HR-Verwaltungsassistent in Five Jars

Five Jars ist auf der Suche nach einem motivierten Virtual Office Manager für Einsteiger mit Sitz in der Ukraine, der unser dynamisches Team und unsere Führungsspitze unterstützt. Diese Rolle ist von entscheidender Bedeutung für die Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, indem sie ein breites Spektrum an Verwaltungsaufgaben für das Unternehmen übernimmt und das C-Level-Management persönlich unterstützt. Sie sind die richtige Person für diese Position, wenn Sie ein Eigeninitiativer sind Sie sind in der Lage, Ihre Arbeitslast effizient zu verwalten und verfügen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Wer sind wir? Five Jars ist eine digitale Full-Service-Agentur für Design, Strategie und Webentwicklung, die intuitive, datengesteuerte Weberlebnisse erstellt. In den letzten 6 Jahren haben wir mehr als 100 Projekte für Kunden in verschiedenen Branchen durchgeführt, darunter Gesundheit und Fitness, Medien, Kunst und Kultur sowie NGOs. Als Team kreativer und talentierter Experten unter der Leitung von Führungskräften mit 15 Mitarbeitern + jahrelange Erfahrung in der Technologie, wir lieben unsere Projekte, arbeiten zusammen und tun alles, um das Wachstum des Unternehmens und des Kunden sicherzustellen. AnforderungenHard Skills: Kenntnisse in Büromanagementsoftware (z. B. MS Office, Google Workspace (Dokumente, Tabellenkalkulationen, Kalender usw.)) )Erfahrung mit Online-Kalendersystemen, Projektmanagement-Tools und Kollaborationsplattformen.Kenntnis von Reisebuchungsplattformen und Forschungsansätzen.Grundlegendes Verständnis der Veranstaltungsplanung und -koordination.Fähigkeit, mindestens 4 Stunden in der US-Zeitzone zu arbeiten. Idealerweise arbeiten Sie mit einer Umstellung auf die US-Zeitzone, damit C-Level-Manager Fragen schneller beantworten können. Oberes mittleres oder fortgeschrittenes Englischniveau, Konversationsniveau der ukrainischen Sprache. Schön, einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich zu haben, bevorzugt. Soft Skills: Außergewöhnlich Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten effektiv zu verwalten. Hohes Maß an Initiative und Fähigkeit, unabhängig und kollaborativ zu arbeiten. Problemlösungsmentalität mit Liebe zum Detail. Proaktivität: Wenn etwas nicht klar ist – haben Sie keine Angst, Fragen zu stellen. Verantwortlichkeiten. C-Level Managementunterstützung (30 %)Kommunikation bei einigen dokumentationsbezogenen Fragen (z. B. Kommunikation mit dem Anwalt über den Fortschritt der Vorbereitung von Dokumenten) Festlegen von Aufgaben für Auftragnehmer und Überwachen von FristenHilfe bei der Kalenderverwaltung, z. B. beim Planen von ArztterminenForschung in verschiedenen Bereichen (z (z. B. Recherche zu bestimmten Ärzten oder Schulen) Buchen Sie geschäftliche Besprechungen, wählen und buchen Sie Restaurants usw. Personalabläufe (25 %) Leistungsverwaltung: Überwachung der täglichen Verwaltung von Leistungsprogrammen für Mitarbeiter Leistungsanalyse und Benchmarking: Durchführung regelmäßiger Benchmarkings und Analysen von Mitarbeitervorteilsprogramme zur Bewertung der Wettbewerbsfähigkeit, Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Unterstützung und Unterstützung der Mitarbeiter: Dienen als Ressource für Mitarbeiter, um Fragen, Bedenken und Probleme im Zusammenhang mit Sozialleistungen zu beantworten. Bereitstellung persönlicher Beratung, Beilegung von Streitigkeiten und Eintreten für die Bedürfnisse der Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung. Verwaltung und Kommunikation nationaler Feiertage: Aktualisierung der Liste der nationalen Feiertage für verschiedene Länder (Richtlinie und HRIS), Übermittlung von Aktualisierungen und Erinnerungen an das Team. Verwaltung von Bildungsprogrammen: Bereitstellung aller erforderlichen Maßnahmen Unterstützung wie Kommunikation mit den Referenten, Kostenmanagement, Teamankündigungen, Veröffentlichung von Lernmaterialien usw. Unterstützung und Teilnahme an HR-ProjektenReisemanagement (20 %)Reisebuchung: Koordinierung und Buchung von Transport (Flüge, Züge, Mietwagen) und Unterkünften (Hotels, Apartments) entsprechend den Vorlieben, dem Budget und den Unternehmensrichtlinien des Reisenden. Ausgabenmanagement: Überwachung der Reisekosten und Verarbeitung von Spesenabrechnungen. Entwicklung von Reiserichtlinien: Entwicklung und Aktualisierung von Reiserichtlinien und -verfahren als Reaktion auf sich ändernde Geschäftsanforderungen, Branchentrends und behördliche Anforderungen. Reiseunterstützung: Bereitstellung von Hilfe und Unterstützung für Reisende vor, während und nach ihrer Reise, einschließlich Reisehinweisen, Visaunterstützung, Reiseversicherung und Notfallunterstützung rund um die Uhr. Veranstaltungsmanagement (15 %). Organisation von Offline-Veranstaltungen: Organisation persönlicher Veranstaltungen für das Team, vom Konzept bis zur Ausführung und Entwicklung und Durchführung von Online-Aktivitäten: Vorschlagen und Organisieren virtueller Aktivitäten und Engagements mit dem Team. Kostenmanagement: Verwalten der finanziellen Aspekte der Veranstaltungsplanung und -durchführung. Corporate Merch Management (10 %). Produktauswahl: Recherche und Auswahl einer Reihe von Produkten und Markenartikeln, die mit dem übereinstimmen Markenidentität, Werte und Vorlieben der Mitarbeiter des Unternehmens. Lieferantenmanagement: Identifizierung und Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten, Verhandlung von Verträgen, Preisen und Servicebedingungen, um Kosteneffizienz und pünktliche Lieferung von Waren sicherzustellen. Design und Branding: Zusammenarbeit mit dem internen Designteam zur Erstellung kundenspezifischer Designs Management: Verwaltung und Überwachung der Lagerung von Merchandise-Artikeln. Auftragserfüllung und -verteilung: Verwaltung des Bestellvorgangs, Koordination mit Lieferanten zur Bearbeitung von Bestellungen, Organisation des Versands oder der Lieferung und Verfolgung des Sendungsstatus. Qualitätskontrolle: Sicherstellung der Qualität von Merchandise-Artikeln. Zusätzliche Details. Beschreibung des Teams, mit dem gearbeitet werden soll : Chief Executive Officer (CEO) und Chief Operations Officer (COO)HR-SpezialistPotenziell noch ein paar Leute aus dem TeamWelche Wachstumschancen gibt es in dieser Rolle:Kommunikations-/Engagement-SpezialistReise-/Event-SpezialistL&D-SpezialistHR-Branding-SpezialistEinstellungsprozess:TestaufgabeScreening-Interview mit einem PersonalvermittlerQualifikation InterviewFokus-InterviewReferenzcheckWir bieten 100 % Remote-ArbeitBerufliche Weiterentwicklung und regelmäßige LeistungsbeurteilungenVergünstigungen wie Urlaub, Krankheitsurlaub, ein freier Tag während offizieller FeiertageFlexibler Zeitplan und 7-Stunden-ArbeitstagHappy Hour jeden Freitag mit TeammitgliedernHilfe beim Erlernen neuer Dinge (Kurse, Bücher usw.) ) Unterstützung bei der Teilnahme an Konferenzen und freundschaftlicher Arbeitsumgebung. е о бзаности кадровое сückieren услуги и ИТ-consalting