Fördermittelmanager in DAI

ProjekthintergrundDAI Global führt die von USAID finanzierte Governance and Local Accountability (HOVERLA)-Aktivität mit Sitz in Kiew, Ukraine, durch. Der Zweck der HOVERLA-Aktivität besteht darin, die Schaffung ukrainischer lokaler Governance-Systeme und -Prozesse zu erleichtern, die eigenständiger, gegenüber den Bürgern rechenschaftspflichtiger, integrativer und dienstleistungsfähiger sind. Die Aktivität hat drei Ziele: Ziel 1: Das System der lokalen Selbstverwaltung der Ukraine wird zunehmend institutionalisiert und effektiv. Ziel 2: Selbstständigere subnationale Verwaltung. Ziel 3: Bürger spielen eine immer einflussreichere Rolle in lokalen Verwaltungsprozessen. Positionsübersicht: Der Grants Manager berichtet an den Grants Director und ist Verantwortlich für die Einwerbung, Entwicklung und Umsetzung von HOVERLA-Zuschussaktivitäten und Sicherstellung der Einhaltung aller geltenden USAID- und DAI-Vorschriften, -Richtlinien und -Verfahren. Der Grants Manager verwaltet alle Dokumentationen und Aufzeichnungen zur Zuschussverwaltung im Zusammenhang mit der Einholung, Vergabe, Umsetzung, Überwachung und Abwicklung von Zuschüssen in den HOVERLA-Verwaltungssystemen und verfolgt den Fortschritt, die Zahlungen und den Abschluss einzelner Zuschüsse gemäß der Zuschussvereinbarung. Der Grants Manager fungiert als Anlaufstelle für alle Vertrags-, Budget-, Finanz-, Compliance- und Kapazitätsentwicklungsfragen zu einzelnen Zuschüssen und arbeitet während des gesamten Zuschusszyklus eng mit dem technischen Leiter/Programmentwicklungsbeauftragten (PDO) zusammen, der als Anlaufstelle fungiert für alle technischen/programmatischen Fragen im Rahmen des jeweiligen Zuschusses. Ziele und Pflichten: Zu den Verantwortlichkeiten des Zuschussmanagers gehören unter anderem: Sicherstellung der Einhaltung des genehmigten HOVERLA-Zuschussprogrammhandbuchs, der referenzierten USAID-Vorschriften und -Richtlinien sowie der DAI-Richtlinien und -Verfahren. Systeme und interne Kontrollen. Überwachen Sie die Subunternehmer- und Zuschussbeauftragten. Bieten Sie den Zuschussbeauftragten Anleitung, Unterstützung und Coaching zur Einhaltung, Verwaltung und Umsetzung von Zuschüssen sowie den Subunternehmern und Zuschussbeauftragten zur Beschaffung und Untervertragsverwaltung. Koordinieren und gewährleisten Sie die Integrität und Wirksamkeit des Zuschussbewerbungs- und Vergabeverfahrens. Koordinieren Sie die Erstellung und Herausgabe der Bekanntmachungen über Fördermöglichkeiten (NOFO), der Antragsanfragen (RFA) und der jährlichen Programmabrechnungen (APS) und stellen Sie sicher, dass die Antragsteller das Verfahren und die geltenden Anforderungen einhalten. Koordinieren und moderieren Sie die Sitzungen des Auswahl-/Bewertungsausschusses für Zuschüsse und nehmen Sie als nicht stimmberechtigtes Mitglied teil. Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Aushandlung von Bedingungen, Konditionen, Standardbestimmungen und Budgets für die Gewährung von Zuschüssen und ggf. Änderungen, wobei der Schwerpunkt auf der Analyse der Budgetschätzungen liegt, um dies sicherzustellen Alle Kosten entsprechen den USAID- und DAI-Vorschriften und -Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass die Zuschussempfänger die relevanten USAID- und DAI-Richtlinien, -Verfahren und Berichtsanforderungen erhalten und verstehen. Arbeiten Sie mit potenziellen Zuschussempfängern und technischen Leitern/PDOs von HOVERLA zusammen, um die Zuschussbudgets zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle Kosten angemessen sind , zuordenbar, zulässig und im Einklang mit dem Arbeitsumfang des Stipendiums. Führen Sie vor der Vergabe eine Festlegung der Verantwortung durch, um zu prüfen, ob ein potenzieller Stipendiat über ausreichende Management- und Finanzkapazitäten sowie interne Kontrollen für eine erfolgreiche Umsetzung verfügtund ihre Finanzhilfevereinbarung einhalten und bei Bedarf Abhilfemaßnahmen in Bezug auf die Management-, technischen, finanziellen und administrativen Kapazitäten der Organisation vorschlagen. Sammeln und/oder entwickeln Sie zugehörige unterstützende Dokumentation/Unterlagen und sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen. Bereitstellung und/oder Koordinierung der Bereitstellung technischer und administrativer Unterstützung beim Aufbau von Kapazitäten von Zuschussempfängern für eine effektive Zuschussverwaltung. Leiten Sie die Entwicklung und Ausführung von Zuschussvereinbarungen gemäß den geltenden Richtlinien und Vorschriften. Stellen Sie sicher, dass der Zuschussempfänger vollständige und pünktliche Lieferungen vorlegt und dass diese vom technischen Leiter/PDO überprüft und genehmigt werden. Überprüfen Sie alle Belege des Zuschussempfängers – Zahlungs- oder Erstattungsanträge – auf Richtigkeit, Konformität und ausreichende Details, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen Zuschussvereinbarung und Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung von HOVERLA bei der Vorbereitung und Abwicklung von Zuschusszahlungen (Auszahlungen). Überwachen Sie die Zuschussfinanzen, um sicherzustellen, dass die Zuschussausgaben mit den Zuschussobergrenzen übereinstimmen. Ergreifen Sie proaktive Maßnahmen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Arbeiten Sie eng mit und gegebenenfalls mit dem Untervertrags- und Zuschussbeauftragten (Sachzuschüsse) zusammen. Berichten Sie nach Bedarf über den Fortschritt und Status von Zuschüssen. Beheben Sie Herausforderungen bei der Zuschussverwaltung mit Zuschussempfängern, technischem Personal, COP und USAID Auf Anfrage/nach Bedarf. Überwachen Sie die Umsetzung der Aktivität durch regelmäßige Kommunikation mit den Zuschussempfängern und ggf. Besuche vor Ort. Verwalten Sie die Verfahren zum Abschluss von Zuschüssen – arbeiten Sie eng mit dem Zuschussempfänger und dem technischen Leiter/PDO zusammen, um einen rechtzeitigen Abschluss, eine Disposition und eine endgültige Genehmigung sicherzustellen Berichterstattung und Durchführung der erforderlichen Prüfung von Zuschussdateien und Finanzen in TAMIS und auf SharePoint. Leitung der Entwicklung und regelmäßigen Aktualisierung von Analysetools zur Preisangemessenheit (z. B. Standardbudgetsätze). Zusammenarbeit mit dem Zuschussdirektor bei der Anpassung und Verbesserung der Zuschussverwaltungssysteme des Projekts (TAMIS). , SharePoint usw.). Führen Sie regelmäßige Prüfungen der Fördermitteldateien (physisch, digital und TAMIS) durch und stellen Sie sicher, dass diese „prüfungsbereit“ sind. Weitere vom Fördermitteldirektor zugewiesene Aufgaben, die mit dem Gesamtschwerpunkt der Aufgabe übereinstimmen. Qualifikationen: Master-Abschluss in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen, Finanzen oder einem verwandten Bereich. 9+ Jahre einschlägige Berufserfahrung und zunehmende Verantwortung in den Bereichen Fördermittelverwaltung, Finanz- und Rechnungswesen und/oder Projektabwicklung, vorzugsweise im Rahmen von USAID-finanzierten internationalen Entwicklungsprogrammen. 3+ Jahre Erfahrung in der Verwaltung großer und komplexer USAID-finanzierter Zuschussprogramme. Starke Analyse-, Problemlösungs- und Budgetierungsfähigkeiten, operativer und Compliance-Fokus sowie Genauigkeit bei der Verwaltung von Budgets, Cashflows und großen Datenmengen. Ein energischer, kreativer Mensch Person mit hohen ethischen Standards und einem angemessenen professionellen Image. Fähigkeit, effektiv auf zeitkritische Anfragen zu reagieren. Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Gute Computerkenntnisse (MS Office). Englischkenntnisse. Zeig mehr Zeige wenigerPositionsebene Oberstufe der Sekundarstufe Art der Anstellung Vollzeit Berufliche Verantwortlichkeiten Geschäftsentwicklung und Beratung Branchen Internationaler Handel und Entwicklung