Manager für Zuschüsse und Berichterstattung in Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polish Humanitarian Action (PAH) ist derzeit auf der Suche nach einem Grants & Reporting Manager, der die Umsetzung der Projekte unterstützt.

Allgemeine Informationen:

• Organisation: Polish Humanitarian Action (PAH), internationale Nichtregierungsorganisation mit Sitz in Warschau und Vertretung in der Ukraine
• Position: Grants & Reporting Manager 
• Standort: Kiew mit regelmäßigen Besuchen vor Ort 
• Stellenbedingungen: Vollzeit
• Art der Stelle: Arbeitsvertrag
• Antrittsdatum: so schnell wie möglich
• Dauer: 12 Monate (3 Monate Genehmigungszeitraum) mit Möglichkeit zur Verlängerung 

Über PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die weltweit humanitäre Hilfe und Entwicklungshilfe leistet. Seit 1992 führt PAH Programme in 52 Ländern durch, die eine nachhaltige und stabile Entwicklung von Regionen unterstützen, die unter den Folgen bewaffneter Konflikte, Naturkatastrophen und anderer humanitärer Krisen leiden. 

PAH ist seit August 2014 in der Ukraine tätig und verfügt mit einem breiten Netzwerk von Partnern und Gebern über eine einzigartige Position, um in dieser Krise den am stärksten vom Konflikt betroffenen Menschen humanitäre Hilfe zu leisten. PAH leistet Hilfe für bedürftige Menschen, insbesondere Binnenvertriebene, ältere Menschen und alleinerziehende Mütter, und arbeitet in den Bereichen Schutz/Interessenvertretung, WASH, Ernährungssicherheit/MCPA, Notunterkünfte/NFI und MHPSS. PAH Ukraine weitet seine Operationen als Reaktion auf den bewaffneten Konflikt rasch aus und sucht dynamische Kandidaten, die sich in einem sich schnell verändernden Umfeld wohlfühlen und bestrebt sind, ihre Operationen schnell auszuweiten.

Besuchen Sie https://www.pah.org.pl/en für weitere Informationen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Zuschussverwaltung und Compliance:

• Überwachen Sie den gesamten Zuschusslebenszyklus für zugewiesene Projekte, von der Prüfung der Möglichkeiten und der Angebotsentwicklung bis hin zur Umsetzungsverfolgung, Änderungen, Berichterstattung und Abschluss.
• Stellen Sie die Einhaltung sicher Spenderanforderungen, interne PAH-Verfahren, vertragliche Verpflichtungen, Einreichungsfristen und Dokumentationsstandards in Zusammenarbeit mit dem Compliance-Team.
• Pflege und weitere Stärkung von Zuschussverwaltungssystemen, einschließlich Zuschuss-Trackern, Berichtskalendern, Aktionspunkten, Änderungsprotokollen und zugehörigen internen Kontrolltools.
• Identifizieren Sie zuschussbezogene Risiken, Engpässe und Compliance-Lücken und eskalieren Sie Probleme mit klaren vorgeschlagenen Abhilfemaßnahmen an das HoP und relevante Manager.
• Stellen Sie sicher, dass PAH-finanziert und von Spendern finanziert Zuschüsse folgen einheitlichen Standards für Planung, Dokumentation, Überprüfung und Berichterstattung.

Geberberichterstattung, Änderungen und Vorschlagsentwicklung:

• Koordinieren Sie die Vorbereitung, Qualitätsprüfung und rechtzeitige Einreichung von narrativen Eingaben und anderen zuschussbezogenen Dokumentationen in enger Abstimmung mit Programm-, MEAL-, IM-, Finanz-, Betriebs- und Partnerschafts-/Untervergabeteams.
• Unterstützungdie Vorbereitung, Überprüfung und Einreichung von Vorschlägen, Konzeptnotizen, Änderungen, Kostenerweiterungen und anderen spenderorientierten Dokumenten, um Reaktionsfähigkeit, Kohärenz und Compliance zu gewährleisten.
• Leiten Sie Antworten auf Spenderfeedback, Klärungsanfragen und Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit Vorschlägen, Berichten und der Projektumsetzung.
• Stellen Sie strukturierte Anleitungen zu Förderfristen, Überprüfungsschritten und Verantwortlichkeiten bereit, damit wichtige Ergebnisse vorhersehbar und zeitnah vorbereitet werden Art und Weise.

Stakeholder-Engagement und Geberkommunikation:

• Fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für die tägliche Geberkommunikation zu zugewiesenen Zuschüssen, im Einklang mit internen Kommunikationsvereinbarungen und unter der Aufsicht des HoP.
• Pflegen Sie eine regelmäßige Kommunikation und ein Beziehungsmanagement mit relevanten Gebervertretern und externen Interessengruppen, einschließlich der Unterstützung von Gebertreffen, Koordinationsveranstaltungen und Networking im Zusammenhang mit den Prioritäten von PAH Ukraine.
• Tragen Sie dazu bei Spenderkartierung, Finanzierungsidentifizierung, externe Engagementplanung und Pflege zukünftiger Finanzierungsmöglichkeiten im Einklang mit der Strategie des Landesbüros.
• Unterstützen Sie die Vorbereitung von Spenderkommunikationsmaterialien und stellen Sie sicher, dass externe Nachrichten mit dem HoP und anderen relevanten Funktionen koordiniert werden.

Teamüberwachung und interne Koordination:

• Bieten Sie dem Grants & Reporting-Team technische und tägliche Aufsicht, einschließlich Arbeitsplanung, Priorisierung, regelmäßige Check-ins, Fehlerbehebung und Qualität Sicherheit.
• Unterstützen Sie die Rekrutierung, Einarbeitung und Leistungsverfolgung von Mitgliedern des Grants & Reporting-Teams, wie von der Organisation gefordert.
• Sorgen Sie für eine regelmäßige und strukturierte Koordination mit dem HoP und sorgen Sie für enge Arbeitsbeziehungen mit Gebietsleitern, Sektorleitern, MEAL, IM, Finanzen, Betrieb und Partnerschaften/Sub-Granting-Teams.
• Erleichtern oder unterstützen Sie regelmäßige Treffen zur Überprüfung von Zuschüssen und andere Koordinierungsräume, die erforderlich sind, um die Umsetzung, Geberanforderungen und Berichtseingaben aufeinander abzustimmen Funktionen.
• Beitrag zur Entwicklung und Verbesserung von Arbeitsabläufen, SOPs, Vorlagen und internen Leitlinien im Zusammenhang mit der Verwaltung von Zuschüssen, der Berichterstattung und der Geberkommunikation.

Partnerschaftsgeführtes Zuschussmanagement:

• Sorgen Sie für ein kohärentes Management von Zuschussprozessen bei von Gebern finanzierten Projekten, einschließlich einer strukturierten Dokumentation der Geberkommunikation, Änderungen, Berichtsanforderungen und internen Folgemaßnahmen.
• Koordinieren Sie sich eng mit Partnerschaften / Untervergabe-, Programm- und Compliance-bezogene Funktionen, sodass partnerbezogene Zuschussprozesse mit den Zuschussverwaltungs- und Überprüfungsmechanismen auf PAH-Ebene in Einklang gebracht werden.
• Unterstützen Sie einen einheitlichen Arbeitsablauf für von Partnern geleitete Zuschussüberprüfungen und stellen Sie sicher, dass die Eingaben der Partner bei Bedarf in Planung, Meetings und Geberleistungen auf PAH-Ebene berücksichtigt werden.

Der Grants & Reporting Manager wird auf der Grundlage der unten beschriebenen Qualifikationsanforderungen ausgewählt:

• Höhere Berufsausbildung in der relevante Studienrichtung (Master, Fachstudium).
• Mindestens 5 Jahre of zunehmend verantwortungsvolle Erfahrung in der Verwaltung von Zuschüssen, der Geberberichterstattung, der Entwicklung von Vorschlägen oder einer verwandten Rolle in der humanitären oder entwicklungsbezogenen Programmierung.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung komplexer Geberportfolios und der Koordinierung funktionsübergreifender Zuschussprozesse.
• Ausgeprägtes Verständnis der Geber-Compliance, Zuschussverwaltungssysteme, Berichtsanforderungen und Dokumentationsstandards.
• Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern und der effektiven Arbeit in Matrix-Managementstrukturen.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig Reaktionsfähigkeit, Koordination und Qualitätskontrolle aufrechtzuerhalten über mehrere Prioritäten hinweg.
• Erfahrung mit partnerschaftlicher Programmierung und Untervergabe ist ein großer Vorteil.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (ist ein Muss) und Ukrainisch.

Was PAH bietet:

• Möglichkeit, Erfahrungen in einer professionellen und flexiblen internationalen NGO zu sammeln, einer der größten Organisationen in Mittel- und Osteuropa.
• Arbeiten Sie dynamisch und motiviert Team.
• Freiwillige Krankenversicherung, die vollständig von der Organisation übernommen wird.
• Kostenlose Englischkurse und andere Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Umfassendes Sozialleistungspaket gemäß der ukrainischen Gesetzgebung.
• Flexible Arbeitsregelungen.
• Zugang zu vertraulichen psychologischen Unterstützungssitzungen bei Bedarf.
• Zusätzliche freie Tage anlässlich gesetzlicher und religiöser Feiertage in der Ukraine.

Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung

Unsere Organisation hält sich an die Grundsätze der Gleichheit, der Achtung der Menschenwürde und der Nichtdiskriminierung gemäß der Gesetzgebung der Ukraine.

Wir tolerieren keine Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Familienstand, Schwangerschaft, Elternstand, Behinderung, Gesundheitszustand, Rasse, Hautfarbe, ethnischer oder nationaler Herkunft, Staatsbürgerschaft, Sprache, Religion oder anderen Überzeugungen, sexueller Orientierung oder anderen Merkmalen.

Alles Kandidaten werden ausschließlich auf der Grundlage ihrer beruflichen Kompetenzen und ihrer Übereinstimmung mit den Stellenanforderungen beurteilt.

  Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen

Die Organisation ist offen für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen und sorgt für gleiche Chancen bei der Teilnahme am Einstellungsprozess.

Bei Bedarf sind wir bereit:

• für angemessene Arbeitsplatzvorkehrungen zu sorgen.
• die Einstellung anzupassen
• Erwägen Sie flexible Arbeitszeiten oder Fernarbeitsregelungen;
• Schaffen Sie sichere und zugängliche Arbeitsbedingungen, die den individuellen Bedürfnissen entsprechen.

Wie Sie sich bewerben:

Wenn Sie sich für diese Stelle bewerben möchten, senden Sie uns bitte die folgenden auf ENGLISCH vorbereiteten Dokumente:

• Kurzer Lebenslauf (max. 2 Seiten) mit relevanten Informationen zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung;
• Kurzer Lebenslauf Anschreiben;
• Gehaltsvorstellung;
• Angabe Ihrer Verfügbarkeit für den Beginn Ihrer Tätigkeit bei PAH;
• Drei Referenzen.

Bewerbungsschluss ist 19. April 2026.

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommenDie Bewerber werden kontaktiert und zu Vorstellungsgesprächen eingeladen.

Bitte beachten Sie: Aufgrund der Dringlichkeit, die Stelle zu besetzen, erfolgt die Einstellung fortlaufend und PAH behält sich das Recht vor, vor Ablauf der Frist einzustellen.