Technischer Assistent für Personal und Verwaltung in der Ukraine, Kiew in Norwegian Refugee Council

StellenbeschreibungDiese Stelle steht Kandidaten offen, die das gesetzliche Recht haben, in der Ukraine zu arbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir für diese Position keine Arbeitsgenehmigungen oder Visa-Sponsoren bereitstellen können. Von allen NRC-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie nach den Grundwerten der Organisation arbeiten: Engagement, Innovation, Inklusivität und Verantwortung. Diese Einstellungen und Überzeugungen sollen unser Handeln und unsere Beziehungen leiten. Verantwortlichkeiten Rolle und Verantwortlichkeiten Der technische Assistent der Personalverwaltung ist für die tägliche Umsetzung der Personal- und Verwaltungsarbeit auf Bereichsebene verantwortlich. Allgemeine Verantwortlichkeiten: Einhaltung der NRC-Richtlinien und -Tools , Handbücher und Richtlinien. Unterstützen Sie eine Reihe von Unterstützungsmaßnahmen bei der Umsetzung des Support-Funktionsportfolios gemäß dem Aktionsplan. Führen Sie unabhängig Verfahren und Aktivitäten innerhalb der eigenen Funktion oder der delegierten Kernkompetenz durch. Verantwortlich für die Organisation und Durchführung von Aufgaben im Einklang mit Prioritäten und Standards. Nutzen Sie Initiative bei der täglichen Problemlösung im Einklang mit vereinbarten Verfahren, Prioritäten und Standards für den Arbeitsbereich. Arbeiten Sie mit relevanten Abteilungen und Schwerpunkten zusammen. Fördern und tauschen Sie Ideen zur Verbesserung in Ihrem Fachgebiet aus. Spezifische VerantwortlichkeitenErledigung aller Verwaltungsaufgaben, um den reibungslosen Betrieb der Gebietsbüros sicherzustellen: Bestellung von Reinigungsmitteln, Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien, Verwaltung von Mietverträgen im Oblast Kiew (Büro Kiew, LAC-Büro, Gästehaus, Expats-Wohnungen), Vorbereitung der Mietverträge, Einreichung PR/PO erforderlich für Mietzahlungen, zentrale Anlaufstelle für alle Vermieter, Vorbereitung von Mietvertragsänderungen (Verlängerung, Kündigung, andere Vertragsänderungen). Anlaufstelle für Reinigungsunternehmen, Meldung aller Probleme an HR/Admin Coo. Unterstützung bei der Ausarbeitung Briefe, Anschreiben für offizielle Korrespondenz. Beantworten Sie allgemeine Informationsanfragen mit genauen Informationen. Versenden, Empfangen, Verteilen und Archivieren eingehender und ausgehender Korrespondenz. Organisieren Sie Veranstaltungen und Tagungen im Oblast Kiew (Suche nach Veranstaltungsort, Organisation von Catering, Abwicklung der Zahlung). Bei Bedarf Unterkunft für NRC-Mitarbeiter und Besucher im Oblast Kiew buchen. Bei Bedarf mit offiziellen Institutionen zusammenarbeiten. Bei Bedarf Recherche und administrative Unterstützung leisten. Rechtzeitige Abstimmung von Barvorschüssen, falls in Anspruch genommen. Andere relevante Aufgaben gemäß den Anforderungen des Vorgesetzten / ASM / AM / CD ausführen .Fahren Sie mit den Stundenzetteln der Mitarbeiter von Kiew AO fort (Sammeln von Unterschriften, Archivierung).Bereiten Sie Bestellungen für Geschäftsreisen gemäß TARs und Tagessätzen vor.Führen Sie andere relevante Aufgaben gemäß den Anforderungen des Linienmanagers/ASM/AM aus. KompetenzenBerufliche Kompetenzen:Bachelor-Abschluss im relevanten Bereich. Ein Universitätsabschluss ist von Vorteil. Mindestens ein Jahr vergleichbare Berufserfahrung. Berufserfahrung in einer humanitären Organisation ist von Vorteil. Erfahrung in der Arbeit in einem komplexen und volatilen Kontext. Mittelstufe in Englisch, fließend Ukrainisch in Wort und Schrift. Verhaltenskompetenzen: Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten. Starke Netzwerk- und Verhandlungsfähigkeiten. Belastbarkeit und Fähigkeit, in unsicheren Umgebungen mit herausfordernder Arbeitsbelastung zu arbeiten. Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten.Zeig mehr Zeige weniger Positionsebene Basislevel Art der Anstellung Vollzeit Berufliche Verantwortlichkeiten Personalwesen Branchen Nichtkommerzielle Organisationen