IT-Einkaufsmanager in Eurasia Foundation

Zusammenfassung 

Eurasia Foundation (EF) ist eine gemeinnützige, überparteiliche Organisation mit Sitz in den USA um den Bürgern in Transformationsländern zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und ihre Gesellschaften zu transformieren. EF unterstützt Regierungen und Bürger bei der Verbesserung einer reaktionsfähigen, rechenschaftspflichtigen und transparenten Regierungsführung und hilft den Bürgern beim Aufbau einer stärkeren, widerstandsfähigeren Zivilgesellschaft.  

EF leitet die Umsetzung der Digital Transformation Activity (DTA), eines innovativen E-Governance-Programms, das darauf abzielt, die digitale Transformation der Ukraine zu stärken, um die wirtschaftliche Wiederbelebung des Landes, Transparenz beim Wiederaufbau usw. zu fördern demokratische Regierungsführung während des anhaltenden Konflikts und darüber hinaus. DTA wird von USAID und UK Dev kofinanziert.  

Der Beschaffungsmanager ist dafür verantwortlich, die rechtzeitige und kostengünstige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im gesamten DTA sicherzustellen und die Einhaltung von USAID sicherzustellen EF-Regeln und -Richtlinien.  

Wesentliche Funktionen 

• Tragen Sie zur Aufrechterhaltung eines geordneten und vollständigen Ablagesystems für alle Beschaffungsdateien bei und stellen Sie die Datenbankpflege sicher . 
• Überwachen Sie den gesamten Zyklus aller Beschaffungen, beginnend mit Ausschreibungsankündigungen, Bewertungen vor der Vergabe, technischer Unterstützung für Anbieter und Abschlussverfahren. 
• Bereiten Sie Memoranden zur Beschaffungsauswahl und Gebergenehmigungsanfragen, Zahlungsanfragen und andere erforderliche Unterlagen vor. 
• Kooperieren und koordinieren Sie eng mit den Programmbegünstigten während der Vorbereitungs-, Bewertungs- und Vergabephase des Beschaffungsprozesses. 
• Koordinieren Sie sich mit den Programmmitarbeitern, um Verträge für kurz- und langfristige Berater sowie Dienstleister zu entwerfen, zu überprüfen und zu bearbeiten. 
• Beraten Sie die Mitarbeiter von EF DTA dabei, welche Beschaffungsverfahren für eine bestimmte Situation am relevantesten sind, und beraten Sie zum Zeitpunkt und zum Prozessablauf. 
• Koordinieren Sie Direktkäufe und Alleinbeschaffungen im Einklang mit den EF- und Geberregeln und -richtlinien und verhandeln Sie mit potenziellen Anbietern. 
• Nehmen Sie an Verhandlungen mit Anbietern teil, bieten Sie Beratungen und Anleitungen an, bereiten Sie Memoranden vor, die die Verhandlungen zusammenfassen. 
• Überprüfen Sie Vorschläge bei Bedarf vorab auf ihre Übereinstimmung mit den Anforderungen der Ausschreibungsdokumentation.  
• Unterstützen Sie Due-Diligence-Prozesse und stellen Sie sicher, dass Anbieter vollständige und genaue Informationen (DUNS-Nummern usw.) übermittelt haben; Melden Sie solche Informationen dem DC-Büro von EF. 
• Arbeiten Sie eng mit den Mitgliedern des Bewertungsausschusses (EC) zusammen, organisieren Sie Treffen, um eingegangene Angebote zu besprechen, beantworten Sie Fragen und fordern Sie auf Anfrage der EC-Mitglieder zusätzliche Informationen von Bietern an, fassen Sie die Bewertungsergebnisse zusammen und teilen Sie sie mit den zuständigen DTA-Mitarbeitern. 
• Koordinierung mit dem Programmpersonal während aller Beschaffungsphasen für alle Komponenten; Nehmen Sie an Treffen mit Empfängern/Begünstigten und internen wöchentlichen Treffen teil. 
• Überprüfung und Verifizierung von Vertragsentwürfen, Zusatzvereinbarungen und Anhängen; schlagen Sie geeignete und sinnvolle Änderungen oder Ergänzungen der entwickelten Dokumente vor.  
• Arbeiten Sie bei der Entwicklung eng mit einem Vertragsanwalt zusammenp Genaue Formulierung und Struktur für EF-DTA-Verträge. 
• Kooperieren und koordinieren Sie eng mit den Programmempfängern/-begünstigten während der Vorbereitungs-, Bewertungs- und Vergabephase des Beschaffungsprozesses. 
• Überprüfen Sie die in Rechnung gestellten Artikel mit den bestellten Artikeln und gleichen Sie Differenzen durch Nachverfolgung mit Lieferanten aus. 
• Weitere Aufgaben wie zugewiesen. 

Bildung 

• Bachelor-Abschluss in Finanzen, Rechnungswesen, Unternehmensführung, Verwaltung oder Beschaffung erforderlich; Master bevorzugt. 

Qualifikationen/Erfahrung 

• Mindestens 5 Jahre zunehmend verantwortungsvolle Berufserfahrung in relevanten Bereichen zur öffentlichen Auftragsvergabe erforderlich; Erfahrung mit USAID oder anderen internationalen Hilfsprogrammen sehr erwünscht.  
• Vorkenntnisse in der Koordination mit Partner- und Geberorganisationen sind sehr erwünscht.  
• Vertrautheit mit den USAID-Regeln und der Registrierung ist von Vorteil. 
• Ausgeprägte Kenntnisse der Gesetzgebung, der staatlichen Beschaffungsvorschriften und/oder anderer international anerkannter Beschaffungsverfahren. 
• Kenntnisse über den politischen Kontext der Ukraine, staatliche Beschaffungsprozesse, zivilgesellschaftliche Organisationen und die Erbringung staatlicher Dienstleistungen werden dringend erwünscht. 
• Muttersprachliche Kenntnisse der ukrainischen Sprache sind erforderlich. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind ebenfalls erforderlich.