Leiter Verwaltungs- und Wirtschaftsaktivitäten / Leiter Unterstützungsdienste in Danish Refugee Council / Danska Rada u spravah bizhenciv v Ukrayini

Der Danish Refugee Council (DRC) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die langfristige Lösungen für die Probleme von Flüchtlingen und Binnenvertriebenen weltweit fördert und unterstützt. 

Als Head of Administrative and Economic Activities übernehmen Sie die strategische Führung und Aufsicht über alle administrativen und wirtschaftlichen Funktionen (Support Services) in DRB Ukraine (Finanzen, Beschaffung und Logistik, HR, IT und Verwaltung) mit dem Ziel, eine effektive und konforme Arbeit sicherzustellen und groß angelegte Umsetzung von Programmen unter komplexen Tätigkeitsbedingungen mit hohem Risiko. Diese Rolle stellt sicher, dass Verwaltungs- und Geschäftsabteilungen die Programmdurchführung erleichtern, anstatt sie einzuschränken, indem sie zeitnahe, qualitativ hochwertige und risikobewusste operative Unterstützung bieten und gleichzeitig die Vermögenswerte, das Personal und die Ressourcen der DRB-Geber gemäß der DRB-Richtlinie, den Geberanforderungen und der nationalen Gesetzgebung schützen.

Ihre Hauptaufgaben sind:

Verwaltung und Führung

• Fungieren Sie als wichtiges Mitglied des Senior Management Teams (SMT) und beteiligen Sie sich an der Festlegung strategischer Prioritäten und der täglichen Entscheidungsfindung.
• Übernehmen Sie Führungs- und Linienmanagement zur Unterstützung von Verwaltungs- und Geschäftsmanagern, einschließlich Personalplanung, Leistungsmanagement, Personalwohlfahrt und beruflicher Entwicklung.
• Stellen Sie die Bereitstellung, Überwachung und Berichterstattung von Supportdiensten im Einklang mit Programm- und Betriebsprioritätsanforderungen sicher.
• Erstellen und pflegen Sie leistungsstarke Verwaltungs- und Geschäftsteams, die konsistent sind Bereitstellung hochwertiger, konformer und effektiver Dienstleistungen.
• Leitung der strategischen Entwicklung, des Managements und der kontinuierlichen Verbesserung von Verwaltungs- und Geschäftsaktivitäten, Systemen und Compliance-Mechanismen.
• Gewährleistung einer zeitnahen und angemessenen technischen Unterstützung von Programmen gemäß den organisatorischen Prioritäten und einem akzeptablen Risikoniveau.
• Überwachung der Unterstützung der Prozesse der jährlichen Planung, Budgetierung und Überprüfung.
• Gewährleistung der Einhaltung der DRB-Richtlinien, globalen Richtlinien, Geber- und nationalen Anforderungen der DRB-Operationen in der Ukrainenationale Gesetzgebung.
• Entwickeln und implementieren Sie strategische Ansätze, um die zuverlässige Einhaltung rechtlicher, finanzieller und administrativer Anforderungen in allen Tätigkeitsbereichen des Landes sicherzustellen.

Management der operativen Aktivitäten

• Sorgen Sie für die strategische Aufsicht und technische Führung aller operativen Unterstützungsfunktionen auf Landesebene.
• Gewährleistung der Unterstützung und Stärkung der operativen Kapazität des DRB zur Gewährleistung einer schnellen Reaktion auf Notsituationen, insbesondere in den Bereichen Beschaffung, Logistik und Finanzen.
• Gewährleistung einer ständigen Anpassung der Verwaltungs- und Wirtschaftsabteilung an Änderungen in der geografischen Abdeckung, dem Tätigkeitsbereich und der Programmstrategie des DRB.
• Gewährleistung einer angemessenen, zeitnahen und angemessenen Unterstützung der Regionalbüros durch die Verwaltungs- und Wirtschaftsteams der Zentrale.
• Verwaltung der Entwicklung und Umsetzung eines Risikomanagementplans auf Landesebene, Identifizierung wichtiger finanzieller, rechtlicher und betrieblicher Risiken und geeigneter Maßnahmen zu deren Minimierung.
• Gewährleistung von Genauigkeit, Relevanz und effektiver Wartung aller Verwaltungs-, Rechts- und Compliance-Systeme.
• Entwickeln Sie die Kapazitäten des Verwaltungs- und Geschäftspersonals innerhalb des Betriebs durch strukturiertes Mentoring, Coaching und Training am Arbeitsplatz.
• Tragen Sie zur Entwicklung und Umsetzung globaler DRB-Initiativen und Systemstärkungsbemühungen bei.
• Sorgen Sie für regelmäßige Aktualisierungen des gesamten Landeshaushalts und seiner Verwendung als Grundlage für Projektentwicklung, Ressourcenzuweisung und Kostendämpfungsentscheidungen; Bereitstellung regelmäßiger SMT-Budgetanalysen zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung.
• Überwachung aller aktiven Projekte, um sicherzustellen, dass die Ausgaben den genehmigten Budgets und den Compliance-Anforderungen der Spender entsprechen.

Risiko-, Compliance- und Audit-Management

• Unterstützung des Missionsleiters und des SMT bei der Zusammenarbeit mit Spendern, Prüfern und Behörden in Compliance-Fragen, Registrierung und Audit.
• Gewährleistung einer wirksamen Überwachung, internen Kontrolle, Prüfung und Nachverfolgung der Korrektur von Mängel im Zusammenhang mit DRB-Betriebsstandards innerhalb der Verwaltungs- und Wirtschaftsfunktionen.
• Unterstützen Sie das SMT bei der Führung eines aktuellen Risikoregisters und stellen Sie sicher, dass die vereinbarten Maßnahmen rechtzeitig umgesetzt werden, um diese zu minimieren.
• Nehmen Sie an ersten und abschließenden Audit-Besprechungen teil und stellen Sie eine umfassende Zusammenarbeit während des gesamten Prozessaudits sicher.
• Leiten Sie die Vorbereitung und Präsentation von Managementantworten auf interne und externe Audit-Ergebnisse.

DRC Dynamics (ERP)

• Leiten Sie die strategische Planung zur Stärkung der Personalkapazität und führen Sie systematische Schulungen im Zusammenhang mit der Funktionalität von DRC Dynamics (ERP) durch.
• Verwenden Sie Berichte und Datenanalysen von DRC Dynamics, um die betriebliche Effizienz, Compliance und Gesamtproduktivität zu verbessern.
• Agieren Sie als Experteein DRC Dynamics-Benutzer, insbesondere in den Modulen Finanzen und Projektmanagement.

Über Sie:

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, erwarten wir von Ihnenmindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung Erfahrung im Personalmanagement. Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen auch Folgendes:

Muss

• Verfügbarkeit von Führungsqualitäten und Kompetenz im Personalmanagement.
• Verständnis und Erfahrung im institutionellen Fundraising.
• Kontextverständnis und Sensibilität für kulturelle Dynamiken.
• Vorzugsweise
  Kenntnisse der ukrainischen Sprache sind von Vorteil.

  Für alle DRB-Positionen müssen die besetzenden Personen über die im DRB definierten Schlüsselkompetenzen verfügen:

  • Nach Exzellenz streben: Konzentrieren Sie sich darauf, Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig die Effektivität der Prozesse sicherzustellen.
  • Zusammenarbeit: Relevante Parteien einbinden und zum Feedback ermutigen.
  • Initiative:Persönliche Beherrschung der Situation und Ergreifen der Initiative bei gleichzeitigem Engagement für Innovation.
  • Kommunikation: Fähigkeit, effektiv und ehrlich zuzuhören und zu sprechen.
  • Integrität: Einhaltung und Förderung des Höchstenihre Standards für ethisches und professionelles Verhalten in Bezug auf Werte und den DRB-Verhaltenskodex, einschließlich des Schutzes vor sexueller Ausbeutung, Gewalt und Belästigung. 
  style="font-weight: 400">Vertrag:Bis Januar 2028, mit der Möglichkeit einer leistungs- und finanzierungsabhängigen Verlängerung nach erfolgreichem Abschluss einer 3-monatigen Probezeit.
• Level Positionen:E1-Führungskraft
• Arbeitsort: Kiew
• Startdatum: Mai 2026

Gehalt und Bedingungen gemäß den Beschäftigungsbedingungen für nationale und internationale Mitarbeiter des dänischen Flüchtlingsrates in der Ukraine.

Bewerbungsprozess:

Alle Bewerber müssen ein Anschreiben und einen aktualisierten Lebenslauf hochladen (nicht mehr als vier Seiten auf Englisch).

Per E-Mail gesendet Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. 

Bewerbungsschluss: 9. Februar 2026

Bitte beachten Sie, dass die Auswahl der Kandidaten fortlaufend erfolgt. DRB behält sich das Recht vor, einen Kandidaten vor Ablauf der Stellenausschreibung auszuwählen, sobald ein geeigneter Kandidat identifiziert wurde.