Beauftragter für Zuschüsse und Berichterstattung in People in Need

Basis: Kiew, Ukraine 

Vorgesetzter: Leiter Zuschüsse und Berichterstattung

Antrittsdatum: September 2024

Vertragsdauer: 12 Monate (3 Monate Probezeit inbegriffen), verlängerbar im Falle weiterer verfügbarer Mittel < /p>

Über PIN Ukraine:

People in Need (PIN) ist seit Anfang August 2014 in der Ukraine aktiv. Derzeit ist PIN einer der wichtigsten humanitären Akteure in der Ukraine als Reaktion auf die jüngste militärische Eskalation und Bereitstellung humanitärer Hilfe für vom Konflikt betroffene Menschen in der gesamten Ukraine. Seit 2014 hat PIN Nahrungsmittel- und Bargeldnothilfe, NFI, Unterkünfte, Schutz, Lebensunterhalt und WASH-Einsätze zur Unterstützung von 3 Millionen gefährdeten Binnenvertriebenen, Rückkehrern und Aufnahmegemeinschaften in städtischen und ländlichen Gebieten umgesetzt. Seit der Eskalation im Februar 2022 hat PIN seine Reaktion von der Arbeit in zwei Oblasten auf die Arbeit in 23 der 24 Oblaste in der Ukraine ausgeweitet und dabei die Zahl seiner Partner, Mitarbeiter, Büros und Budgets erhöht.

Allgemeine Informationen zur Rolle der Person: 

Unter der Gesamtaufsicht des Head of Grants and Reporting unterstützt der Grants and Reporting Officer (im Folgenden GRO) die Einheit bei der Pflege der Grants- und Reporting-Tools und Datenbank, Bewertung von Finanzierungsmöglichkeiten und Geberkartierung, Entwicklung von Projektvorschlägen und Geberberichten sowie Unterstützung bei der Anleitung und Befähigung der Programmmitarbeiter in den relevanten Prozessen. 

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten: 

Berichterstattung und Fördermittelverwaltung

• Unterstützen Sie den Prozess der Verwaltung von Zuschussverwaltungstools und überwachen Sie deren Verwendung in den relevanten Abteilungen, um eine genaue Verfolgung der Spender- und Projektübersichten, der Umsetzung, des Fortschritts und rechtzeitige Warnungen vor potenziellen Herausforderungen/Hindernissen sicherzustellen.
• Überwachen Sie und stellen Sie sicher, dass die Meldefristen für Spender und interne Stellen eingehalten werden, und unterstützen Sie die Einheit bei der Berichtserstellung. 
• Unterstützen Sie das Sammeln, Überprüfen und Bearbeiten von Spender- und internen Berichten und stellen Sie die Qualitätssicherung und die Einhaltung der Berichtspflichten von Spendern sicher.
• Erinnern Sie relevante Mitarbeiter an die Meldefristen und fungieren Sie als Anlaufstelle für die Sammlung, Zusammenstellung, Überprüfung, Qualitätskontrolle und Bearbeitung sowohl quantitativer als auch qualitativer Spender-, interner und Cluster-Berichte.
• Unterstützen Sie die Entwicklung von Berichten und Vorschlägen und stellen Sie sicher, dass die Informationen und Empfehlungen der vorherigen Programme integriert werden einschließlich aus Protokollen von Geberbesprechungen, PDM- und Evaluierungsberichten, Audits usw.
• Bereitstellen eines technischen Beitrags zur Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für Programmmitarbeiter zum Thema Zuschussverwaltung und Berichterstattung (Geberrichtlinien und praktische Schulungen zum Zuschussmanagement).< /li>

Vorschlagsentwicklung

• Unter der Leitung des Head of GR leisten Sie engagierte Unterstützung bei der Entwicklung von Konzeptnotizen und Vorschlägen – koordinierend je nach Bedarf den Entwicklungsprozess mit allen relevanten Mitarbeitern, einschließlich der Sicherstellung, dass logische Rahmenbedingungen, Ziele und das Gesamtdesign mit hoher Qualität entwickelt werdenim Hinblick auf die Erwartungen der Spender und PINs eigene Qualitätsstandards und tragen Sie dabei zur Entwicklung von narrativen Vorschlägen und Budgets bei.
• Bieten Sie einen technischen Beitrag zur Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für nationale Programmmanager/-koordinatoren zur Vorschlagsentwicklung.

 Informationsaustausch/Datenerfassung

• Sammeln von Informationen über bestehende Entwicklungs- und humanitäre Geber in der Ukraine, Aktualisierung Geberkartierung für das Ukraine-Landesprogramm
• Unterstützung/Leitung von Zuschussüberprüfungssitzungen, Anfertigung von Sitzungsprotokollen, Aktionspunkten und Weitergabe an relevante Mitarbeiter
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung aller Zuschussverwaltungsdaten, einschließlich Vorschlägen, Spenderberichte, Spenderkommunikation und regelmäßige Aktualisierung von SharePoint und ELO (internes Archiv) gemäß internen Regeln.
• Unterstützung der GR-Einheit bei der Entwicklung externer Kommunikationstools, die für Spenderbesuche/-treffen/-berichte relevant sind.
• Stellen Sie sicher, dass Kopien aller Unterlagen (Fördervorschläge, Berichte, Budget usw.) zur elektronischen Weitergabe an alle Programmmanager/-koordinatoren zur Verfügung gestellt werden. Stellen Sie sicher, dass umfassende Fördermitteldateien auf dem neuesten Stand gehalten werden und zur Verwendung verfügbar sind, indem Sie sie in ELO (Dokumentenverwaltungs-/Speichersystem) hochladen

Übersetzung

Erforderlicher Hintergrund und Kompetenzen:

• Bachelor-Abschluss in Sozialwissenschaften (z. B. Internationale Beziehungen, Politikwissenschaft, Soziologie, Geschichte usw.), Master-Abschluss wird bevorzugt;
• Mindestens 3-jährige Berufserfahrung in I/NGOs oder anderen zivilgesellschaftlichen Organisationen, internationalen Organisationen, Geberinstitutionen;
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit institutionellen Gebern, einschließlich ECHO, BHA, UN-Agenturen und anderen Gebern ist von Vorteil;
• Fließende Englischkenntnisse sowie ausgezeichnete Schreib-, Redaktions- und Überprüfungsfähigkeiten sind erforderlich
• Gutes Verständnis des ukrainischen Kontexts und der humanitären und/oder Entwicklungslandschaft;
• Kompetenter Benutzer von Microsoft Office-Programmen, einschließlich Excel, Word und Power Point;
• Sehr gut organisiert, große Liebe zum Detail;
• Fähigkeit, unter engen Fristen zu arbeiten;
• Gute Kenntnisse in den Bereichen Überwachung, Evaluierung, Rechenschaftspflicht und Lernen sowie Budgetverwaltung zum Zwecke der gesamten Fördermittelverwaltung;
• Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Aufgaben auszuführen und mehrere Aufgaben zu priorisieren;
• Teamplayer mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten.

PIN-ANGEBOTE:

• Konkurrenzfähiges Gehalt gemäß PIN-Gehaltsskala: 1 254 USD BRUTTO (+5 % nach der Probezeit);
• Sinnvolles und positives Arbeitsumfeld in einer etablierten und wachsenden internationalen humanitären Organisation mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung;
• Rückerstattung von Reisekosten zwischen Büros und Standortenervention;
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung durch verschiedene Veranstaltungen zum Kapazitätsaufbau, wie z. B. Schulungen;
• 28 Tage Jahresurlaub + 3 Neujahrsbonusurlaub
• Krankenversicherung.

Bewerbungsverfahren:

Bitte senden Sie einen deutlich gekennzeichneten Lebenslauf und ein Motivationsschreiben auf Englisch. Bitte beachten Sie, dass nur die Kandidaten kontaktiert werden, die in die engere Wahl kommen. Schriftliche Tests und Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt und die Stelle wird geschlossen, sobald sie besetzt ist.

Bitte beachten Sie, dass PIN in keiner Phase des Einstellungsprozesses eine Gebühr erhebt.