Junior-Verwaltungsspezialist in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht qualifizierte Fachkräfte für U-LEAD with Europe | Ukraine – Local Empowerment, Accountability and Development Programme zur Besetzung der Position:

Junior Administrative Specialist (Vollzeit, Tschernihiw)

(interner SAP-Code: Junior Administrative Specialist)

In den letzten Jahren Die Ukraine hat verschiedene Gesetze zugunsten einer ehrgeizigen Dezentralisierungsreform entwickelt und verabschiedet, die die Beziehungen zwischen der nationalen, regionalen und lokalen Ebene neu gestaltet und institutionelle Kapazitäten aufbaut. Der Erfolg der Dezentralisierungsreform hängt in hohem Maße von der Koordinierung und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen an der Reformumsetzung beteiligten Akteuren auf nationaler, regionaler und lokaler Ebene ab. Angesichts der wichtigen neuen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und finanziellen Ressourcen, die die kommunalen Selbstverwaltungen gewonnen haben, muss die Umsetzung der Reform durch kompetente Beratung, Schulungen und vielfältige Unterstützungsmaßnahmen begleitet werden. U-LEAD (Ukraine-Local Empowerment, Accountability and Development) ist eine Sondermaßnahme, die als Multi-Geber-Aktion der EU und ihrer Mitgliedsstaaten Deutschland, Estland, Schweden, Dänemark, Polen und Slowenien zur Unterstützung der ukrainischen Regierung durchgeführt wird die Umsetzung der Dezentralisierungsreform.

Wir suchen einen hochmotivierten Junior-Verwaltungsprofi, der den Betrieb unseres Regionalbüros in Tschernihiw unterstützt. 

Verantwortungsbereich: 

• Büroverwaltung, Inventarisierung, Kontrolle der Vermögenswerte vor Ort.
• Dokumentenempfang, Verwaltung, Ablage, Übersetzung ins Englische.
• Verwaltung der Einladungen für vom Regionalbüro Tschernihiw organisierte Veranstaltungen und/oder das operative Team, Überprüfung der geplanten Anwesenheit, Erstellung von Teilnehmerlisten, Information der Teilnehmer über die Veranstaltungslogistik, Verwaltung von Teilnehmeranfragen, Verteilung und Sammlung ausgefüllter standardisierter Bewertungsformulare.
• Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen in der jeweiligen Oblast, einschließlich Teilnehmermanagement und Logistik.
• Überblick über die Finanzen der Veranstaltungen, einschließlich der Vorbereitung von Serviceanfragen, Vorprüfung der Rechnungen und Berichte der Veranstaltungen.
• Genaue Dateneingabe des jeweiligen Oblasts in die Datenverwaltungsinfrastruktur (U-DATA) des U-LEAD mit Europa-Programms gemäß den Richtlinien ein.
• Einhaltung der Regeln zum Schutz personenbezogener Daten bei der Handhabung von Teilnehmerlisten und der Eingabe personenbezogener Daten in UDATA.< /li>
• Organisation der Veranstaltungslogistik, einschließlich Catering, Unterkunft, Anreise der Teilnehmer. Unterstützung des Programms in allen organisatorischen Aspekten im jeweiligen Oblast.
• Vorbereitung von Serviceanfragen in Zusammenarbeit mit der für die Vorbereitung der Veranstaltung verantwortlichen Person.
• Umsetzung oder Unterstützung der CMU bei der Umsetzung der etablierten Beschaffungs- und Vertragsabläufe, Sicherstellung der U-LEAD-Branding- und Sichtbarkeitskonformität.
• Sammeln von Rechnungen und Leistungsberichten (einschließlich pa(Teilnehmerlisten) nach Fristablauf. Vorabprüfung und Vorverarbeitung von Rechnungen für die zukünftige Verwaltung durch die CMU.
• Ablage von ereignisbezogenen/bezogenen Dokumenten, Erstellung digitaler Kopien von Akten.
• Beitrag zur Kostenüberwachung.
• Eingabe von Daten zu Veranstaltungen, Teilnehmern, Trainern und weiteren Daten in U-DATA zusammen mit allen unterstützenden Dokumenten (Tagesordnungen, Berichte, Fotos, standardisierte Bewertungsformulare usw.). Koordination mit dem Leiter des Regionalbüros, Politikberatern und STEs, um die Qualität und Genauigkeit der in die U-DATA eingegebenen Daten sicherzustellen, einschließlich der Eingabe aller geplanten Veranstaltungen einen Monat im Voraus.
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der wichtigen U-DATA-Ereignisse im jeweiligen Gebiet, rechtzeitige Meldung an U-LEAD.
• Sicherstellung der Büroverwaltung, Kontrolle der Vermögenswerte vor Ort, Unterstützung bei der Bestandsaufnahme der Vermögenswerte.
• Sicherstellung des Empfangs, der Bearbeitung, der Ablage und der Übersetzung einiger Dokumente ins Englische.
• Fungieren als Sicherheitskontaktstelle für das Regionalbüro und Zusammenarbeit mit dem Risikomanagementbüro der GIZ.
• Regelmäßige Kommunikation mit lokalen Dienstleistern.
• Kommunikation und effektive Zusammenarbeit mit den Kollegen im Regionalbüro, dem U-LEAD-Team sowie aus anderen Regionalbüros und anderen GIZ-Projekten in der Ukraine.
• Sorgfalt für diskretes Verhalten gegenüber Dritten in allen internen Angelegenheiten.
• Regelmäßige Kommunikation und Berichterstattung an den Leiter des Regionalbüros.

< strong>Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrung: 

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss.
• Bei Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement, Büromanagement oder verwandten Bereichen.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.
• Kunde und serviceorientierte Einstellung.
• Starker Teamplayer.
• Sehr gute ukrainische Sprachkenntnisse. Gute Englischkenntnisse.
• Sehr gute Computerkenntnisse (MS Office Suite, Excel, PowerPoint etc.).

Wir bieten:< /p>

• Offizielle Anstellung;
• Gehalt fest in EUR;
• Leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt;
• Krankenversicherung; 
• 29 Urlaubstage pro Jahr;
• Sprachkurse; 
• Schulungen zu Hard- und Soft-Skills;
• Psychologische Einzel- und Gruppenunterstützung;
• Mögliche Remote- und flexible Arbeit;
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit , internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Der Einsatzort ist die Stadt Tschernihiw, Oblast Tschernihiw. Der Einsatz beginnt so schnell wie möglich. Vertrag bis 30. Oktober 2024 (mit möglicher Verlängerung).

GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung

Eine Bewerbung, bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung erläutert wird, ist an recruitment-ua zu senden @giz.de bis COB 06. Juni, 2024, Donnerstag.

Mit dem Absenden der Bewerbung erteilt der Kandidat seine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich Rekrutierungsprozesse. 

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.