Personalassistent/Personalspezialist in IREX / International Research and Exchanges Board

Wer wir sindBei IREX streben wir nach einer gerechteren, wohlhabenderen und integrativeren Welt – in der Einzelpersonen ihr volles Potenzial entfalten, Regierungen ihren Menschen dienen und Gemeinschaften gedeihen. Aber rund um den Globus hindern anhaltende Armut, Unterdrückung und Ungerechtigkeit zu viele Menschen daran, etwas zu erreichen ihr volles Potenzial. Um diese Probleme anzugehen, konzentrieren wir uns auf die Menschen und nicht auf Impfstoffe, Straßen oder Brunnen. Wir unterstützen Einzelpersonen und Institutionen dabei, Veränderungen in ihren eigenen Gemeinschaften herbeizuführen – und persönliche Brücken zwischen Nationen zu schaffen. IREX arbeitet mit Partnern in mehr als 100 Ländern in vier Bereichen zusammen, die für den Fortschritt von wesentlicher Bedeutung sind: Führungskräfte ausbilden, junge Menschen stärken, Institutionen stärken und wachsen lassen Zugang zu hochwertiger Bildung und Information. IREX in der Ukraine sucht einen qualifizierten Personalassistenten, der unter der Anleitung des Personalmanagers bei Rekrutierungsaktivitäten und routinemäßigen Verwaltungstätigkeiten der Personalabteilung behilflich ist und den IREX-Mitarbeitern in der Ukraine HR-Unterstützung bietet .Er/sie sollte sich mit der Vorbereitung und Einreichung verschiedener Verträge, Zusatzvereinbarungen, Personaldokumente, der Zusammenstellung von Personalakten und Personal-E-Datenbanken befassen. Er/sie sollte dabei helfen, den gesamten Rekrutierungs- und Auswahlzyklus sicherzustellen, eine Stellenausschreibung zu veröffentlichen, einen geeigneten Kandidaten zu finden, Lebensläufe auszuwerten und alle notwendigen Dokumente für den Abschluss der Rekrutierung gemäß den internen IREX-Anforderungen vorzubereiten. Der HR-Assistent muss dabei helfen in der Lage sein, effektiv mit Menschen umzugehen und alle zugewiesenen Aufgaben zu bewältigen. Führt zusätzliche Pflichten und Aufgaben aus, um den Anforderungen der Organisation, des Teams oder der von einem Vorgesetzten zugewiesenen Anforderungen gerecht zu werden. Sind Sie das nächste Mitglied unseres Teams? Ihr Hintergrund und Ihre Fähigkeiten. Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Mindestens 1+ Jahre einschlägige Erfahrung. Vorherige Erfahrung im Dateisystem wird bevorzugt. Berufserfahrung mit internationalen, von Spendern finanzierten Programmen bevorzugt. Erfahrung mit einer breiten Palette von Projekten Breites Spektrum an Rekrutierungstechnologien für die Beschaffung, Auswahl und Einstellung. Kenntnisse der anerkannten Personalpraktiken und -verfahren. Gute Kenntnisse und Verständnis des ukrainischen Arbeitsrechts. Gute Kenntnisse der MS-Office-Pakete. Liebe zum Detail. Zeitmanagement- und Priorisierungsfähigkeiten. Hohe Analyse- und Berichtsfähigkeiten Fähigkeiten. Taktvoll und diplomatisch. Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeit, in einer teamorientierten Umgebung zu arbeiten. Fähigkeit, in einem interkulturellen Umfeld gut zu arbeiten. Fähigkeiten in Datenbankverwaltung und Aufzeichnungen. Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind erforderlich. Ihre täglichen Aufgaben. Assist Personalakten von IREX/Ukraine und Gewährleistung der Vollständigkeit der Mitarbeiterdaten in den HR-Informationssystemen von IREX. Erstellen und Verarbeiten von Mitarbeiterdokumenten und -datensätzen sowie Aktualisieren der Mitarbeiterdatenbank (online und physisch mit Personalakten). Unterstützung des Personalleiters bei der Verwaltung von Dokumenten in Übereinstimmung mit den Gesetzen und internen Richtlinien des IREX (z. B. Einstellung, Entlassung, Versetzung usw.), überwachen Sie die Einhaltung lokaler Vorschriften und Arbeitsgesetze. Helfen Sie bei der Personalrekrutierung: Platzieren Sie Stellenanzeigen auf Websites für die Stellensuche und sorgen Sie für angemessene Kommunikation Kanäle, Bildschirmfortsetzungen oderOrganisation von Vorstellungsgesprächen, Vorbereitung aller notwendigen Unterlagen für den Abschluss der Rekrutierung gemäß den IREX-internen Anforderungen. und nehmen Sie bei Bedarf am Vorstellungsgespräch teil. Unterstützen Sie bei Bedarf die Einarbeitung, Schulung und Weiterentwicklung von Mitarbeitern. Bereiten Sie rechtzeitig die erforderlichen HR-Dokumente (sowohl IREX-intern als auch lokal erforderlich) für neu eingestellte/entlassene (ausgetretene) Mitarbeiter vor. Erstellen Sie PAFs in HR-Informationssystemen und laden Sie alle erforderlichen Informationen hoch. Unterstützen Sie einen jährlichen Leistungsüberprüfungszyklus für IREX/Ukraine, reichen Sie ausgefüllte jährliche Leistungsbewertungsformulare ein und verarbeiten Sie daraus resultierende Nachträge zu Arbeitsverträgen. Unterstützen Sie bei rechtzeitigen Vertragsverlängerungen und geben Sie Kündigungsmitteilungen heraus Mitarbeiter. Fungieren Sie als Verbindungsmann mit GDIP in IREX/Ukraine-HR-Angelegenheiten; Senden Sie alle vor Ort erforderlichen Dokumente zur Bearbeitung an GDIP.Unterstützung bei der Abdeckung und Einbeziehung aller Mitarbeiter in die Lebens- und Krankenversicherung.Stellen Sie den Finanzmitarbeitern die erforderlichen Informationen für die Berechnung und Verarbeitung der Gehaltsabrechnungen zur Verfügung.Bieten Sie den Mitarbeitern bei Bedarf Hilfe und Unterstützung.Weitere Aufgaben nach Zuweisung.IREX wird angemessene Vorkehrungen in Übereinstimmung mit dem Americans with Disabilities Act von 1990 und den Änderungen des Americans with Disabilities Act von 2008 treffen. Wir führen Hintergrundüberprüfungen bei allen erfolgreichen Kandidaten durch. Diese Stelle ist in Kiew, Ukraine angesiedelt. Diese Stelle ist nicht für die Einwanderung geeignet Sponsoring.BITTE KEINE TELEFONANRUFEEEOE – Arbeitgeber für ChancengleichheitWir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich für Vielfalt einsetzt. Alle Personen, unabhängig von ihren persönlichen Merkmalen, werden aufgefordert, sich zu bewerben. AA/EOE/M/F/Tierarzt/BehinderteInteressierte Kandidaten werden gebeten, so schnell wie möglich Lebensläufe und Anschreiben an [email protected] zu senden und dabei in der Betreffzeile den Positionstitel anzugeben. Die Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt. Die Stelle ist bis zur Besetzung offen.