Teamleiter Personal und Verwaltung in Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Der Danish Refugee Council (DRC)ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die langfristige Lösungen für die Probleme von Flüchtlingen und Binnenvertriebenen weltweit fördert und unterstützt. 

DRB ist derzeit auf der Suche nach einem proaktiven und detailorientierten HR- und Verwaltungsgruppenleiter zur Verstärkung unseres Teams in der Stadt Sumi.

Allgemeiner Zweck der Rolle:

Unter der Leitung des Managers für Verwaltungs- und Wirtschaftsaktivitäten (Support Services Manager) ist der Leiter des Teams für Personal- und Verwaltungsangelegenheiten für die Koordinierung und Verwaltung der Arbeit des Personalteams und des Teams für Verwaltungsangelegenheiten verantwortlich, insbesondere für die Prozesse der Rekrutierung, Vertragsverwaltung, Überwachung und Registrierungsdokumentation gemäß den Richtlinien des DRB und der Gesetzgebung der Ukraine. Zu den Aufgaben gehört auch die Verwaltung von Prozessen wie der Anmietung von Räumlichkeiten, der Registrierung ausländischer Kollegen, der Organisation von Veranstaltungen, der Buchung von Reisen und der Führung von Verwaltungsbeständen. 

Ihre Hauptaufgaben in dieser Position sind:

• Leitung des Rekrutierungsprozesses für die Region, einschließlich Werbung, Vorauswahl, Vorstellungsgespräche, Überprüfung von Empfehlungen und Vorbereitung relevanter Dokumentation.
• Stellen Sie sicher, dass die Personaldokumentation den Rechtsvorschriften im Bereich des Arbeitsrechts und des Schutzes personenbezogener Daten entspricht. Interagieren Sie mit anderen DRB-Büros in der Ukraine für den zeitnahen und korrekten Austausch von Unterlagen.
• Führen Sie die Einstellung, Versetzung und Entlassung von Mitarbeitern gemäß den Arbeitsgesetzen, Vorschriften, Anweisungen sowie den Anordnungen des Leiters der Repräsentanz durch.
• Erstellen und verwalten Sie Personalakten der Mitarbeiter, stellen Sie sicher, dass diese Fälle rechtzeitig an die Zentrale des DRB gesendet werden.
• Stellen Sie sicher, dass alle DRB-Mitarbeiter im Verantwortungsbereich die Urlaubsrichtlinie einhalten.
• Vorbereiten interne Aufträge und übermitteln sie an das Archiv der DRC-Zentrale.
• Führen Sie die Rolle des HR-Benutzers im DRC Dynamics (ERP)-System aus, einschließlich der Bearbeitung von Aufnahmen, Entlassungen und Vertragsverlängerungen, der Überprüfung von Urlaubsanträgen und deren Genehmigung sowie der Verwaltung von Zahlungen und Entschädigungen.
• Koordinieren Sie die Übermittlung von Krankenversicherungsinformationen an die Versicherungsgesellschaft gemäß Änderungen in der Mitarbeiterliste; Koordinieren Sie Mitarbeiteranfragen mit Versicherungsunternehmen.
• Erstellen Sie die erforderlichen monatlichen Berichte für Prüfungszwecke und reichen Sie sie ein.
• Stellen Sie sicher, dass alle personalbezogenen Informationen zeitnah erfasst werdenÜbermittlung an die relevanten Parteien.
• Formulieren Sie alle notwendigen Vereinbarungen, Genehmigungen und Lizenzen, die für die Aktivitäten des DRB im Büro von Sumy erforderlich sind, innerhalb der festgelegten Bedingungen.
• Erstellen und pflegen Sie ein effektives Dokumentenspeichersystem, einschließlich der Archivierung wichtiger Materialien. 
• Sorgen Sie für monatliche Aktualisierungen der Personallisten der Regionalbüros.
• Verwalten Sie die Arbeit des Verwaltungsteams und bieten Sie technische Unterstützung bei der Suche nach neuen Räumlichkeiten, der Buchung von Unterkünften und Tickets.
• Sorgen Sie für die Einhaltung von DRB- und Spenderverfahren und nutzen Sie jederzeit kosteneffiziente Prozesse.
• Stellen Sie die rechtzeitige Fertigstellung und Einreichung der erforderlichen Verwaltungsberichte sicher.
• Stellen Sie regelmäßige (wöchentliche und monatliche) Aktualisierungen aller Verwaltungsprotokolle gemäß den Anforderungen sicher, einschließlich Räumlichkeiten, Zahlungen und Lieferungen und Verbrauchsmaterialien.
• Sorgen Sie für eine praktische Schulung aller HR-/Verwaltungsteams in der Region und holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung von der zentralen Personalabteilung.

Über Sie:

Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen Folgendes:

Pflichtvoraussetzungen:

• Hochschulausbildung in der Fachrichtung „Personalmanagement und Arbeitsrecht“, „Recht“, „Dokumentations- und Informationstätigkeiten“, „Buchhaltung“ oder in einer verwandten Branche.
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, Fähigkeit zur effektiven Umsetzung Prioritäten setzen und Multitasking betreiben.
• Ausgeprägter Sinn für persönliche Integrität, Verständnis für Vertraulichkeit und Berufsethik.
• Ausgezeichnete Beherrschung von MS Word, Excel, PowerPoint und anderen Online-Tools.
• Englisch- und Ukrainischkenntnisse erforderlich.

Alle DRB-Positionen erfordern von ihren Stelleninhabern, dass sie über die vom DRB definierten Schlüsselkompetenzen verfügen:

• Streben nach Exzellenz: Konzentrieren Sie sich darauf, Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig die Effizienz der Prozesse sicherzustellen.
• Zusammenarbeit: Relevante Parteien einbinden und zur Leistung ermutigen Feedback.
• Initiative: Persönliche Kontrolle der Situation und Ergreifen der Initiative bei gleichzeitigem Streben nach Innovation.
• Kommunikation:Fähigkeit, effektiv und ehrlich zuzuhören und zu sprechen.
• Integrität:Aufrechterhaltung und Förderung der höchsten Standards ethischen und professionellen Verhaltens in Bezug auf die Werte und den Verhaltenskodex von DRB, einschließlich Schutz vor sexueller Ausbeutung, Gewalt und Belästigung. 

Bewerbungsprozess

Alle Bewerber müssen ein Anschreiben und einen aktualisierten Lebenslauf (nicht mehr als vier Seiten) auf Englisch einsenden. 

Bewerbungen per E-Mail werden nicht berücksichtigt. Bewerbungsschluss: 7. Dezember 2025. 400; Schriftart: normal"> Bitte beachten Sie, dass die Auswahl der Kandidaten fortlaufend durchgeführt wird. DRB behält sich das Recht vor, einen Kandidaten vor Ablauf der Stellenausschreibung auszuwählen, sobald ein geeigneter Kandidat identifiziert wurde.