HRIS-Beauftragter/Berater für HR-Informationssysteme in Save the Children

Save the Children International ist eine humanitäre Organisation mit mehr als 100 Jahren Erfahrung Geschichte. Save the Children wurde im Mai 1919 in London gegründet.  SCI ist seit 2014 in der Ukraine tätig. Es begann seine Arbeit auf dem Gebiet der Region Donezk. Derzeit weitet SCI seine Aktivitäten auf acht Städte in der Ukraine aus. Wir arbeiten in den Bereichen Bildung, Kinderschutz, Überwindung von Kinderarmut, Gesundheitsfürsorge und führen auch Advocacy-Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Schutz der Kinderrechte durch. 

ZIEL DER POSITION: 

Der Mitarbeiter für HR-Informationssysteme ist dafür verantwortlich, die rechtzeitige und genaue Aktualisierung der Personalinformationen sicherzustellen das System HR Oracle, einschließlich Taleo, für E-Recruiting und Onboarding während der Erweiterungs- und Übergangsphasen wichtiger Notfalleinsätze. 

Er/sie wird einen Workflow-Leitfaden für Benutzer von HR-Informationssystemen im Land vorbereiten und entwickeln und Statusberichte zur Datenqualität aktualisieren.

Der Informationssystembeauftragte wird in beratender Funktion fungieren der verschiedenen regionalen HRIS-Büros. Er/sie unterstützt verschiedene HRIS-Benutzer bei der Durchführung verschiedener notwendiger Aktivitäten während der Falleingabe, Änderung, Ausstieg aus dem System, der Erstellung von Berichten und der Aktualisierung des Systems innerhalb von drei Tagen nach jeder Änderung.

Der HRIS-Spezialist bietet Koordinatoren Schulungen zu funktionalen Informationssystemen an und stellt sicher, dass Benutzer die erforderlichen Schulungssitzungen absolvieren, bevor sie Zugriff auf HR-Systeme gewähren.

SCI ist eine Organisation mit „doppeltem Zweck“ und erhält daher beide die gleiche Priorität humanitäre und entwicklungspolitische Aktivitäten.  SCI ist bestrebt sicherzustellen, dass die Grundrechte von Kindern respektiert werden, wie z. B. Überleben, Sicherheit, kontinuierlicher Zugang zu Schutz und Bildung. Im Rahmen seines Engagements für die Arbeit mit Kindern durch humanitäre Interventionen unterstützt SCI Programme sowohl in plötzlichen als auch in chronischen Notfällen.

Angesichts der Situation in der Ukraine muss der HR-Informationssystembeauftragte außerhalb arbeiten des normalen Rollenprofils, um einen größeren Beitrag zur Notfallreaktion zu leisten und die Arbeitszeit je nach Situation variieren zu können.

WESENTLICHE VERANTWORTLICHKEITEN:

< li>Koordiniert die Arbeit der HRIS-Benutzer, um die kontinuierliche Aufrechterhaltung der HR-Datenqualität durch die Implementierung effektiver HR-Geschäftsprozesse sicherzustellen
• Sorgt für die rechtzeitige Aktualisierung, Vervollständigung und den Abruf der folgenden Berichte – Monatsbericht „Datenqualität“. Statusaktualisierung".
• Überprüft die HRIS-Dateneingabe in das HR-Oracle-System und stellt eine zeitnahe Eingabe/Aktualisierung sowie eine genaue Informationseingabe sicher
• Führt Funktionsschulungen für HRIS-Koordinatoren in Büros durch und stellt die Einhaltung der SCI-Standards sicher in allen Büros bei Einstellungen, Veränderungen und Entlassungen sowie bei der Durchführung der notwendigen Maßnahmen im Rahmen von HRIS
• Führt vierteljährliche Compliance-Audits und notwendige Datenbereinigungen oder -aktualisierungen durch
• Arbeitet eng mit RO, der Zentrale und verschiedenen HRIS-Benutzern zusammen, um die für die Reaktion erforderliche Unterstützung zu erhalten
• li >Bietet Unterstützung für die erforderlichen Daten, die während Compliance-Audits benötigt werden
• Verwendet alle vorhandenen Richtlinien, Praktiken, Checklisten und Leitlinien (Mindeststandards für die Personalabteilung, Notfall-HR-Toolkits) und stellt die Umsetzung bewährter Praktiken von Save the Children sicher.
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Allgemeines:

• Stellen Sie die Einhaltung der Save the Children-Richtlinien und -Praktiken durch alle Mitarbeiter sicher. Kinderschutz, Verhaltenskodex, Gesundheit und Sicherheit, Chancengleichheit und andere relevante Richtlinien und Verfahren.
• Gewährleistung der Sicherheit, Gesundheit und des Wohlbefindens aller Mitarbeiter
• Stellt sicher, dass die Personalabteilung und andere Prozesse, Richtlinien und Systeme die SCI-Grundsätze der Gleichheit und Gerechtigkeit widerspiegeln.< /li>

FÜR DIESE ROLLE ERFORDERLICHE KOMPETENZEN:

Effektivität

• Zu übernehmen Eigenverantwortung übernehmen und andere dafür verantwortlich machen, unsere ehrgeizigen Ziele im Interesse der Kinder zu erreichen und dabei die eigene Arbeit und die Arbeit des Teams/der Organisation ständig zu verbessern.

Networking

• Schafft und nutzt etablierte Verbindungen und Netzwerke, um die Arbeit von Save the Children mit seinem Team, Kollegen, Organisationsmitgliedern, externen Partnern und Gleichgesinnten zu unterstützen.

Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation

• Interagiert klar und selbstbewusst mit anderen, um sie einzubeziehen und zu beeinflussen; fördert den Dialog und sorgt für eine zeitnahe und angemessene Bereitstellung von Informationen, wodurch das Vertrauen gestärkt wird. 

Problemlösung und Entscheidungsfindung

• Trifft effektive, ausgewogene und zeitnahe Entscheidungen durch das Sammeln und Auswerten relevanter Informationen von innen und außen die Organisation .

REAKTION AUF NOTFALLSITUATIONEN

• Um die Einhaltung der Rechte von Kindern zu fördern und ihr Wohlergehen zu gewährleisten und Schutz in Notfällen, geleitet von humanitären Grundsätzen und einem Verhaltenskodex.
• In Notfällen müssen Sie zum Notfallreaktionsprozess von SCI beitragen, indem Sie allen Aktivitäten in Ihrem Verantwortungsbereich in den Bereichen Finanzen, Logistik, Programme und Dienstleistungen Priorität einräumen .
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• Seien Sie darauf vorbereitet, die SCI-Notfallmaßnahmen zu unterstützen und überall im Land umziehen zu können.

QUALIFIKATIONEN

Ausbildung auf Master-Niveau in einem relevanten Bereich oder ähnliche Berufserfahrung

ERFAHRUNG

Erforderlich

• 2 Jahre oder mehr Berufserfahrung im Bereich Personalmanagement; 
• Vorherige Berufserfahrung in einer NGO im Rahmen eines umfassenden Programms im Bereich Notfallhilfe/humanitäre Hilfe
• Nachgewiesene Erfahrung im Bereich Personalmanagement – ​​Erfahrung in der Bereitstellung verschiedener HRIS Unterstützungsleistungen für Führungskräfte und Personal
• Fähigkeit, Technologie und Systemprozesse schnell zu verstehen und sie anderen Mitarbeitern zu vermitteln, die keine technischen Spezialisten sind
• Erfahrung in der Durchführung von Compliance-Audits in HRIS und der Schulung von HRIS-Benutzern für verschiedene Aktionen im System< /li>
• Ausgezeichnete Problemlösungs- und Beratungsfähigkeiten bei komplexen HR-Themen
• Gute Liebe zum Detail
• Verständnis für humanitäre Personalpflegeansätze, einschließlich Ansätze für Wohlbefinden, Stress, Erholung und Ruhe , sowie Nachbesprechung
• Gute Moderationsfähigkeiten und die Fähigkeit, einleitende Briefings/Schulungen durchzuführen
• Gute Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) und zwischenmenschliche Fähigkeiten in Englisch, Erfahrung in der Leitung multinationaler Teams< /li>< /ul>

  Zusätzliche Pflichten

  Die oben aufgeführten Pflichten und Verantwortlichkeiten erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und der Mitarbeiter kann je nach Bedarf zusätzliche Pflichten im Rahmen seiner/ihrer Ebene haben Kompetenz und Erfahrung.

  Wir bieten:

  Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr
  • Kranken- und Lebensversicherung ab dem ersten Arbeitstag
  • Fremdsprachenkurse
  • Büro in der Mitte
  • Kaffee und Leckereien im Büro

  Kinderschutzrichtlinie:

  Gesundheit und Sicherheit:

  Von allen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie unsere globale Richtlinie zur Bekämpfung von Belästigung einhalten.

  Wenn Sie an der Stelle interessiert sind, warten wir auf Ihr Feedback. Ein Lebenslauf auf Englisch wird bei der Prüfung von Vorteil sein. Wir wären Ihnen außerdem dankbar, wenn Sie das erwartete Gehaltsniveau und das Niveau Ihrer Englischkenntnisse angeben.

  Save the Children International ist die humanitäre Organisation mit mehr als 100-jähriger Geschichte. Save the Children wurde im Mai 1919 in London gegründet.

  SCI ist seit 2014 in der Ukraine tätig. Die Organisation begann ihre Arbeit auf dem Gebiet der Region Donezk. Derzeit weitet SCI ihre Aktivitäten auf acht Städte der Ukraine aus.

  Wir arbeiten in den Bereichen Bildung, Kinderschutz, Überwindung von Kinderarmut, Gesundheitsfürsorge und führen außerdem Interessenvertretungsaktivitäten im Zusammenhang mit dem Schutz von Kindern durchns Rechte.

  ROLLENZWECK: 

  Der Beauftragte für das Personal- und Informationssystem (HRIS) ist dafür verantwortlich, die zeitnahe und genaue Aktualisierung der Personalinformationen im HR-Oracle-System, einschließlich Taleo, sicherzustellen E-Rekrutierung und Onboarding während der Ausweitung großer Notfallreaktions- und Übergangsphasen. 

  Er/Er wird die HRIS-Geschäftsprozesskarte/das HRIS-Geschäftsprozesshandbuch als Leitfaden für die HR-Benutzer im Land und zur Aktualisierung des Datenqualitätsstatus vorbereiten und entwerfen Bericht.

  Es wird erwartet, dass der HRIS-Beauftragte eine beratende Funktion für verschiedene Gebietsbüros in Bezug auf HRIS hat. Er/Sie unterstützt die verschiedenen HRIS-Benutzer bei verschiedenen erforderlichen Aktionen beim Onboarding, Change, Offboarding, bei Berichten und stellt sicher, dass es innerhalb von 3 Tagen nach jeder Änderung auf dem neuesten Stand ist.

  Der HRIS-Beauftragte führt die funktionale HR-Schulung für die zentralen HR-Mitarbeiter durch, die den Bereich von HRIS unterstützen, und stellt sicher, dass HR-Benutzer die erforderlichen Lernsitzungen abgeschlossen haben, bevor ihnen Zugriff auf HRIS gewährt wird.

  SCI ist eine Organisation mit „Doppelmandat“ und wird daher sowohl der humanitären als auch der Entwicklungsarbeit gleichermaßen Priorität einräumen.  SCI ist bestrebt, die Grundrechte von Kindern wie Überleben, Sicherheit, ständigen Zugang zu Schutz und Bildung zu gewährleisten. Im Rahmen seines Engagements für die Arbeit mit Kindern durch humanitäre Interventionen unterstützt SCI Programme sowohl in plötzlich auftretenden als auch in chronischen Notsituationen.

  Manchmal gegeben Im Kontext der Ukraine wird vom HRIS-Beauftragten erwartet, dass er außerhalb des normalen Rollenprofils arbeitet, um den erhöhten Einsatz zu berücksichtigen, der bei der Reaktion auf einen Notfall erforderlich ist, und in der Lage zu sein, die Arbeitszeiten entsprechend zu variieren. 
  
  ROLLENUMFANG:

  Berichtet an: TBC

  Mitarbeiter, die technisch zu diesem Beitrag berichten: Nein

  Direkt: HR-Teampositionen

  Indirekt: Andere Supportdienste und Programmpositionen

  Budgetaufgaben: Berät Sie zum HRIS-Anteil des Budgets
  
  < strong style="font-style: inherit; font-weight: 700">WICHTIGSTE VERANTWORTUNGSBEREICHE: 

  • Koordiniert die HRIS-Benutzer, um eine konsistente Aufrechterhaltung der HR-Datenqualität durch die Einbettung effektiver HR-Geschäftsprozesse sicherzustellen
  • Stellt sicher, dass die folgenden Berichte zeitnah aktualisiert werdend, abgeschlossen, extrahiert – monatlicher Bericht zur Aktualisierung des Datenqualitätsstatus.
    Überprüft die HRIS-Dateneingabe im HR-Oracle-System und stellt sicher, dass die Eingabe/Aktualisierung rechtzeitig erfolgt und korrekte Informationen eingegeben werden.
  • Führt funktionale Schulungen für den HRIS-Fokus durch Mitarbeiter pro Büro und stellen Sie sicher, dass die von HRIS geforderten Maßnahmen während der Einstellung, Änderung und Ausgliederung den SCI-Standards entsprechen und in allen Büros eingehalten werden.
  • Führen Sie vierteljährlich ein Self-Compliance-Audit und die erforderliche Bereinigung oder Aktualisierung der Daten durch
  • Arbeitet eng mit RO, HQ und verschiedenen HRIS-Benutzern zusammen, um die für die Reaktion erforderliche Unterstützung zu erhalten
  • Unterstützt die erforderlichen Daten, die während des Compliance-Audits benötigt werden
  • Nutzung alle verfügbaren Richtlinien, Praktiken, Checklisten und Richtlinien (HR-Mindeststandards, HR-Toolkits für Notfälle) und stellen Sie sicher, dass die bewährten Save the Children-Praktiken vorhanden sind

  Allgemein:

  KOMPETENZEN FÜR DIESE ROLLE:

  Ergebnisse liefern

  • Übernimmt persönliche Verantwortung und zieht andere dafür zur Verantwortung, unsere ehrgeizigen Ziele für Kinder zu erreichen und ihre eigene Leistung oder die des Teams/der Organisation kontinuierlich zu verbessern.

  Netzwerk

  • Baut und nutzt nachhaltige Beziehungen und Netzwerke, um die Arbeit von Save the Children mit ihrem Team, Kollegen, Mitgliedern und externen Partnern und Unterstützern zu unterstützen.

  Kommunikation mit Impact

  • Kommiert klar und selbstbewusst mit anderen, um sich zu engagieren und zu beeinflussen; fördert den Dialog und sorgt für zeitnahe und angemessene Nachrichten, wodurch Selbstvertrauen und Vertrauen aufgebaut werden. 

  Problemlösung und Entscheidungsfindung

  • Trifft wirksame, überlegte und zeitnahe Entscheidungen, indem es relevante Informationen innerhalb oder außerhalb der Organisation sammelt und auswertet. 

  FÜR EMERGENCY ROSPONSE

  • Kinderrechte fördern durch coBeitrag zu ihrem Wohlergehen und Schutz in Notfällen, geleitet von humanitären Grundsätzen und einem Verhaltenskodex.
  • In Notfällen sollten Sie handeln, um den Notfallreaktionsprozess von SCI zu erleichtern, indem Sie allen Maßnahmen, die in Ihrem Verantwortungsbereich in den Bereichen liegen, Priorität einräumen von Finanzen, Logistik, Programmen und Dienstleistungen.
  • Seien Sie darauf vorbereitet, SCI-Einsätze als Reaktion auf Notfälle zu unterstützen und können überall im Land tätig sein.

  Ausbildung bis zum Master-Niveau in einem relevanten Fach oder gleichwertige Erfahrung
  
  ERFAHRUNG

  Essential

  • 2 Jahre oder mehr Berufserfahrung im Personalwesen; 
  • Vorherige NGO-Erfahrung im Rahmen eines komplexen Landesprogramms im Notfall-/humanitären Umfeld
  • Nachgewiesene operative HR-Erfolgsbilanz – Erfahrung in der Bereitstellung verschiedener HRIS-Unterstützungsdienste für Manager und Mitarbeiter
  • Fähigkeit, Technologie und Systemprozesse schnell zu verstehen und sie an nicht-technisches Personal zu kommunizieren
  • Erfahrung in der Durchführung von Compliance-Audits in HRIS und der Schulung von HRIS-Benutzern für verschiedene Aktionen im System
  • Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit und Beratung bei komplexen Fragen des Personalmanagements
  • Sehr viel Liebe zum Detail
  • Verständnis der Personalfürsorge für humanitäres Personal, insbesondere Ansätze zu Wohlergehen, Stress, R&R und Nachbesprechung
  • Gute Moderationsfähigkeiten und die Fähigkeit, Einführungsbriefings/Schulungen durchzuführen
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) und zwischenmenschliche Fähigkeiten in Englisch, mit Erfahrung in der Leitung multikultureller Teams

  Zusätzliche Verantwortlichkeiten

  Die oben aufgeführten Pflichten und Verantwortlichkeiten erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und der Rolleninhaber kann im Rahmen seines/ihres Kompetenz- und Erfahrungsniveaus zusätzliche Pflichten haben.

  WIR BIETEN:

  • Beschäftigung gemäß der ukrainischen Gesetzgebung
  • Arbeitszeiten von 09.00 bis 17.00 Uhr
  • Kranken- und Lebensversicherung ab dem ersten Arbeitstag
  < li>Englischkurse werden von der Organisation bezahlt
  • Büro im zentralen Teil der Stadt
  • Kaffee und Kekse im Büro

  Kindersicherung: 

  Wir müssen die Sicherheit von Kindern gewährleisten, daher spiegelt unser Auswahlverfahren, das strenge Hintergrundüberprüfungen umfasst, unser Engagement für den Schutz von Kindern vor Missbrauch wider. 

  Gesundheit und Sicherheit:

  Der Rolleninhaber ist verpflichtet, die Aufgaben in Übereinstimmung mit den Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -verfahren von SCI auszuführen. 

  Wenn Sie Interesse an der Stelle haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ein Lebenslauf in englischer Sprache ist von Vorteil. Darüber hinaus sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns die voraussichtliche Gehaltshöhe und das erwartete Gehalt angeben Niveau der Englischkenntnisse.