Fördermittelmanagement und Projektkoordinator in Estonian Refugee Council

Unter der direkten Leitung des Landesdirektors trägt der Förderungsmanagement- und Projektkoordinator zur Erreichung einer qualitativ hochwertigen Programmierung bei, indem er ein effektives Fördermittelmanagement einschließlich interner und Geber-Compliance-Anforderungen, zeitnaher und qualitativ hochwertiger Berichterstattung sicherstellt und intern und extern leitet Zuschussbezogene Kommunikation, wie vom Landesdirektor delegiert. Besonderes Augenmerk wird auf die Koordinierung der Organisationskomponenten der Fonds DoS (Ukraine Response Consortium) und ECHO gelegt.

Hauptaufgaben: 

Projektkoordination des Ukraine Response Consortiums 

• Fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle und Hauptansprechpartnerin der Organisation für das URC Konsortium. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, insbesondere dem Programmleiter, den technischen Beratern von MPCA und EcRec (Livelihoods), dem MEAL-Manager, dem Leiter der Support-Services und der Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Anfragen auf hohem Niveau, zeitnah und kohärent beantwortet und weiterverfolgt werden. 
• Fungieren Sie als primäre Anlaufstelle für Fragen im Zusammenhang mit Spender- und Vertragseinhaltung. 
• Überwachen Sie Arbeitspläne und Ausgabenpläne. Markieren und verfolgen Sie alle Abweichungen oder erwarteten Abweichungen zeitnah (vor Meilensteinen oder Berichtszeiträumen) 
• Stellen Sie sicher, dass sowohl die relevanten SOPs und Richtlinien des ERC eingehalten werden, als auch Industriestandards (d. h. Cluster-Leitlinien, CHS, Safeguarding, Sphere) in unserer Arbeit widergespiegelt werden 

Zuschussmanagement und Verwaltung

• Behalten Sie einen Überblick über alle Zuschüsse, Geberanforderungen, Regeln und Vorschriften sowie interne und externe Fristen für alle Projekte, hauptsächlich für ECHO- und DoS-Mittel;
• Stellen Sie sicher, dass Kick-off-Meetings und Zuschusseröffnungstreffen sowie Zuschussüberprüfungstreffen regelmäßig gemäß den ERC-Richtlinien durchgeführt werden, und weisen Sie auf etwaige Unstimmigkeiten mit HoP, CD und CMT hin.
• Überprüfen Sie Geberverträge, Änderungen und andere Ergänzungen und kennzeichnen Sie eventuelle Punkte Stellen Sie die Verfahren des ERC in Frage und unterstützen Sie Vertragsverhandlungen für alle Projekte.
• Arbeiten Sie mit dem Finanzteam zusammen, um es bei der Entwicklung eines internen Budgetierungstools und der Kommunikation mit den Außenstellen über das zugewiesene Budget zu unterstützen.
• Stellen Sie sicher, dass alle von den Spendern aufzubewahrenden Unterlagen verfügbar sind, indem Sie hochwertige Informationsverwaltungs-/Ablagesysteme pflegen.

Berichterstattung und Überwachung

• Leiten Sie die Koordination und Fertigstellung von Geberberichte stellen sicher, dass die narrativen und finanziellen Berichte konsistent sind und dass sie den Qualitätsstandards für alle ECHO- und DoS-Projekte entsprechen. 
• Heben Sie kritische finanzielle Probleme hervor, z. B. zu niedrige/überhöhte Ausgaben für Finanz- und Budgetinhaber, und gehen Sie schriftlich nach, wenn dies für alle Projekte mündlich besprochen wurde, mit besonderem Schwerpunkt auf den ECHO- und DoS-Projekten.
• Koordinieren Sie die Berichterstattung annationale und lokale Behörden nach Bedarf, mit besonderem Schwerpunkt auf den ECHO- und DoS-Projekten;
• Arbeiten Sie eng mit der Finanzabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass die den Spendern vorgelegten Finanzberichte mit den narrativen Berichten für alle Projekte übereinstimmen, mit besonderem Schwerpunkt auf den ECHO- und DoS-Projekten;
• Beteiligen Sie sich daran, sicherzustellen, dass quantitative und qualitative Daten und Sekundärquellen in hochwertige analytische Informationen synthetisiert werden, die für Berichte, Interessenvertretung, Lehrenlernen und Projektentwicklung verwendet werden können. 

Compliance

• Seien Sie mit allen ERC-Organisations- und Geberportfolio-Compliance-Anforderungen vertraut und stellen Sie eine qualitativ hochwertige Verwaltung von Zuschüssen durch die Einhaltung von KPIs und Fristen sicher;
• Unterstützen und beraten Sie Programmkollegen bei Fragen zur Geber-Compliance zu Zuschüssen innerhalb des Portfolios, mit besonderem Schwerpunkt auf ECHO- und DoS-Projekten;
• Stichprobenüberprüfung für Cluster-Compliance, interne SOP-Compliance und Industrie Standards, insbesondere in Bezug auf Verhaltenskodex, Schutz und Inklusion für alle Projekte, mit besonderem Schwerpunkt auf den ECHO- und DoS-Projekten ;

Externe Beziehungen 

• Aktive und regelmäßige Arbeitsbeziehungen mit Spendern pflegen und als Ansprechpartner für die gesamte Spenderkommunikation fungieren, einschließlich der Koordinierung von Spenderbesuchen vor Ort für alle Projekte, in Abstimmung mit dem DPR HO-Team;
• Bereitstellen technische Unterstützung für Feldteams und Experten durch Besuche vor Ort, um die Projektumsetzung vor Ort zu überwachen;
• In Abwesenheit technischer Koordinatoren vertreten Sie ERC in wichtigen Clustern, Arbeitsgruppen und anderen NGO-Koordinierungsgremien.

Erwartungen an den Kandidaten: 

• Master-Abschluss in einem relevanten Bereich (Management, Betriebswirtschaft, humanitäre Hilfe oder ähnliches) oder gleichwertige Berufserfahrung.
• Mindestens 4 Jahre Erfahrung im Projektmanagement, Zuschussmanagement, Fundraising oder in einem verwandten Bereich;
• Erfahrung mit Geberbeziehungen und Zuschussmanagement (z. B. mit institutionellen humanitären und entwicklungspolitischen Gebern, insbesondere BHA/USAID, ECHO und den Vereinten Nationen) ist von Vorteil;
• Erfahrung in der Arbeit in komplexen Umgebungen und mit vertriebenen Bevölkerungsgruppen; 
• Gutes Verständnis der Spenderregeln und -vorschriften;
• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten;
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch; Russisch- oder Ukrainisch-Sprachkenntnisse sind ein klarer Vorteil 
• Ausgeprägte Organisations- und Teamfähigkeit
• Nachgewiesene Fähigkeiten und Erfahrung in der Entwicklung von Berichten und Vorschlägen sowie in der Zusammenarbeit mit mehreren Spendern;
• Bereitschaft, zu Außenstellen und Implementierungsorten zu reisen
• Fähigkeit, mit stressigen Situationen und Umgebungen umzugehen.

• Was bieten wir an:
• wettbewerbsfähiges Gehalt
• Krankenversicherung
• Lebensversicherung 
• 28 Urlaubstage
• internationales Umfeld
• Standort: Kiew
• ein paar Tage im Monat von zu Hause aus arbeiten
• offizielle Anstellung
• Gehalt zweimal pro Monat überwiesen

Wie bewerbe ich mich
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ERC akzeptiert nur ordnungsgemäß ausgefüllte Bewerbungen, die über das ERC-HR-Portal eingereicht werden.
Aufgrund begrenzter Ressourcen werden nur Kandidaten kontaktiert, die in die engere Wahl kommen.
Senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben auf Englisch an Fördermittelmanager und Projektkoordinator| ERC HR Portal (pagulasabi.ee).
Bitte geben Sie auch Ihre Gehaltsvorstellungen an.
Erfahren Sie hier mehr über den Estnischen Flüchtlingsrat: https://www.pagulasabi.ee/en/news
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