Grants and Finance Specialist (BMZ) in Plan International

Rollenzweck und Hintergrund

Der Konflikt in der Ukraine führt zu einer großen humanitären Krise, bei der über 4 Millionen Menschen in Nachbarländer geflohen sind und Millionen innerhalb der Ukraine vertrieben wurden. Plan International reagiert auf die Krise und arbeitet mit Organisationen der Zivilgesellschaft in Polen, Rumänien und Moldawien zusammen, um die wichtigsten Bedürfnisse der von der Krise Betroffenen sowie der Aufnahmegemeinschaften zu erfüllen.

Plan International ist seit Juli 2022 in der Ukraine präsent und hat Partnerschaften mit Organisationen der Zivilgesellschaft aufgebaut, um sicherzustellen, dass nationale Akteure mit technischer Unterstützung, Best Practices und flexiblen Ressourcen ausgestattet sind, wobei der thematische Schwerpunkt vor allem auf Kinderschutz, Bildung sowie psychische Gesundheit und Psychosozialität liegt Unterstützung.

Dimensionen der Rolle

Der Stelleninhaber berichtet an den Finanzmanager der Ukraine und ist für die Verwaltung von Zuschüssen verantwortlich – einschließlich; Einkommens- und Budgetverwaltung, Berichterstattung und Analyse von Zuschüssen, Besuche vor Ort und Aufbau von Partnerkapazitäten sowie Prüfung von Zuschüssen gemäß den Geberanforderungen. Der Stelleninhaber bietet außerdem technische Unterstützung und Beratung bei der effektiven Verwaltung von Zuschüssen im Einklang mit den strengen Compliance-Anforderungen der Geber.

Das Projekt wird vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) finanziert.

Verantwortlichkeiten

• Bieten Sie bereichsübergreifende technische Unterstützung und Beratung bei der effektiven Verwaltung von Zuschüssen auf Länderebene.
• Unterstützung von Programm- und Finanzschwerpunkten bei der monatlichen Überwachung des Budgets im Vergleich zu den Ausgaben für die durch Zuschüsse finanzierten Projekte des Landes. Sachverhalte auf Führungsebene synthetisieren.
• Konsolidierung und Übermittlung der Abgleichslisten für monatliche Zuschüsse an den Finanzmanager des Landes Ukraine
• Stellen Sie sicher, dass die Projektdaten sowohl in SAP als auch Power BI korrekt integriert sind und mit dem Hauptbudget der Ukraine verknüpft sind.
• Überwachen und koordinieren Sie die Finanzberichte der Partner über durch Zuschüsse finanzierte Projekte.
• Sammeln, validieren und archivieren Sie unterstützende Dokumentationen zu Finanzberichten.
• Entwickeln Sie konsolidierte Finanzberichte zur Sicherstellung der Qualität, bevor Sie sie an die leiten Ukraine-Finanzmanager und weiter zu Plan International Deutschland.
• Stellen Sie die Einhaltung der Geberanforderungen für einen Zuschuss sicher.
• Unterstützen Sie die Verwaltung des Zuschussbudgets, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, und überwachen Sie aktiv die Ausgaben- und Unterausgabequoten.
• Unterstützen Sie die Mitarbeiter des Programms bei allen Zuschuss- und Vertragsüberarbeitungen und -änderungen und kommunizieren Sie diese Probleme klar an die zuständigen Kollegen.
• Konsolidieren Sie die zweimonatliche Bargeldanforderung basierend auf den Bedürfnissen des Programms und der Supportteams.
• Stellen Sie die rechtzeitige Überweisung der Zuschusseinnahmen sicher gemäß Vereinbarungen.
• LRI an NOs kommunizieren und SAP-Einkommenstabellen zeitnah aktualisieren
• Unterstützt die Start-, Zwischen- und Abschlussprozesse von Zuschüssen gemäß den Anforderungen von Plan International und den Gebern.
• Koordiniert und erleichtert die Prüfung des durch Zuschüsse finanzierten Projekts gemäß der vertraglichen Vereinbarung.
• Unterstützt Partnership Leads bei der Durchführung von Zuschuss- und Finanzschulungsprogrammen für Partner.
• Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation zwischen den Teams, Bildung eines guten TeamsDynamik und stellen Sie sicher, dass wirksame Kanäle für die interne und externe Kommunikation im Zusammenhang mit Zuschüssen eingerichtet und respektiert werden.
• Führen Sie den Kapazitätsaufbau in der Zuschussverwaltung und den Finanzausgaben durch, einschließlich der Regeln und Verfahren zur Einhaltung der Finanzvorschriften.
• Unterstützen Sie die Entwicklung und Pflege eines umfassenden Informationsmanagement- und Ablagesystems, das sicherstellt, dass alle Finanzdokumente der Geber ordnungsgemäß und auf dem neuesten Stand abgelegt werden.
• Arbeiten Sie mit dem Projektmanager, den Programmen und den Finanzdirektoren zusammen, um die rechtzeitige Lieferung hochwertiger Berichte sicherzustellen, die den Anforderungen der Geber gerecht werden Plan International-Anforderungen.
• Gemeinsam mit dem Finanzteam unterstützen Sie technische Leiter des Programms und Projektpartner beim Verständnis der Finanzberichtsanforderungen.

Wichtige Beziehungen

Finanzmanager, Compliance Officer, Ukraine-Programmteam, relevante Kollegen in Plan Deutschland, Global Hub Finance and Grants-Teams und Ukraine Response Hub-Team. Extern bestehen die wichtigsten Beziehungen zu anderen Agenturen (Umsetzungspartnern) und anderen Akteuren, die auf Notfälle reagieren.

Technisches Fachwissen, Fähigkeiten und Kenntnisse

Grundlegende Kenntnisse

• Entsprechende Erfahrung und Hochschulausbildung – von 0 bis 5 Jahren – in einem Finanzbereich: Buchhaltung; Berichterstattung; gewährt Finanzmittel; Finanzplanung und -analyse usw.
• Qualifizierter oder teilweise qualifizierter Buchhalter.
• Kenntnisse der relevanten ukrainischen Gesetzgebung
• Kenntnisse über interne Kontrollen, Audit und/oder Finanzmanagement.
• Ausgeprägtes Fachwissen über Finanzsysteme. Sicherer Umgang mit komplexen Finanzsystemen, einschließlich Buchhaltungspaketen für mehrere Währungen / ERP.
• Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit SAP und Microsoft D365
• MS-Excel-Kenntnisse
• Erfahrung mit Projekten, die von internationalen Gebern finanziert werden (Erfahrung mit deutschen institutionellen Gebern GFFO oder BMZ ist von Vorteil)
• Kenntnis der Anforderungen der wichtigsten Notfallspender und Erfahrung in der Budgetierung und Berichterstattung an Geber.
• Nachweisbar Verständnis des humanitären Sektors und der Arbeitsweisen.
• Erfahrung mit der Arbeit in einer INGO oder NGO auf Feld- und/oder Landesbüroebene.

Grundlegende Fähigkeiten

• Ausgeprägte schriftliche und mündliche zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeit, mit Mitarbeitern mit unterschiedlichem Finanzverständnis zu kommunizieren.
• Gute Kenntnisse in Englisch und Ukrainisch in Wort und Schrift.
• Lösungsorientiert; in der Lage, die Arbeit effizient zu koordinieren und zu planen, um Fristen einzuhalten und effektiv Prioritäten zu setzen; Liefern Sie pünktlich und im Rahmen von Mehrdeutigkeiten.
• Ausgeprägte numerische Fähigkeiten;
• Fähig, unter Druck gut zu arbeiten; gedeiht in dynamischen, fließenden Umgebungen: anpassungsfähig und proaktiv.
• Fähig, unter herausfordernden Bedingungen Netzwerke und Partnerschaften aufzubauen, um Höchstleistungen zu fördern.
• Werte, die in einem Team arbeiten und bereit sind, mehr Verantwortung zu übernehmen und Teammitglieder zu unterstützen;
• Erfahrung in der Personalführung, Aufsicht oder Kapazitätsaufbau.
• Sensibilität für ein breites Spektrum von Kulturen und Kontexten
• Außergewöhnliche StManagementfähigkeiten für Interessenvertreter, einschließlich ausreichender politischer Glaubwürdigkeit, um in den Global Hub Finance-Teams auf allen Ebenen zu arbeiten;
• Die Arbeit ist präzise, gründlich, methodisch und gut organisiert;

Grundlegende Verhaltensweisen

• Der Strategie und den Werten von Plan International verpflichtet
• Teamplayer, schätzt Interkulturalität und Vielfalt
• Gute Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen;
• Kommiert klar und deutlich effektiv;
• Fähig, unter extremem Druck, in einer volatilen und unsicheren Umgebung und zu unvorhersehbaren (langen) Zeiten während der Notfallreaktion ruhig zu arbeiten
• Ist hartnäckig und stellt sicher, dass Probleme gelöst werden.
• Zeigt Ehrlichkeit und Transparenz, indem er sich selbst und andere zur Rechenschaft zieht, um vereinbarte Ziele und die Verhaltensstandards von Plan zu erreichen

Die Werte von Plan International in der Praxis

Wir sind offen und verantwortlich

Wir schaffen ein Klima des Vertrauens innerhalb und außerhalb der Organisation, indem wir offen, ehrlich und transparent sind. Wir verpflichten uns und andere zur Rechenschaft für die Entscheidungen, die wir treffen, und für unseren Einfluss auf andere, während wir tun, was wir versprechen.

Wir streben nach nachhaltiger Wirkung

Wir streben danach, einen signifikanten und dauerhaften Einfluss auf das Leben von Kindern und Jugendlichen zu erzielen und die Gleichstellung von Mädchen sicherzustellen. Wir fordern uns heraus, mutig, mutig, reaktionsschnell, fokussiert und innovativ zu sein.

Wir arbeiten gut zusammen

Wir sind erfolgreich, indem wir effektiv mit anderen innerhalb und außerhalb der Organisation zusammenarbeiten, einschließlich unserer Sponsoren und Spender. Wir unterstützen unsere Kollegen aktiv und helfen ihnen, ihre Ziele zu erreichen. Wir kommen zusammen, um in unseren Teams, bei Plan International, mit Kindern, Mädchen, Jugendlichen, Gemeinden und unseren Partnern Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

Wir sind inklusiv und stärkend

Wir respektieren alle Menschen, schätzen Unterschiede und bekämpfen Ungleichheit in unseren Programmen und an unserem Arbeitsplatz. Wir unterstützen Kinder, Mädchen und Jugendliche dabei, ihr Selbstvertrauen zu stärken und ihr eigenes Leben zu verändern. Wir befähigen unsere Mitarbeiter, ihr Bestes zu geben und ihr Potenzial zu entfalten.