Junior-Verwaltungsspezialist (Vollzeit, Kiew) in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für das Projekt „Stärkung von Gemeinschaften in vom Krieg betroffenen Regionen in der Ukraine durch lokalisierte Maßnahmen (EMPOWER)“ zur Besetzung der Position des:

 Junior Administrative Specialist (Vollzeit, Kiew)

(internes SAP Code: Junior Administrative Specialist)

 Aufgrund der weit verbreiteten Zerstörung wesentlicher Grundversorgungsdienste in der Ukraine benötigen mehr als 14,6 Millionen Menschen, darunter 3,7 Millionen Binnenvertriebene (IDPs), dringend Hilfe, insbesondere in den östlichen und südlichen Regionen. Um dem dringenden Bedarf an umfassender Unterstützung gerecht zu werden, ist die neue Multi-Geber-Aktion „Stärkung von Gemeinschaften in vom Krieg betroffenen Regionen in der Ukraine durch lokalisierte Maßnahmen (EMPOWER)“ geplant. Das Projekt wird vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) aus Mitteln der Transitional Development Assistance (UH) finanziert und erhält eine Kofinanzierung durch die EU. Ziel ist es, der vom Krieg besonders betroffenen Bevölkerung in ausgewählten Regionen der Ukraine (11 Oblaste) Schutz, psychosoziale Unterstützung und wesentliche Hilfe zu bieten, wobei der Schwerpunkt auf der vom Krieg betroffenen Bevölkerung und gefährdeten Gruppen liegt. Das Projekt wird entlang des Humanitarian-Development-Peace (HDP)-Nexus mit einem starken Fokus auf die Lokalisierungsagenda umgesetzt, um lokalen Partnern die Ausweitung und Verbesserung der Grundversorgung zu ermöglichen und lokale Eigenverantwortung zu fördern.

Das Projekt ist Teil des GIZ Ukraine Resilient Society Cluster. Die Dauer der Aktion ist vom 01.06.2024 bis zum 31.12.2028 geplant.

 Hauptaufgaben:

• Büromanagement, Inventarisierung, Kontrolle der Vermögenswerte vor Ort.
• Dokumentenempfang, Verwaltung, Ablage, kleinere Übersetzung ins Englische.
• Verwaltung der Einladungen für vom Projekt organisierte Veranstaltungen, Überprüfung der geplanten Anwesenheit, Erstellen von Teilnehmerlisten, Informieren der Teilnehmer über die Veranstaltungslogistik, Verwalten von Teilnehmeranfragen, Verteilen und Sammeln ausgefüllter standardisierter Bewertungsformulare.
• Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen in der jeweiligen Region, einschließlich Teilnehmermanagement und -logistik, Koordination der Veranstaltungsorganisation durch Durchführungspartner (NGOs) und in Abstimmung mit dem Cluster-Kommunikationsteam.
• Verfolgen der Finanzen von Veranstaltungen, einschließlich der Vorbereitung von Serviceanfragen, Vorprüfung der Rechnungen von Veranstaltungen usw Berichte.
• Einhaltung der Regeln zum Schutz personenbezogener Daten bei der Bearbeitung von Teilnehmerlisten und anderen Aktivitäten, Durchführungsdokumenten und Eingabe personenbezogener Daten in Überwachungstabellen in Zusammenarbeit mit Überwachungsspezialisten des Projekts.
• Organisation der Veranstaltungslogistik, einschließlich Verpflegung, Unterkunft, Reisen der Teilnehmer, ähnliches in Abstimmung mit Projektmanagern
• Vorbereitung von Serviceanfragen in Zusammenarbeit mit der für die Vorbereitung der Veranstaltung verantwortlichen Person.
• Unterstützung des Projektteams bei der Vorbereitung von Verträgen oder KapazitätsentwicklungElopment-Maßnahmen mit der Vorbereitung der notwendigen Materialien.
• Unterstützung der Projektmanager bei der Vorbereitung von Ausschreibungen und Vertragsabwicklungsverfahren,  Gewährleistung der GIZ- und EU-Branding- und Sichtbarkeitskonformität.
• Einholen von Rechnungen und Leistungsberichten (einschließlich Teilnehmerlisten oder Zahlungsdokumenten) unter Einhaltung der Fristen.
• Vorprüfung und Vorverarbeitung von Rechnungen für die zukünftige Verwaltung durch das FinAdmin-Team.
• Ablage von Veranstaltungs-/bezogenen Dokumenten, digitale Bereitstellung Kopie der Dateien.
• Eintrag von Daten zu Aktivitäten und Veranstaltungen, Teilnehmern, Trainern und weiteren Daten in Überwachungstabellen sowie aller unterstützenden Dokumente (Tagesordnungen, Berichte, Fotos, standardisierte Bewertungsformulare usw.).
• Unterstützung der Büroleitung, Unterstützung bei der Bestandsaufnahme der Vermögenswerte.
• Regelmäßige Kommunikation mit lokalen Dienstleistern.
• Kommunikation und effektive Zusammenarbeit mit den Clusterkollegen.
• Sorgfalt für diskretes Verhalten gegenüber Dritten in allen internen Belangen.

 Erforderliche Qualifikationen, Berufserfahrung und persönliche Kompetenzen:

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement, Büromanagement oder verwandten Bereichen.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten, ausgeprägte Kenntnisse und Fähigkeiten im Datenmanagement.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
• Kunden- und serviceorientiert Einstellung.
• Starker Teamplayer.
• Sehr gute ukrainische Sprachkenntnisse. Gute Englischkenntnisse.
• Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office Suite, Excel, PowerPoint etc.

Wir bieten: 

• Offizielle Anstellung, festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings.
• Einzel- und Gruppenpsychologie Unterstützung.
• Mögliche flexible und Remote-Arbeit (je nach Projektbedarf bis zu 10 Tage im Monat innerhalb der ukrainischen Grenze). 
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen:

 Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew.Der Auftrag beginnt zum 01.02.2026. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

 Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet.

Bewerbung:

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in englischer Sprache, bestehend aus Ihrem Lebenslauf und einem Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für die Stelle darlegen bisCOB 12. Januar 2026, Montag Nur Kandidaten, die in die engere Auswahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Einstellungsprozesses kontaktiert.

 Kandidaten werden gebeten, ihre Dokumente mit folgendem Titel einzureichen:

•  Nachname_Lebenslauf

•  Nachname_Anschreiben

 Mit dem Absenden der Bewerbung erklären Sie Ihr Einverständnis für das PersönlicheDie Datenverarbeitung im Rahmen von Einstellungsprozessen erfolgt ausschließlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der GIZ. Über den Link Datenschutz | GIZ