Junior-Verwaltungsspezialist in Stara nazva: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Nova nazva: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) in der Ukraine sucht eine qualifizierte Fachkraft für den Good Multi-Level Governance Cluster („MLG Cluster“):

Junior Administrative Specialist (Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Junior Administrative Specialist)

Der Junior Administrative Specialist unterstützt Projekte im Good Multi-Level Governance Cluster („MLG Cluster“) der GIZ Ukraine. Der Multi-Level-Governance-Cluster (MLG) im Ukraine-Portfolio der GIZ umfasst Projekte, die eine transparente, effiziente und nachhaltige Governance-Reform im Rahmen der bereits laufenden Wiederherstellungsbemühungen in dem vom Krieg heimgesuchten Land unterstützen und seine Zukunft als moderne europäische Nation gestalten. Die Projekte sorgen für eine wirksame Zusammenarbeit der nationalen, regionalen und lokalen Verwaltungsebenen und fördern die Subsidiarität als Grundsatz der Demokratie, während sich die Ukraine an den gemeinschaftlichen Besitzstand der Europäischen Union anpasst. Die Projekte des Clusters sind in verschiedenen Bereichen im Zusammenhang mit guter Regierungsführung auf mehreren Ebenen tätig: „U-LEAD with Europe“ zu Dezentralisierung und lokaler Resilienz, der „Digital UA Hub“ zu digitaler Transformation, Technologie- und Geschäftslösungen, „Integrierte Stadtentwicklung in der Ukraine“ für nachhaltige und widerstandsfähige Städte und „Stärkung der EU-Anpassung der Ukraine an die Rechtsstaatlichkeit“, um den EU-Beitrittsverhandlungsprozess des Landes zu begleiten.

Die Der Junior-Verwaltungsspezialist wird dem Planungs-, Überwachungs- und Kommunikationsteam bei der Clusterdirektion beitreten. Dieses Team fördert die Sichtbarkeit der verschiedenen Projekte in allen internen und externen Medien und etabliert vier Kernmarken mit jeweils eigener Identität, die in einen gemeinsamen Gesamtcluster-Kommunikationsansatz eingebettet sind und die Sichtbarkeit der Marken in der Zusammenarbeit fördern Landschaft in der Ukraine und gegenüber Spendern.

 Der Junior Administrative Specialist ist verantwortlich für:

• Erledigung kaufmännischer, organisatorischer und administrativer Aufgaben;
• Verwaltung von Daten im Hinblick auf Controlling, Auswertungen, Dateien und Statistiken.

Aufgaben:

1. Unterstützung der Leitung des Teams Planung, Monitoring und Kommunikation des MLG-Clusters der GIZ Ukraine

Der Junior-Verwaltungsspezialist:

• kommuniziert mit der Multi-Level Governance Cluster Finanz-/Verwaltungs-/Beschaffungsteam;
• erstellt regelmäßig eine Liste der bevorstehenden Besprechungen und Veranstaltungen und stellt sicher, dass der Outlook-Teamkalender auf dem neuesten Stand ist;
• organisiert Beschaffungen auf Anfrage;< /li>
• entwirft die Beschaffung von Waren wie Sichtbarkeitsmaterialien und Dienstleistungsanfrageformulare;
• erleichtert die Beschaffungsdokumente und den Informationsfluss;
• kommuniziert mit Lieferanten von Waren und Dienstleistungen;
• koordiniert die Lieferung von Waren und Dienstleistungen;
• bearbeitet Rechnungen und andere Finanzdokumente, bevor sie an die Projektdirektoren des Clusters übergeben wird;
• unterstützt die Projektdirektoren bei der Vorbereitung auf interne Kontrollen und Audits;
• unterstützt die Projektleiter MLG c bei der Erstellung und Finanzverwaltung großvolumiger Förderverträge.

2. Vertragsmanagement.

Der Junior-Verwaltungsspezialist:

• entwirft Verträge unter 2500 EUR;
• erstellt und pflegt ein Ablagesystem für das Büro oder Projekt, behandelt Informationen vertraulich, insbesondere in den Bereichen Personal und Finanzen;
• fungiert als Records Manager für den MLG-Cluster und speichert Dokumente im DMS;
• aktualisiert das Ablagesystem täglich mit eingehender und ausgehender Korrespondenz.

< strong style="font-weight: Bold !important">3.Veranstaltungsmanagement

Der Junior-Verwaltungsspezialist:

• ist verantwortlich für die Organisation, Planung und administrative Dokumentation von Workshops, Seminaren, Schulungen, Studienreisen, einschließlich der Verwaltung der Ausschreibungsprozesse;
• hilft bei der Vorbereitung von Besucherprogrammen, erstellt Reisepläne, organisiert den Transport der Besucher und nimmt Hotel- und Ticketreservierungen vor;
• begleitet bei größeren und komplexeren Veranstaltungen den zuständigen Berater zur Unterstützung vor Ort;
• unterstützt Kurzzeitexperten während ihres Aufenthaltes in organisatorischen Belangen;
• reserviert Hotelzimmer für Veranstaltungsteilnehmer und Kurzzeitexperten;
• organisiert Transport von Kurzzeitexperten und Teammitgliedern;
• nimmt an internen und externen (Team-)Meetings und Workshops teil und hilft bei der Organisation und Dokumentation dieser, z.B. indem er Protokolle schreibt;
• kopiert und scannt Dokumente nach Bedarf;
• entwickelt und pflegt eine Kontaktliste für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.

4.Andere Aufgaben / zusätzliche Aufgaben

Der Junior Administrative Fachkraft:

• halten sich im Rahmen ihrer Tätigkeit über die Regelungen der GIZ auf dem Laufenden;
• kommuniziert mit dem MLG-Clusterbüro über relevante Aufgaben;
• kommuniziert mit anderen Projekten;
• erledigt andere Aufgaben und Aufgaben auf Anfrage der Geschäftsführung.

Erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrung:

• Bachelor- oder Masterabschluss (z. B. BWL, Volkswirtschaftslehre, Politikwissenschaft, Umweltwissenschaften);
• Berufserfahrung: mindestens 1-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Branche Position;
• Berufserfahrung in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit.

Sonstige Kenntnisse, zusätzliche Kompetenzen:

• sehr gute Kenntnisse in ITK-Technologien (E-Mail, MS-Teams);
• fundierte Kenntnisse in Computeranwendungen (MS Office) und Kenntnisse in Buchhaltungssoftware;
• Sprachen: Muttersprache Ukrainisch, fließendes Englisch in Wort und Schrift, Deutsch wird als Vorteil angesehen;
• Bereitschaft, sich je nach Aufgabenstellung weiterzubilden – entsprechende Maßnahmen werden mit der Geschäftsführung abgestimmt.

Wir bieten:

• offizielle Anstellung;
• Festgehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt;
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich;
• Sprachkurse, Hard- und Soft-Skills-Trainings;
• individuelle und gruppenpsychologische Unterstützung;
• mögliche Remote- und flexible Arbeit;
• sinnvoll und wertvoll Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Einsatzort ist Kiew. Die Vertragslaufzeit beträgt bis Ende Oktober 2024 mit dem hohe Erweiterbarkeit.

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Anwendung

Eine Bewerbung, bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung erläutert wird, ist an [email protected] zu richten bis COB, 20. Mai 2024, Dienstag.

Mit dem Absenden der Bewerbung erklärt sich der Kandidat mit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Personalbeschaffung einverstanden.

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.