Leiter der Unterstelle in Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) ist eine gemeinnützige, unpolitische und nicht religiöse humanitäre NGO. PUI begann im Februar 2015 mit der humanitären Intervention in der Ukraine. Ziel der Mission ist es, den gleichberechtigten Zugang der vom militärischen Konflikt betroffenen lokalen und vertriebenen Bevölkerung zur primären Gesundheitsversorgung zu verbessern oder wiederherzustellen und ihre Lebensbedingungen durch die Deckung ihrer Grundbedürfnisse zu verbessern.Arbeitsort : Unterbüro Pokrowsk / DniproGesamtziel: Unter der Aufsicht des Feldkoordinators und durch die Übertragung seiner/ihrer Befugnisse trägt der Leiter des Unterbüros die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Betriebsführung und Leitung der PUI-Aktivitäten im Oblast Donezk /ihr geografisches Einsatzgebiet in Donezk. Der Leiter des Unterbüros überwacht außerdem den Kontext, um sicherzustellen, dass die Programmierung relevant ist und auf vorrangige Bedürfnisse eingeht. In dieser Funktion ist er/sie auch dafür verantwortlich, PUI in der Region Donezk auf Feldebene zu vertreten, auch in Koordination mit anderen Behörden, und für die Bereitstellung der direkten Verbindung in der Kommunikation zwischen dem Feldkoordinator, dem Team und dem Landesteam. Er/sie ist auch für das Büromanagement, den Fuhrpark und das Personal in der Region verantwortlich. Schließlich sorgt der Leiter des Unterbüros für das Sicherheitsmanagement seines geografischen Gebiets und sorgt für alle Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Notfallpläne und Standardarbeitsanweisungen. Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Der Der Leiter des Unterbüros trägt die Verantwortung für die insgesamt pünktliche Bereitstellung des PUI-Programmportfolios in seinen/ihren geografischen Einsatzgebieten (Region Donezk). Mit der Unterstützung der Programmmanager und des Feldkoordinators trägt er/sie die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Bereitstellung der Programme und den reibungslosen Ablauf der Unterstützungsdienste im Oblast Donezk. Er hat auch die Delegation des Feldkoordinators für die Sicherheit von Gütern und Menschen unter der Verantwortung von PUI in den Einsatzgebieten in Donezk. Der Leiter des Unterbüros ist an der Quelle der Programmentwicklung und der operativen Positionierung im Gebiet Donezk, im Einklang mit der PUI.country-Strategie und in Zusammenarbeit mit programmatischen und operativen technischen Koordinatoren. Der Leiter des Unterbüros trägt als Mitglied des Basismanagementteams zur Erfüllung der Ziele bei Ziele und Vorgaben der PUI-Basis Dnipro im Land durch andere Aufgaben nach Bedarf und/oder Anweisung des Feldkoordinators. Kontextanalyse und Beteiligung an der Umsetzung der Partnerschaftsstrategie: Er/sie beteiligt sich an der Kontextanalyse der Region(en) von Interventionsbereiche der Basis, Erkundung der neuen Standorte, liefert seine/ihre Beiträge für die potenziellen Projekte für die Basis im Hinblick auf festgestellte Lücken in der Bereitstellung humanitärer Hilfe. Unterstützung des Programmteams bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Interessengruppen: Er/sie ist verantwortlich für die Etablierung und Aufrechterhaltung der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern auf Gebietsebene, für den ordnungsgemäßen Dokumentenfluss der Aktivitäten, die Umsetzung in Abstimmung mit dem Programmteam, für die Verknüpfung der Sammlung von Dokumenten von externen Akteuren und für die ordnungsgemäße Archivierung. Interne und externe Koordination: Er/sie beteiligt sich aktiv an Praktikantal Service Mapping und unterstützt das Basisprogrammteam bei Empfehlungsmappings, mit Schwerpunkt auf Organisationen der Zivilgesellschaft. Und Vernetzung mit mehreren Einheiten, einschließlich der lokalen Behörden. Verbindung und Zusammenarbeit mit lokalen Behörden auf Basisebene: Er/sie unterstützt das Basismanagement und das Programmteam beim Aufbau und der Pflege von Kontakten mit lokalen Behörden auf Oblast-, Rajon- und Hromada-Ebene Unterstützung bei externen Treffen und beteiligt sich an der Datenerfassung der Erfolge von PUI-Aktivitäten in Interventionsbereichen. Spezifische Ziele und damit verbundene Aktivitäten:1. TEILNAHME AN DER KONTEXTANALYSE AUF BASISEBENE, ERKENNUNG VON LÜCKEN IN DER BEREITSTELLUNG HUMANITÄRER HILFE UND POTENZIELLER INTERVENTIONSBEREICHE/Er beteiligt sich an der Entwicklung der operativen Strategie auf Basisebene, Identifizierung von Lücken in der Bereitstellung humanitärer Hilfe und potenzieller Partner für zukünftige Projekte; Er/sie beteiligt sich an der Erkundung neuer Standorte für die Umsetzung von Aktivitäten; er/sie ist für die Herstellung von Kontakten mit den lokalen Behörden und deren ordnungsgemäße Nachverfolgung verantwortlich; er/sie stellt sicher, dass die Daten und Informationen, die PUI externen Personen zur Verfügung stellt, sichergestellt werden Stakeholder sind relevant und zeitnah; Er/sie ist dafür verantwortlich, Feedback zu PUIs Aktivitäten von lokalen Stakeholdern einzuholen; Er/sie überwacht die Entwicklung der humanitären Unterstützung, die von lokalen Akteuren in Basisgebieten der Intervention bereitgestellt wird.2. GEWÄHRLEISTUNG DER SICHERHEIT VON EIGENTUM UND PERSONEN IN DER UNTERBÜRO: Er/sie stellt sicher, dass der Sicherheitsplan für die Unterbüro auf dem neuesten Stand ist und dass jeder ihn kennt und versteht (sowohl internationales als auch nationales Personal). Er/sie muss Notfall-Sicherheitspläne für besondere Umstände wie Beschuss oder Angriffe oder Änderungen im Sicherheitskontext aktualisieren. Er/sie stellt die Datenerfassung in Bezug auf die Sicherheit in seinem/ihrem Einsatzgebiet sicher, erstellt Analysen und gibt diese an seine/ihre Person weiter Regelmäßig oder in dringenden Fällen auch auf Ad-hoc-Basis als unmittelbarer Vorgesetzter. Er überprüft, ob die ihm zur Verfügung stehenden materiellen und personellen Ressourcen ausreichen, um die optimale Sicherheit von Teams, Materialien und Begünstigten zu gewährleisten. Im Falle eines Sicherheitsvorfalls , (unabhängig davon, ob es stattgefunden hat oder vermieden wurde), stellt er/sie sicher, dass die Informationen unverzüglich an seinen/ihren direkten Vorgesetzten weitergeleitet und gemäß den PUI-Richtlinien gemeldet werden. Er/sie ist für die Erstellung eines Vorfallberichts verantwortlich wird unverzüglich an seinen Vorgesetzten weitergegeben. Er/sie ist für die Überwachung der Arbeit des Sicherheits- und Verbindungsbeamten verantwortlich. Er/sie stellt sicher, dass dieses Personal über alle notwendigen Werkzeuge verfügt, um gute Beziehungen zu lokalen Verwaltungs- oder Sicherheitsakteuren aufzubauen und aufrechtzuerhalten.3. Interne und externe Koordination und Vertretung. Er/sie sammelt, analysiert und verbreitet intern relevante Informationen über den humanitären Kontext, identifizierte Bedürfnisse, Regierungsrichtlinien und Stakeholder-Aktivitäten, um die Programmplanung und Entscheidungsfindung zu unterstützen. Er/sie unterstützt die Mitglieder des Programmteams bei externen Treffen und deckt bei Bedarf die Abwesenheit der Cluster-verantwortlichen Kollegen ab; er/sie beteiligt sich aktiv an der Informationsbeschaffung und -präsentationation für interne Service-Mapping; Er/sie unterstützt das Basisprogrammteam bei Empfehlungs-Mappings, mit Schwerpunkt auf Organisationen der Zivilgesellschaft.4. Verbindung und Zusammenarbeit mit lokalen Behörden auf Oblast-Ebene. Er/sie unterstützt das Basismanagement und das Programmteam beim Aufbau und der Pflege von Kontakten mit lokalen Behörden auf Oblast-, Rajon- und Hromada-Ebene sowie bei der ordnungsgemäßen Nachverfolgung. Er/sie unterstützt die Basis Management bei Treffen mit lokalen Behörden; Er/sie beteiligt sich aktiv an der Datenerfassung über die Erfolge von PUI-Aktivitäten in Interventionsbereichen und verfolgt dies bei Bedarf durch die lokalen Behörden;5. STELLEN SIE LOGISTISCHE, ADMINISTRATIVE UND FINANZIELLE UNTERSTÜTZUNG FÜR DIE BASIS SICHER. Mit Unterstützung des Logistikteams der Vase stellt er/sie sicher, dass die Bedürfnisse der Unterstelle erfüllt werden (Unterstützung, Programmierung) und richtet diese Bedürfnisse jeden Monat an den Verwaltungs- und Finanzmanager. Dabei stellt er sicher, dass alle Spender- und internen Verfahren eingehalten werden und dass die Verpflichtungen mit den verfügbaren Budgets im Einklang stehen. Er/sie stellt sicher, dass das Büro mit der für die Arbeit erforderlichen Mindestinfrastruktur (Büros und Wohnungen, Geschäfte, Apotheke und Überwinterungsräume) ausgestattet ist Ausführung der Arbeiten und Unterbringung der Teams unter optimalen Sicherheitsbedingungen. Er/sie ist für die Kostenoptimierung verantwortlich; und nutzt dazu die Budgetverfolgung; Er/Sie sorgt für ausreichende finanzielle Ressourcen für den Betrieb der Basis. Im Hinblick auf die Budgetüberwachung beteiligt er/sie sich an teambasierten Analysen (zusammen mit der technischen, administrativen und logistischen Leitung) und ist dafür verantwortlich, Anomalien zu erkennen und Anpassungen an seinem/ihrem Personal vorzuschlagen Direkter Vorgesetzter und dem Verwaltungs- und Finanzkoordinator. Er stellt sicher, dass die Buchhaltungsprozesse von der Verwaltungsabteilung in der Zweigstelle eingehalten und dem Verwaltungs- und Finanzmanager gemäß dem vereinbarten Kalender mitgeteilt werden. Gemeinsam mit dem Verwaltungs- und Finanzmanager Er/sie stellt sicher, dass in der Außenstelle ein System der internen Aufsicht vorhanden ist. Er/sie stellt die Einhaltung der Verfahren zur Übernahme von Ausgabenverpflichtungen sicher und beteiligt sich am Prozess der Bestätigung von Bestellungen. Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten: ERFORDERLICH. Humanitäre Werte/humanitär Verhandlungen WÜNSCHLICH: Hochschulabschluss in relevantem Bereich (Politikwissenschaft, Verwaltungsmanagement, aber nicht nur) BERUFSERFAHRUNG ERFORDERLICH - Min. 2 Jahre Arbeit im NGO-Sektor WÜNSCHLICH – Erfahrung mit PUI, Erfahrung mit INGOs, Erfahrung in Logistik, Erfahrung mit Projektmanagement ERFORDERLICHE WISSEN UND FÄHIGKEITEN – Sehr gute Schreibfähigkeiten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten WÜNSCHLICH – Fähigkeit und Interesse, neue Sprachen zu lernen und sich anzupassenSPRACHEN ERFORDERLICH – Ukrainisch, Sehr gutes EnglischWÜNSCHBAR – Russische SOFTWARE ERFORDERLICH - Office-Paket WÜNSCHLICH - Excel / Word *********** Erforderliche persönliche Eigenschaften ********* (Passung ins Team, Eignung für den Job und die Aufgabe) - Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Übernahme der Initiative und Übernahme von Verantwortung in einem proaktiven Ansatz – Eigenmotiviert, flexibel und anpassungsfähig an die Bedürfnisse des Teams und der Organisation – Starkes Engagement für humanitäre Grundsätze – Stressresistenz – Diplomatie und Aufgeschlossenheit – Gute analytische Fähigkeitens- Organisation und Fähigkeit, Prioritäten und unterschiedliche Arbeitsbelastungen zu verwalten. - Fähigkeit, effektive und zeitnahe Ergebnisse zu gewährleisten. - Problemlösungs- und Führungskompetenzen und historische MerkmaleBEDINGUNGENBeginnzeitpunkt: SO SCHNELLWIE BEWERBEN SIE SICH:Interessierte Bewerber sollten ihren Lebenslauf und ihr Anschreiben auf Englisch einreichen, einschließlich mindestens 2 Referenzkontakten. Es werden nur Kandidaten kontaktiert, die in die engere Auswahl kommen. PUI behält sich das Recht vor, die Stelle vor dem letzten Tag der Bewerbungseinreichung zu schließen.- HR Manager