Personal- und Verwaltungsbeauftragter der Ukraine Tschernihiw in Norwegian Refugee Council / NRC

HThe Norwegian Refugee Council (NRC)ist eine unabhängige, humanitäre Nichtregierungsorganisation, die 1946 gegründet wurde. Wir leisten Hilfe, schützen die Rechte und tragen zur Lösung der Probleme von Flüchtlingen, Binnenvertriebenen und anderen von bewaffneten Konflikten betroffenen Personen bei.  NRC begann seine Aktivitäten in der Ukraine Ende 2014 und unterstützte die vom Konflikt im Osten des Landes betroffenen Menschen. Derzeit verstärken wir unsere Bemühungen in der Ukraine und den Nachbarländern, um Menschen zu helfen, die aufgrund des Krieges ihre Heimat verlassen mussten.

Wir suchen einen Verwaltungs- und Personalspezialistenfür das NRC Northern Regional Office in der Stadt Tschernihiw.

Der Zweck der Stelle als HR-/Verwaltungsspezialist besteht darin, alltägliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung im Northern Regional Office auszuführen.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Einhaltung der NRC-Richtlinien, Tools, Handbücher und Leitlinien
• Vorbereitung und Entwicklung von Statusberichten gemäß den Anforderungen des Managements
• Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Personal- und Verwaltungsangelegenheiten
• Führen Sie alle administrativen Aufgaben aus, um den reibungslosen Betrieb des NAO-Büros sicherzustellen (Büro- und Mobildienstleister, Vermieter und Reinigungskräfte, alle anderen beteiligten Personen/Organisationen, die die Zähler der Versorgungsunternehmen überprüfen, die Richtigkeit der Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen prüfen, bei der Dokumentensammlung helfen)
• Hilfskraft bei der Vorbereitung des Büros/Besprechungsraums für Besprechungen, Konferenzen und andere Veranstaltungen. Kümmern Sie sich um das Catering und andere damit verbundene Dienstleistungen.
• Führen Sie alle anderen Aufgaben aus, die Ihnen vom direkten Vorgesetzten zugewiesen werden.
• Verwalten Sie die offizielle Korrespondenz. Versenden, Empfangen, Verteilen und Archivieren eingehender und ausgehender Briefe, Post und anderer Dokumente für die NAO.
• Organisation und Planung von Besprechungen und Terminen nach Bedarf. Professionelle und freundliche Begrüßung neuer NRC-Mitarbeiter/Lieferanten/Besucher.
• Sicherstellung einer zeitnahen und effizienten Erledigung aller administrativen Aufgaben und Prozesse.
• Organisation von Geschäftsreisen mitTeilzeitkräfte: Bahn-/Bustickets und Hotelreservierungen, Organisation von Konferenzen und Transport (falls erforderlich), Zahlung von Tagessätzen.
• Organisation von Veranstaltungen, Überprüfung der Begleitdokumente, Vorbereitung der Zahlungsdokumente.
• Organisation der Lieferung von Lebensmitteln und Non-Food-Artikeln ins Büro, Vorbereitung der Zahlungsdokumente.
• 400">Verantwortlich für die Organisation der Lieferung von Büromaterial und die ordnungsgemäße Instandhaltung der Räumlichkeiten der Außenstelle (Büros, Gästehäuser, Wohnungen) gemäß den NRC-Richtlinien und -Verfahren.
• Stellen Sie sicher, dass alle Mietverträge aktuell sind, bereiten Sie Dokumente für Mietzahlungen vor.
• Unterstützung bei der Auswahl von Räumlichkeiten (Büros, Gästehäuser usw.).
• Unterstützung bei der Einleitung von Beschaffungsverfahren mithilfe des internen Beschaffungssystems von Agresso.
• Verwaltung aller Reise-/Urlaubsaufträge für nationales Personal, Pflege aktueller Urlaubspläne für nationales Personal.
• Gewährleistung der rechtzeitigen Durchführung von HR-Aktivitäten und Verbreitung von Standardarbeitsanweisungen, Verfahren und Richtlinien für das Personalmanagement im Vertreter Büro.
• Durchführung des Einstellungsprozesses für Positionen der 1. bis 5. Besoldungsgruppe, Gewährleistung der Umsetzung der Zulassungs- und Entlassungsverfahren für alle Mitarbeiter des Repräsentanzbüros.
• Verwaltung der Personalakten der Mitarbeiter: tägliches Hochladen aller Personalverwaltungsdokumente in Filing Tree, Erstellung der Personalakten der Mitarbeiter.

Anforderungen:

• Mindestens 2 Jahre einschlägige Erfahrung in HR-/Verwaltungspositionen.
• Durchschnittliches Englischniveau.
• Vorherige Arbeitserfahrung unter schwierigen und instabilen Bedingungen.
• Fließende Kenntnisse der ukrainischen und russischen Sprachen.
• Vorherige Arbeitserfahrung unter schwierigen und instabilen Bedingungen sind von Vorteil.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten.
• Höherer Abschluss in HR/Verwaltung/Finanzen oder einer anderen relevanten Ausbildung.
• Gute Softwarekenntnisse (MS Word, Excel, Access, Power Point).
• Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Aufgaben zu bewältigen.
• In einer gefährlichen Umgebung arbeiten.
• Ergebnisse planen und erzielen.
• Vertrauen stärken und aufbauen.
• Effektiv und respektvoll kommunizieren.

EndgültigeFristEinreichung Antrag - 12.11.2025

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Wir bieten:

Entwicklungsmöglichkeiten und Schulungen (Englisch-Sprachkurse).

Diese Stelle steht Kandidaten offen, die das gesetzliche Recht haben, in der Ukraine zu arbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir für diese Position keine Unterstützung bei Arbeitsgenehmigungen oder Visa bieten können.

NRC ermutigt Menschen mit Behinderungen, die im Büro arbeiten möchten, sich zu bewerben.