Referatsleiters bei der Leitung der Einheit je nach Bedarf.

Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation in öffentlicher Verwaltung, internationalen Beziehungen, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich Bereich.
• Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltungsunterstützung, im Büro- oder Veranstaltungsmanagement, vorzugsweise im Rahmen von internationalen Entwicklungszusammenarbeitsprojekten.
• Nachgewiesene Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Termine gleichzeitig zu verwalten.
• Fähigkeit, unabhängig und unter Druck in einem schnelllebigen, multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
• Stark serviceorientierter und lösungsorientierter Ansatz.
• Nachgewiesene Fähigkeit, beides effektiv zu arbeiten im Team und selbstständig.
• Fließendes Ukrainisch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook/Teams) und Erfahrung im Umgang mit Datenbanken.

Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage pro Jahr.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung.
• Mögliche flexible und Fernarbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage pro Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für eine Bewerbung bis COB 13 darlegen Februar 2026, Freitag. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.

Kandidaten werden gebeten, ihre Unterlagen mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Name_Anschreiben

Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für Einstellungsprozesse ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ einverstanden. Sie können sich über den Link Datenschutz | GIZ