HR- und Verwaltungsassistent in International Medical Corps

Das International Medical Corps verlangt von Kandidaten niemals Beiträge, Zahlungen oder andere Geldtransaktionen. Wenn Sie im Zusammenhang mit einer Anstellung um Geld gebeten werden, melden Sie dies bitte dem International Medical Corps auf der Website zur Meldung von Fehlverhalten: www.InternationalMedic alCorps.ethicspoint.com. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf oder Ihre Bewerbung nicht über diese Website ein, sie werden nicht berücksichtigt.

Stellenbeschreibung:

Der HR- und Verwaltungsassistent wird mit dem MMK-Team (International Medical Corps) zusammenarbeiten und bereitstellen Unterstützung des MMK-Teams im Büroalltag, Organisation von Papierkram, Organisation von Reisen, Sicherstellung des Gästeempfangs und Übersetzung von Dokumenten sowie Unterstützung des leitenden Personalmanagement-Spezialisten bei der Lösung von Personalproblemen.

notwendige Annehmlichkeiten.

Büroorganisation und allgemeine Verwaltung

• Unterstützung bei der Erstellung von Büroprozessen und -protokollen gemäß MMK-Standardarbeitsanweisungen, einschließlich Gesundheit und Sicherheit.
• Verantwortlich für die allgemeine Bürowartung, einschließlich Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien, Reinigungsdiensten und Wartung, Führung genauer Aufzeichnungen.
• < span style ="Schriftstärke: 400; font-style: normal">Besucherempfang. 
• Dokumente scannen und drucken.
  

Unterstützung für Touristen und Visaimka:

• Bieten Sie internationalen Mitarbeitern und Besuchern wirksame Unterstützung durch die Bereitstellung von Visa
• Organisation von Transport und Unterkunft (Taxi, Hotels, Tickets).
• Personalverwaltung:
   Unterstützen Sie den leitenden HR-Spezialisten bei der Rekrutierung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter, Auftragnehmer und/oder MMK-Freiwilliger in der Ukraine und/oder Freiwillige im Außenbüro.
  •  Unterstützen Sie den Senior HR Specialist bei der Durchführung von Einführungsschulungen und der Einarbeitung der Mitarbeiter in aktualisierte Anweisungen. Sorgen Sie für die Entwicklung von Stellenbeschreibungen für neue Stellen, die Überarbeitung/Überarbeitung von Stellenbeschreibungen für bestehende Stellen und deren Übersetzung bei Bedarf.
  • Unterstützen Sie den Senior Human Resources Officer und stellen Sie sicher, dass die Organisationsstruktur und die Kontaktinformationen der Mitarbeiter, einschließlich der Profile der Außendienstmitarbeiter, regelmäßig aktualisiert werden. Kontaktinformationen der Mitarbeiter, einschließlich der Profile der Außendienstmitarbeiter, regelmäßig aktualisiert werden.
    
  • Überprüfen Sie, ob die Mitarbeiter die Zeiterfassungsdaten ordnungsgemäß übermitteln; überprüfen Sie, ob die in den Stundenzetteln erfasste Zeit korrekt ist.
  • Überprüfen Sie, ob die auf dem Stundenzettel erfasste Zeit korrekt ist und entsprechend ihrer Kategorie zugeordnet ist, zum Beispiel regelmäßig, Überstunden, Urlaub, krank usw.
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  • Unterstützung des Senior HR Specialist bei der Verfolgung des Mitarbeiterurlaubs, der Vorbereitung von Urlaubsaufträgen und Urlaubsplänen.
  • Scannen aller Personalunterlagen.
  • Abwicklung von Verträgen zur Erbringung von Dienstleistungen und ggf. Erstellung von Belegen.

  Führen Sie andere zugewiesene Aufgaben aus. Die hier aufgeführten Aufgaben und Verantwortlichkeiten spiegeln die Art und den Umfang der zugewiesenen Arbeit wider und sind nicht unbedingt allumfassend.

  Mindestanforderungen:

  • Bachelor-Abschluss in Management (vorzugsweise HR), Psychologie oder einem verwandten Bereich.

  400; Schriftstil: normal"> Auf einem durchschnittlichen Niveau benötigen Sie eineWissen entwickeln.

  • Möglichkeit, Daten für Korrespondenz oder Berichte auszuwählen und zu sammeln.
  • Fähigkeit, Zeitpläne und Fristen einzuhalten.
  • Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Kenntnisse in grundlegenden Computerprogrammen (Microsoft Office).
  • Mindestens 1-3 Jahre Erfahrung im Bereich Büromanagement .
  •  Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
  •  Geduld, Beharrlichkeit, Proaktivität, Konzentration und Arbeitsfähigkeit unter Stressbedingungen.< /li>
  • Fähigkeit zur Eigeninitiative und Bereitschaft, neue Verantwortung zu übernehmen. Hohes Maß an Professionalität und hoher Arbeitsmoral.
  • Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und im Multitasking-Modus in einer schnelllebigen Umgebung mit wechselnden Prioritäten zu arbeiten.
  • Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten

  Verhaltenskodex

  und ein klares Verständnis der Compliance-Standards des International Medical Corps und der ethischen Standards für Spenden wahren. Die Mitarbeiter sind auch dafür verantwortlich, Verstöße gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex zu verhindern, zu denen Interessenkonflikte oder Ethik- oder Sicherheitsrichtlinien gehören können. Wenn Sie einen Verstoß gegen den Verhaltens- und Ethikkodex oder die Sicherheitsrichtlinie sehen, hören oder sich dessen bewusst werden, sind Sie verpflichtet, diesen zu melden.

  Sicherheit

  Alle Mitarbeiter teilen die Verantwortung und das Engagement für die Sicherheit und den Schutz der Bevölkerung, mit der wir zusammenarbeiten, einschließlich besonders gefährdeter Erwachsener und Kinder. Dazu gehört der Schutz vor folgendem Verhalten unserer Mitarbeiter oder Partner: sexuelle Ausbeutung und Missbrauch; Arbeitsausbeutung, Vernachlässigung oder Gewalt gegen Kinder, gefährdete Erwachsene oder LGBT-Vertreter; jede Form von Menschenhandel.

  Fähigkeitsstufe

  International Medical Corps ist stolz darauf, allen Mitarbeitern und qualifizierten Bewerbern gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten zu bieten, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, nationaler oder ethnischer Herkunft, Alter, Behinderung oder Veteranenstatus.