Beauftragter für Zuschüsse und Finanzen in Plan International

Rollenzweck und Hintergrund

Der Konflikt in der Ukraine führt zu einer großen humanitären Krise, bei der über 4 Millionen Menschen in Nachbarländer geflohen sind und Millionen innerhalb der Ukraine vertrieben wurden. Plan International reagiert auf die Krise und arbeitet mit Organisationen der Zivilgesellschaft in der Ukraine, Polen, Rumänien und Moldawien zusammen, um die wichtigsten Bedürfnisse der von der Krise Betroffenen sowie der Aufnahmegemeinschaften zu erfüllen.

Plan International ist seit Juli 2022 in der Ukraine präsent und hat Partnerschaften mit Organisationen der Zivilgesellschaft aufgebaut, um sicherzustellen, dass nationale Akteure mit technischer Unterstützung, Best Practices und flexiblen Ressourcen ausgestattet sind, wobei der thematische Schwerpunkt vor allem auf Kinderschutz, Bildung sowie psychische Gesundheit und Psychosozialität liegt Unterstützung.

Dimensionen der Rolle

Der Stelleninhaber ist für Zuschüsse und Finanzmanagement für die Umsetzung von geberfinanzierten Projekten verantwortlich – einschließlich der Finanzverwaltung und des Kapazitätsaufbaus der Partner. Darüber hinaus ist der Stelleninhaber dafür verantwortlich, die Spender-/PII-Anforderungen und die ukrainische Gesetzgebung bei allen Finanztransaktionen zu überprüfen und sicherzustellen. Finanzielle Einkommens- und Budgetverwaltung des Landes, Berichterstattung und Analyse von Zuschüssen, Besuche vor Ort und Aufbau von Partnerkapazitäten sowie Prüfung von Zuschüssen gemäß den Geberanforderungen. Der Stelleninhaber bietet außerdem technische Unterstützung und Beratung bei der effektiven Verwaltung von Zuschüssen im Einklang mit den strengen Compliance-Anforderungen der Spender.

Verantwortlichkeiten

• Bieten Sie finanzielle Unterstützung für das Programm und das technische Team zusammen mit verschiedenen implementierenden NGO-Partnern der PIU. 
• Aktualisieren und pflegen Sie alle Zuschussverwaltungsaspekte des Projekts in SAP, Hauptbudget, Einkommen, Zuschusseinstellungen usw. 
• Erstellen Sie einen monatlichen Finanzbericht des zugewiesenen Projekts in Spender- und Landeswährungen.
• Konsolidieren Sie monatliche Abgleichslisten für Zuschüsse.
• Unterstützen Sie Programm- und Finanzschwerpunkte bei der monatlichen Überwachung des Budgets im Vergleich zu den Ausgaben für die durch Zuschüsse finanzierten Projekte des Landes. Synthetisieren Sie Probleme auf Führungsebene.
• Stellen Sie sicher, dass die Projektdaten sowohl in SAP als auch in SAP BI korrekt integriert werden.
• Überwachen und koordinieren Sie die Finanzberichte der Partner zu den durch Zuschüsse finanzierten Projekten. Bereiten Sie einen erweiterten Liquidationsbericht für Partner vor. 
• Validieren und archivieren Sie die unterstützende Dokumentation des Finanzberichts. 
• Entwickeln Sie konsolidierte Finanzberichte zur Gewährleistung der Qualität, bevor Sie sie an externe Parteien weiterleiten. 
• Stellen Sie sicher, dass die Geberanforderungen für die Zuschussprojekte vollständig eingehalten werden.
• Unterstützen Sie die Verwaltung des Zuschussbudgets, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, und überwachen Sie aktiv die Ausgaben und die Minderausgaben. 
• Unterstützen Sie die Mitarbeiter des Programms bei allen Zuschuss- und Vertragsüberarbeitungen und -änderungen und kommunizieren Sie diese Probleme klar an die zuständigen Kollegen.
• Stellen Sie die rechtzeitige Überweisung der Zuschusseinnahmen gemäß den Vereinbarungen sicher.
• Unterstützt die Start-, Zwischen- und Abschlussprozesse von Zuschüssen im Einklang mit den Anforderungen von Plan International und den Gebern. 
• Koordinieren und erleichtern Sie die Prüfung des durch Zuschüsse finanzierten Projekts gemäß der vertraglichen Vereinbarung.
• WartungSorgen Sie für eine gute Kommunikation zwischen den Teams und stellen Sie sicher, dass effektive Kanäle für die interne und externe Kommunikation im Zusammenhang mit Zuschüssen eingerichtet und respektiert werden.
• Führen Sie den Kapazitätsaufbau bei der Verwaltung von Zuschüssen und Finanzausgaben durch, einschließlich der Regeln und Verfahren zur Einhaltung der Finanzvorschriften.
• Unterstützen Sie die Entwicklung und Pflege eines umfassenden Informationsmanagement- und Ablagesystems, das sicherstellt, dass alle Finanzdokumente der Geber ordnungsgemäß und auf dem neuesten Stand archiviert werden. 
• Arbeiten Sie mit dem Projektmanager, den Programmen und dem Finanzmanager zusammen, um die rechtzeitige Bereitstellung qualitativ hochwertiger Berichte sicherzustellen, die den Anforderungen von Spendern und Plan International entsprechen.
• Gemeinsam mit dem Finanzteam unterstützen Sie die technischen Programmleiter und Projektpartner dabei, die Anforderungen an die Finanzberichterstattung zu verstehen.  
• Führen Sie Schulungen zum Kapazitätsaufbau für Partnermitarbeiter durch, insbesondere für das Finanzmanagement. 

Wichtige Beziehungen

Landesfinanzmanager, Compliance-Beauftragter, Account-Team, Grants- und Finanzteam und Ukraine-Programmteam, relevante Kollegen aus dem Nationalbüro, Global Hub-Finanz- und Grants-Teams und Ukraine Response Hub-Team. Extern bestehen die wichtigsten Beziehungen zu anderen Agenturen (Umsetzungspartnern) und anderen Akteuren, die auf Notfälle reagieren.

Technisches Fachwissen, Fähigkeiten und Kenntnisse

Grundlegende Kenntnisse

• Entsprechende Erfahrung und Hochschulausbildung – von 2 bis 5 Jahren – im Finanzbereich:  Projektüberwachung, Berichterstattung; gewährt Finanzmittel; Finanzplanung und -analyse usw.
• Kenntnisse der relevanten ukrainischen Gesetzgebung.
• Kenntnisse über interne Kontrollen, Prüfung und/oder Finanzmanagement.
• Ausgeprägte Fachkenntnisse im Bereich Finanzsysteme. Beherrschung komplexer Finanzsysteme, einschließlich Buchhaltungspaketen für mehrere Währungen/ERP.
• Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit SAP 
• MS-Excel-Kenntnisse
• Erfahrung mit Projekten, die von internationalen Spendern finanziert werden 
• Kenntnisse der Anforderungen der wichtigsten Notfallspender und Erfahrung in der Budgetierung und Berichterstattung an Spender. 
• Nachweisbares Verständnis des humanitären Sektors und der Arbeitsweisen.
• Erfahrung mit der Arbeit in einer INGO oder NGO auf Feld- und/oder Landesbüroebene.

Grundlegende Fähigkeiten

• Ausgeprägte schriftliche und mündliche zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit Mitarbeitern mit unterschiedlichem Finanzverständnis zu kommunizieren.
• Gute Kenntnisse in Englisch und Englisch in Wort und Schrift Ukrainisch.
• Lösungsorientiert; in der Lage, die Arbeit effizient zu koordinieren und zu planen, um Fristen einzuhalten und effektiv Prioritäten zu setzen; Liefern Sie pünktlich und im Rahmen von Mehrdeutigkeiten.
• Fähig, unter Druck gut zu arbeiten; gedeiht in dynamisch fließenden Umgebungen: anpassungsfähig und proaktiv.
• Fähig, Netzwerke und Partnerschaften unter herausfordernden Bedingungen aufzubauen, um Höchstleistungen zu fördern.
• Werte, die im Team arbeiten und bereit sind, mehr Verantwortung zu übernehmen und Teammitglieder zu unterstützen. 
• MS-Excel-Kenntnisse
• Sensibilität für ein breites Spektrum an Kulturen und Kontexten
• Die Arbeit ist präzise, gründlich, methodisch und gut organisiert und selbstgesteuert.

Wesentliche Verhaltensweisen

• Der Strategie und den Werten von Plan International verpflichtet.
• Teamplayer, schätzt Interkulturalität und Diversität.
• Gute Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen.
• Kommiert klar und effektiv.
• Kann unter extremem Druck ruhig arbeiten, ist unbeständig und In einer unsicheren Umgebung und zu unvorhersehbaren (langen) Stunden während der Notfallreaktion.
• Ist hartnäckig und stellt sicher, dass Probleme gelöst werden.
• Zeigt Ehrlichkeit und Transparenz, indem er sich selbst und andere zur Rechenschaft zieht, um vereinbarte Ziele und die Verhaltensstandards von Plan einzuhalten

Die Werte von Plan International in der Praxis

Wir sind offen und rechenschaftspflichtig

Wir schaffen ein Klima des Vertrauens im Inneren und außerhalb der Organisation durch Offenheit, Ehrlichkeit und Transparenz. Wir verpflichten uns und andere zur Rechenschaft für die Entscheidungen, die wir treffen, und für unseren Einfluss auf andere, während wir tun, was wir versprechen.

Wir streben nach nachhaltiger Wirkung

Wir streben danach, einen signifikanten und dauerhaften Einfluss auf das Leben von Kindern und Jugendlichen zu erzielen und die Gleichstellung von Mädchen sicherzustellen. Wir fordern uns heraus, mutig, mutig, reaktionsschnell, fokussiert und innovativ zu sein.

Wir arbeiten gut zusammen

Wir sind erfolgreich, indem wir effektiv mit anderen innerhalb und außerhalb der Organisation zusammenarbeiten, einschließlich unserer Sponsoren und Spender. Wir unterstützen unsere Kollegen aktiv und helfen ihnen, ihre Ziele zu erreichen. Wir kommen zusammen, um in unseren Teams, bei Plan International, mit Kindern, Mädchen, Jugendlichen, Gemeinden und unseren Partnern Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

Wir sind inklusiv und stärkend

Wir respektieren alle Menschen, schätzen Unterschiede und bekämpfen Ungleichheit in unseren Programmen und an unserem Arbeitsplatz. Wir unterstützen Kinder, Mädchen und Jugendliche dabei, ihr Selbstvertrauen zu stärken und ihr eigenes Leben zu verändern. Wir befähigen unsere Mitarbeiter, ihr Bestes zu geben und ihr Potenzial zu entfalten.