HR- und Verwaltungsbeauftragter/Berater in Personal- und Verwaltungsfragen in Save the Children

Save the Children International ist eine führende internationale humanitäre Organisation, die sich seit mehr als 100 Jahren für den Schutz der Rechte von Kindern auf der ganzen Welt einsetzt. Wir arbeiten in mehr als 100 Ländern, reagieren auf Notsituationen, implementieren innovative Entwicklungsprogramme und setzen uns auf globaler Ebene für die Interessen von Kindern ein.

Unsere Aktivitäten in der Ukraine begannen im Jahr 2014. Seitdem haben wir unsere geografische Präsenz erheblich erweitert und unterstützen vom Krieg betroffene Kinder und Familien. Wir arbeiten in Bereichen wie Bildung, Kinderschutz, Ernährungssicherheit und soziale Unterstützung und führen auch Interessenvertretungsaktivitäten durch, die darauf abzielen, dauerhafte Veränderungen im Leben von Kindern sicherzustellen.

ZIEL DER POSITION

HR & Admin Officer ist für die effektive Umsetzung von HR-Prozessen und Verwaltungsverfahren in Übereinstimmung mit den Richtlinien, Standards und lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen von Save the Children International (SCI) verantwortlich. Die Position beinhaltet die direkte technische und operative Unterstützung des HR-/Administrationskoordinators und der Manager in den Bereichen Rekrutierung, Personalmanagement, Dokumentenmanagement, Gehaltsabrechnung und allgemeine Büroverwaltung.

Die HR-Komponente der Rolle konzentriert sich auf die Unterstützung und Koordinierung von HR-Aktivitäten, einschließlich: Rekrutierung, Onboarding, Lohndatenverwaltung, Urlaubs- und Leistungsabrechnung sowie die Pflege genauer und konformer persönlicher Aufzeichnungen. Mitarbeiter.

Die Verwaltungsleitung stellt den effizienten Tagesbetrieb des Büros sicher, einschließlich Zahlungsabwicklung, Logistik, Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, Aktivitäten zur Personalfürsorge und Koordination des Hilfspersonals.

Die Position erfordert ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mit mehreren Prioritäten in einem dynamischen humanitären Umfeld zu arbeiten.

Angesichts des Kontexts der Ukraine kann der Personal- und Verwaltungsbeauftragte an der Ausführung von Aufgaben außerhalb des Standardrollenprofils beteiligt sein, um Notfallmaßnahmen und Geschäfte zu unterstützen Kontinuität.

WICHTIGSTE VERANTWORTUNGSBEREICHE

HR-Aufgaben

• Sammeln von Primärdaten (personenbezogene Daten, Verträge/Vereinbarungen, unterzeichnete Richtlinien, Schulungszertifikate, Erklärungen usw.) und Sicherstellen, dass diese in den Personalakten verfügbar sind
• Vorbereitung von HR-Verträgen, Dokumenten, Bestellungen, Briefen, Zertifikaten gemäß der Gesetzgebung der Ukraine
• Unterstützung des HR-Koordinators bei der Verfolgung der Fertigstellung Stundenzettel für nationales und internationales Personal
• Sammlung, Überprüfung und Abrechnung von Urlaubsanträgen, Aktualisierung des Leave Tracker
• Pflege und regelmäßige Aktualisierung von Informationen über die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Kommunikation mit dem IT-Team bezüglich E-Mail-Problemkonten des Unternehmens
• Führung von Trackern (Urlaub, Personalbeschaffung usw.) für schnellen Zugriff auf Informationen
• Unterstützung des HR-/Admin-Koordinators bei der Vorbereitung von Daten für die Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdokumenten an die Finanzabteilung
• Verwaltung der Dokumentation für Supportmitarbeiter (Verträge, Urkunden, Empfehlungsschreiben, Reiseberichte usw.)
• Mithilfe bei der Aktualisierung cPerformance-Management-Systeme und die Erstellung von Berichten nach Bedarf
• Unterstützung bei täglichen HR-Aufgaben
• Unterstützung bei der Registrierung von Versicherungen für Personal
• Vorbereitung der Dokumentation für die Interaktion mit externen Stellen (Registrierung, Besteuerung, Versicherung, Schulung und Entwicklung, Wohlbefinden usw.)
• Unterstützung bei der Rekrutierung gemäß den Grundsätzen von Safe Recruitment
• Rechtzeitige und korrekte Dateneingabe in das Oracle-System HR

Verwaltung Verantwortlichkeiten

• Unterstützen Sie die Implementierung von Büroprozessen und -protokollen gemäß SOP SCI
• Initiieren Sie Zahlungsanfragen für die Anmietung eines Büros, eines Gästehauses und kommunaler Dienstleistungen in der Stadt Dnipro
• Bearbeiten Sie aktuelle Verwaltungszahlungen
• Übertragen Sie genehmigte Zahlungsdokumente an die Finanzabteilung
• Buchhaltung für SIM-Karten für Südmitarbeiter des Büros
• Buchhaltung für Schlüssel zum Büro und Gästehaus
• Organisation von Transport und Unterkunft für Mitarbeiter und Gäste
• Kontrolle der Arbeit des Reinigungspersonals und deren Berichte
• Überwachung des technischen Zustands des Büros und der Gästehäuser
• Registrierung der ausgehenden Korrespondenz
• Administrative Unterstützung bei Wohlfahrtsveranstaltungen des Personals
• Einkauf von Büromaterialien
• Logistische Unterstützung für Besuche, Delegationen und Berater
• Vorbereitung von Begrüßungsmaterialien und Organisation von Besprechungsräumen
• Pflege von Besuchsplänen und Übermittlung von Informationen an die Sicherheits- und Flottenteams
• Führt die Rolle des Verantwortlichen für die Koordinierung der internen Unterstützung für Delegationen und Berater aus.
• Einkauf von Schreibwaren, Möbeln, Sichtbarkeitsmaterialien
• Buchhaltung und Verteilung von Sichtbarkeitsmaterialien
• Unterstützung interner und externer Organisationsveranstaltungen
• Arbeit mit Korrespondenz und Paketen
• Drucken und Ausstellen von Ausweisen
• Organisation interner Feiertage und Begrüßungen
• Koordination von Zeitplänen für die Nutzung von Besprechungen und Veranstaltungen Räume

QUALIFIKATIONEN UND ERFAHRUNG

Bildung
• Bildungsnachweis, Hochschulbildung von Vorteil

Qualifikationen
• Kenntnisse der Arbeitsgesetzgebung der Ukraine
• Erfahrung oder Verständnis der Arbeit in einer NGO – wünschenswert
• Erfahrung in der Arbeit mit Oracle HR / Taleo – wünschenswert
• Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Fließende mündliche und schriftliche Fähigkeiten Englisch (B2 oder höher) und Ukrainisch/Russisch
• Sicherer PC-Benutzer (MS Office, Datenbanken)
• Liebe zum Detail, Organisation, Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen zu arbeiten
• Fähigkeit, mit hoher Arbeitsbelastung zu arbeiten

Erfahrung (obligatorisch)
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung in der Personalabteilung/Verwaltung oder im Umgang mit Daten

ZUSÄTZLICHE AUFGABEN

Die Die Liste der Aufgaben ist nicht abschließend. Der Mitarbeiter kann im Rahmen seiner Qualifikationen und Erfahrungen mit der Ausführung zusätzlicher Aufgaben beschäftigt werden.

Wir bieten

• Offizielle Beschäftigung gemäß der Gesetzgebung der Ukraine
• Internationale Arbeitsbedingungen
• Arbeitstag ab 9 bis 17 Uhr.
• Krankenversicherung
• Lebensversicherung
• Möglichkeiten dfür Ausbildung und berufliche Entwicklung

Richtlinie zum Schutz von Kindern:

Wir müssen die Sicherheit von Kindern gewährleisten, daher umfasst unser Auswahlverfahren strenge Hintergrundüberprüfungen und spiegelt unser Engagement wider, Kinder vor Missbrauch zu schützen.

Gesundheit und Sicherheit:

Von allen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Aufgaben in Übereinstimmung mit unserer globalen Anti-Belästigungsrichtlinie erfüllen.

Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion:

SCI setzt sich für die Schaffung einer wirklich integrativen, effektiven und repräsentativen Organisationskultur ein, fördert Gerechtigkeit und Vielfalt unter seinen Mitarbeitern und beseitigt rechtswidrige Diskriminierung.

Bereit, einen Mitarbeiter mit einer Behinderung einzustellen.

Verhinderung von Betrug, Bestechung und Korruption

Der Beamte muss die erforderlichen Pflichten gemäß der Richtlinie zur Bekämpfung von Betrug, Bestechung und Korruption erfüllen und sicherstellen, dass es bei der Ausübung seiner Amtspflichten nicht zu Fällen von Betrug, Bestechung, Diebstahl oder Korruption kommt.

Wenn Sie an der Stelle interessiert sind, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf in englischer Sprache und die voraussichtliche Gehaltshöhe bis zum 02.04.2026.