HR- und Verwaltungskoordinator / HR- und Verwaltungsexperte in Save the Children

Save the Children International ist eine führende internationale humanitäre Organisation, die sich seit mehr als 100 Jahren für den Schutz der Rechte von Kindern auf der ganzen Welt einsetzt. Wir arbeiten in mehr als 100 Ländern, reagieren auf Notsituationen, implementieren innovative Entwicklungsprogramme und setzen uns auf globaler Ebene für die Interessen von Kindern ein.

Unsere Aktivitäten in der Ukraine begannen im Jahr 2014. Seitdem haben wir unsere geografische Präsenz erheblich erweitert und unterstützen vom Krieg betroffene Kinder und Familien. Wir arbeiten in Bereichen wie Bildung, Kinderschutz, Ernährungssicherheit und soziale Unterstützung und führen darüber hinaus Advocacy-Aktivitäten durch, die darauf abzielen, dauerhafte Veränderungen im Leben von Kindern sicherzustellen.

Zweck der Position:

Experte für Personalwesen und Verwaltung unterstützt das Regionalbüro Süd im Bereich Personalmanagement und Verwaltungsprozesse effektiv, personenorientiert und reaktionsschnell. Die Position ist für Personal- und Abteilungsleiter von zentraler Bedeutung, da sie umfassende Unterstützung bei Fragen der Rekrutierung, dem Onboarding neuer Mitarbeiter, Arbeitsbeziehungen, Personaldatenverwaltung sowie alltäglichen Verwaltungsaufgaben beinhaltet – darunter die Organisation des Büros, die Koordination der Logistik sowie die Bereitstellung von Reisen und Unterbringung der Mitarbeiter. In enger Zusammenarbeit mit dem Regionaldirektor, dem Personalleiter und den relevanten Abteilungen stellt der Amtsinhaber die Einhaltung der ukrainischen Arbeitsgesetze, der Save the Children-Richtlinien und der internen Betriebsstandards sicher. Der Experte für Personalwesen und Verwaltung trägt zur Schaffung eines effektiven, sicheren und integrativen Arbeitsumfelds bei, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben gut zu erfüllen und positive Ergebnisse für das Leben der Kinder zu erzielen.

Hauptaufgaben

• Fungieren Sie als Hauptansprechpartner für Personal- und Verwaltungsfragen für das Südregionalbüro und stellen Sie eine aktive Kommunikation mit den Mitarbeitern und eine effektive Bereitstellung von HR-Dienstleistungen in enger Zusammenarbeit mit dem Manager bei der Auswahl, Bereitstellung und Verwendung von Personal sicher.
• Stellen Sie sicher, dass Sie vollständig sind Übereinstimmung der Personalprozesse und -dokumentation mit der Arbeitsgesetzgebung der Ukraine und den internen Richtlinien der Organisation.
• Koordinieren Sie die Onboarding- und Offboarding-Prozesse der Mitarbeiter der Regionalbüros und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig verarbeitet und Informationen in den HR-Systemen aktualisiert werden.
• Führen Sie genaue und vollständige Personalakten, einschließlich Personalakten, Personalkarten (Formular P-2), Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Personalaufträge; Sorgen Sie für deren ordnungsgemäße Archivierung und Übermittlung an die Zentrale.
• Erstellen, prüfen und aktualisieren Sie Personaldokumente (Arbeitsverträge; Anordnungen zur Aufnahme, Versetzung, Änderung der Arbeitsbedingungen, Urlaub, Entlassung usw.) gemäß den Anforderungen der Gesetzgebung und internen Verfahren.
• Pflege und Kontrolle von Urlaubsplänen, Registrierung von Krankenständen, Aufzeichnungen über Leistungen und Versicherungszeiten; Bereiten Sie bei Bedarf Arbeitszeugnisse und Unterlagen für die Pensionskasse vor.
• Stellen Sie die rechtzeitige Bereitstellung von HR-Daten, Berichten und Beratungen an die Teams sicherund regionales Management zur Unterstützung des Entscheidungsprozesses.
• Tragen Sie zur Entwicklung, Umsetzung und regelmäßigen Überprüfung von HR-Richtlinien, -Verfahren und Geschäftsfällen bei, um die Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Einhaltung von Gesetzen zu steigern.
• Aufrechterhaltung der Konsistenz und Ordnung der Personaldokumentation und HR-Praktiken in der Region, einschließlich der Einhaltung der Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten.
• Tragen Sie zur Umsetzung strategischer HR-Initiativen in Abstimmung mit dem Recruiting-, Supply- und Utilization-Manager bei und unterstützen Sie den Direktor für Personalwesen und Verwaltung in der strategischen Personalplanung.
• Beteiligen Sie sich an organisatorischen Initiativen und globalen Projekten von Save the Children, die auf die Verbesserung von HR-Praktiken und die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung abzielen.
• Halten Sie sich im Alltag an die Kinderschutzrichtlinie, den Verhaltenskodex, die Belästigungsprävention und andere verbindliche Standards von Save the Children und fördern Sie diese.
• Führen Sie andere Aufgaben aus, die Ihnen vom Direktor des Regionalbüros Süd oder der Personal- und Verwaltungsabteilung gemäß den Zielen der Position zugewiesen werden.

Verwaltungsaufgaben

• Überwachen Sie die täglichen Verwaltungsaktivitäten des Southern Regional Office und der Gästeunterkünfte.
• Initiieren Sie Zahlungsanfragen für alle gemieteten SCI-Räumlichkeiten (einschließlich Wohnungen für internationales Personal, Unterkunft für Besucher, Büromiete usw.) und andere damit verbundene Zahlungen.
• Stellen Sie sicher, dass alle relevanten und korrekten Dokumente zur Unterstützung aller Zahlungen verfügbar sind.
• Erstellen Sie monatliche Berichte über Firmenkreditkarten Nutzung, Taxikosten und Beitrag zur monatlichen Budgetplanung der Außenstelle.
• Überwachen Sie die Reinigungskräfte, um sicherzustellen, dass Büro- und Gästeeinrichtungen in gutem Zustand sind.
• Bereiten Sie Verwaltungsdokumente vor und aktualisieren Sie sie, einschließlich Lieferantenverträgen, Mietverträgen und anderen zugehörigen Dokumenten.
• Organisieren und überwachen Sie alle Logistik- und Unterbringungsvereinbarungen für Mitarbeiter und Besucher.
• Stellen Sie eine rechtzeitige Kommunikation und Koordination mit den Teams für Lieferkette, Finanzen und Sicherheit sicher, um einen reibungslosen Betrieb des Büros zu gewährleisten.
• Tragen Sie bei bei der Entwicklung von Betriebsbudgets und unterstützen Sie bei Bedarf bei der Erstellung von Berichten für das Management und andere interessierte Parteien.
• Unterstützen Sie die Organisation von Veranstaltungen (Schulungen, Konferenzen) und Treffen mit wichtigen Interessengruppen, Spendern und Partnern; Nehmen Sie nach Bedarf an Besprechungen teil, um angemessene Unterstützung zu leisten.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie über Folgendes verfügen:

• Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als HR-Generalist oder HR-Koordinator, vorzugsweise in einer internationalen Organisation.
• Tiefgehendes Verständnis der HR-Prozesse, einschließlich Arbeitsrecht der Ukraine, Personalauswahl, Interaktion mit Mitarbeitern, Vergütungs- und Leistungssysteme, Interpretation von Richtlinien und organisatorische Veränderungsprozesse.
• Fähigkeit, effektiv mit Managern zu interagieren und zusammenzuarbeitenSie sind im oberen Management tätig und tragen zur Entwicklung von HR-Kompetenzen in Teams bei.
• Proaktivität, Fähigkeit, Probleme schnell zu lösen, einschließlich Risikobewertung und -minimierung sowie Anpassung an ein dynamisches Umfeld.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) und die Fähigkeit, klare, praktische HR-Empfehlungen zu geben. 
• Entwickelte Präsentations-, Moderations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit, im Team zu arbeiten, Fähigkeit, positive Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen der Interaktion aufzubauen.
• Beherrscht Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und Erfahrung mit digitalen Plattformen für HR-Prozesse und Forschung. 
• Bekenntnis zu den Grundsätzen der Vielfalt, Gleichheit, Inklusivität sowie der Mission und den Werten von Save the Children.
• Fließende Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich); obligatorische Kenntnisse der ukrainischen Sprache.

Wir bieten

• Offizielle Beschäftigung gemäß der Gesetzgebung der Ukraine
• Internationale Arbeitsbedingungen
• Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr
• Krankenversicherung
• Lebens- und Krankenversicherung
• Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung

Schutzpolitik Kinder:

Wir müssen die Sicherheit von Kindern gewährleisten. Deshalb umfasst unser Auswahlverfahren strenge Hintergrundüberprüfungen und spiegelt unser Engagement wider, Kinder vor Missbrauch zu schützen. 

Bereit, einen Mitarbeiter mit einer Behinderung einzustellen.

Wenn Sie an der Stelle interessiert sind, senden Sie Ihren Lebenslauf bis zum 30.11.2025 auf Englisch. Bitte beachten Sie, dass die Stelle auf der Website offen bleibt, bis wir einen erfolgreichen Kandidaten gefunden haben.

Geben Sie in Ihrem Anschreiben Ihr erwartetes Gehalt und Ihre Englischkenntnisse an.