Leiter der Abteilung Verwaltung und Finanzen/Stellvertretender Landesdirektor in Help – Hilfe zur Selbsthilfe Ukraine

Hilfe – Hilfe zur Selbsthilfe: Wir sind eine gemeinnützige, unabhängige Organisation, die während des Krieges in Afghanistan 1981 gegründet wurde und heute weltweit in 26 Ländern aktiv ist. Help leistet schnelle Hilfe im Katastrophenfall, nachhaltigen Wiederaufbau und langfristige Entwicklungshilfe für und mit Menschen in Not, insbesondere in Afrika, Asien und Europa. Help leistet derzeit Nothilfe für Opfer in der Ukraine und für ukrainische Flüchtlinge in Moldawien. Zusammen mit seinen starken lokalen Partnerorganisationen ist es in 16 Oblasten aktiv und leistet humanitäre Hilfe durch WASH-Aktivitäten, medizinische/psychologische Unterstützung, Wohnungsunterstützung, Winterhilfseinsätze und tierärztliche Unterstützung. Kurze Fakten: Dienstort: ​​Repräsentanzbüro Kiew, Ukraine, mit Unterstützungsbesuchen vor OrtBerichterstattung an: Landesdirektor (CD) Ukraine Stellvertreter des Landesdirektors bei Abwesenheiten wie Urlaub, Reisen, Krankheit usw. Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche Dauer: 1 Jahr mit der Möglichkeit einer VerlängerungGesamtberufszweckDie Position ist Teil des leitenden Führungsteams und bietet enge Unterstützung und Finanzmanagement gemäß den Richtlinien und Strategien von HELP in der Ukraine. Die Position trägt die Gesamtverantwortung für alle Finanz-, Verwaltungs- und Beschaffungsprozesse im Einklang mit den Richtlinien und Verfahren des HELP, die Einhaltung der Geberrichtlinien und -vorschriften, die Bereitstellung von Unterstützung bei der Verwaltung von Zuschüssen sowie die interne und externe Berichterstattung zu diesen Aspekten. Der Leiter der Verwaltungs- und Finanzabteilung überwacht die nationale Ebene Mitarbeiter in seiner Abteilung und arbeitet eng mit den verschiedenen Programmteams in allen Fragen im Zusammenhang mit Beschaffung, Finanzen und Budgetierung zusammen und sorgt gleichzeitig für eine genaue Finanzkontrolle. Hauptaufgaben: Finanzmanagement Unterstützen Sie das CD bei der ordnungsgemäßen Implementierung der Finanzsysteme von HELP, um sicherzustellen, dass bei Bedarf zeitnahe und genaue Finanzberichte an die Zentrale gesendet werden, und um die entsprechende Überwachung zu gewährleisten Cashflow und regelmäßige Überwachung der Budgetplanung und Ausgaben. Überwachen und stellen Sie sicher, dass Buchhaltungssysteme aufrechterhalten werden, um die Informationen bereitzustellen, die für die Planung, Überwachung und Berichterstattung für den Programmbetrieb, für den Schutz von Vermögenswerten, die Erfüllung von Verbindlichkeiten und rechtlichen Verantwortlichkeiten erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien und Verfahren vonHelfen , Finanzvorschriften und die Rechnungslegungs- und Kostenkontrollmechanismen von WINPACCS werden verstanden und vollständig eingehalten. Überwachen Sie die rechtzeitige Erstellung aller obligatorischen Monats-/Quartals- und Jahresabschlüsse, einschließlich der monatlichen Finanz- und Managementberichte für das CD und das Hauptquartier. Zusammenarbeit mit dem CD und der Hauptquartier-PA, als Leitung um die finanzielle, personelle und administrative Integrität des Programms sicherzustellen. Stellen Sie sicher, dass auf Programmebene hochwertige Finanz- und Verwaltungssysteme (gemäß den HELP-Standardrichtlinien) eingerichtet sind und funktionieren. Kommunizieren Sie mit verschiedenen Abteilungen (Programm, Logistik, Außenstellen) und Büros, um dies zu überwachen Jeder legt monatliche Budgetprognosen vor. Basierend auf den im Land verfügbaren Barmitteln und geplanten Ausgaben sowie in Rücksprache mit CD, rechtzeitig genehmigte monatliche Mittelanträge an die Zentrale senden. Mit Unterstützung von Finanz-/Beschaffungsmanagern und -beamten erstellen Sie monatliche/vierteljährliche Papier- und elektronische (über WINPACCS) Berichte Ermitteln Sie die Ausgaben anhand des/der Projektbudgets und senden Sie diese rechtzeitig zusammen mit Kopien aller Belege in Papierform und anderer ausgabenbezogener Unterlagen an die Zentrale. Erstellen Sie verschiedene monatliche Gehaltsabrechnungen, verifizieren Sie sie per CD und senden Sie elektronische und gedruckte Versionen an die Zentrale. Unterstützen Sie alle relevanten Personen und führen Sie fortlaufende Einweisungen durch Mitarbeiter über die Finanzabläufe und stellen sicher, dass das Landesteam geschult ist und die Finanz- und Verwaltungsrichtlinien einhält. Überwachen Sie alle Zahlungen im Land an Vertragspartner, Lieferanten und Kollegen sowie die Erstattung genehmigter Ausgaben. Pflegen Sie alle HELP-Bankkonten im Land und richten Sie entsprechend neue Konten ein Das Programm erfordert die Zusammenarbeit mit CD. Stellen Sie sicher, dass lesbare monatliche Kontoauszüge eingeholt und zusammen mit der monatlichen/vierteljährlichen Finanzdokumentation zur Prüfung eingereicht werden. Überwachen Sie die Umsetzung des Beschaffungsplans, der auf laufende und geplante Projekte abgestimmt ist. Überwachen Sie die Finanz- und Beschaffungsabteilungen. Stellen Sie die Ausrichtung und Einhaltung der örtlichen Gesetze sicher und Gesetzgebung durch Einbeziehung von Rechtsexperten. VerwaltungÜberwacht mit dem CD, dass standardmäßige Help-Verwaltungsverfahren und -Richtlinien eingehalten und für reguläre Verwaltungsangelegenheiten verwendet werden, einschließlich der Bereitstellung von Rechtsdokumenten, die von den zuständigen Behörden angefordert werden. Befolgen Sie alle Mietverträge, einschließlich der HELP-Büros und Fahrzeuge usw. um bei Bedarf eine rechtzeitige Erneuerung solcher Vereinbarungen sicherzustellen. Gemeinsam mit CD die gesetzlichen Anforderungen von HELP für die Registrierung und den Betrieb im Land einhalten. Direkte HR-/Finanz-/Verwaltungsunterstützung bei Einsätzen vor Ort in Bereichen bereitstellen, bei denen Lücken bestehen. Reisen innerhalb des Programms, um die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren zu überwachen und zu überprüfen Aufgaben im Zusammenhang mit der operativen Unterstützung und arbeiten eng mit den Außendienstmitarbeitern zusammen, um den operativen Aspekt des Programms zu verbessern. AssistCD sorgt für die rechtliche Einhaltung aller lokalen Steuer- und Arbeitsvorschriften in Bezug auf Arbeitsverträge. Organisatorische Prozesse und Kommunikation. Sorgen Sie für eine regelmäßige Kommunikationszusammenarbeit/-unterstützung mit Teamleitern und PMs, um diese zu verbessern Projektabwicklung. Halten Sie regelmäßige Teambesprechungen sowie Besprechungen zur operativen Unterstützung ab, um Klarheit und Planung zu gewährleisten. Führen Sie kurze Verwaltungs-/Finanzschulungen für Außendienstteams durch. Bereitstellen von Informationen für externe Berichte und/oder Gebervorschläge sowie bei der Erstellung tragfähiger neuer Vorschläge und Budgets für zukünftige Zuschüsse. Repräsentieren Sie HELP bei State/ Treffen auf nationaler Ebene mit wichtigen Interessengruppen. Erforderliche Qualifikationen und Erfahrung. Hochschulabschluss in einem Finanz- oder Managementbereich. Ukrainischer Staatsangehöriger oder Inhaber einer Aufenthaltserlaubnis in der Ukraine. Mindestens 7 Jahre Erfahrung auf einer ähnlichen Ebene/Position mit Schwerpunkt auf Finanzmanagement bei einer INGO/UN-Agentur oder einer relevanten privaten Einrichtung wie einer Bank oder einer Zweigstelle eines internationalen Unternehmens in der Ukraine. Kenntnisse B. das Auswärtige Amt, ECHO, UN-Agenturen und andere institutionelle Geber. Starke Führungsqualitäten, konzeptionelle und analytische Fähigkeiten kombiniert, nachgewiesene Organisations-, Management- und Aufsichtsfähigkeiten. Teamorientiert, flexibel und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Fortgeschrittene Computerkenntnisse , insbesondere Excel- und Buchhaltungsprogramme (vorzugsweise WINPACCS/ oder SAGE). Schulungs-, Coaching- und Mentoring-Fähigkeiten. Kann in einer instabilen, sich schnell ändernden und unsicheren Umgebung in einem andauernden Konflikt arbeiten. Erfahrungen und Kenntnisse des ukrainischen Kontexts aus dem Privatsektor wären von Vorteil. Sprachkenntnisse: Ukrainisch und Englisch.