Assistentin des Gender in Humanitarian Action-Programms in United Nations Development Programme (UNDP Ukraine)

STANDORT:

Kiew, UKRAINE

VERTRAGSART:

TA Lokal

STARTDATUM:

01.07.2024

BEWERBUNGSFRIST:

05.06.24 (Mitternacht New York, USA)

STELLENSTUFE:

GS-5

DAUER DES ERSTEN VERTRAGS:

VERBLEIBENDE ZEIT:

5 Tage 13 Stunden 56 Minuten

ERFORDERLICHE SPRACHEN:

Englisch  

ERWARTETE DAUER VON AUFGABE:

364 Tage

UNDP setzt sich dafür ein, Vielfalt in der Belegschaft in Bezug auf Geschlecht, Nationalität und Kultur zu erreichen. Personen aus Minderheitengruppen, indigenen Gruppen und Menschen mit Behinderungen werden gleichermaßen aufgefordert, sich zu bewerben. Alle Bewerbungen werden streng vertraulich behandelt. UNDP duldet keine sexuelle Ausbeutung und keinen sexuellen Missbrauch, keine Belästigung jeglicher Art, einschließlich sexueller Belästigung, und keine Diskriminierung. Alle ausgewählten Kandidaten werden daher strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen.

Hintergrund

UN Women setzt sich auf der Grundlage der in der Charta der Vereinten Nationen verankerten Vision der Gleichstellung für die Beseitigung der Diskriminierung von Frauen und Mädchen ein. die Stärkung der Frauen; und die Verwirklichung der Gleichstellung von Frauen und Männern als Partner und Nutznießer von Entwicklung, Menschenrechten, humanitärer Hilfe sowie Frieden und Sicherheit.  

Am 24. Februar 2022 startete die Russische Föderation eine illegale, groß angelegte Invasion in der Ukraine, die zu weitreichenden Todesfällen, Zerstörung, Vertreibung und Leid führte.  Der Krieg in der Ukraine wirkt sich auf unterschiedliche Weise auf Frauen und Männer, Mädchen und Jungen in ihrer Vielfalt aus und gefährdet die in den letzten Jahren erzielten Fortschritte hin zu mehr Geschlechtergleichheit, Inklusion von Menschen mit Behinderungen und Stärkung der Menschenrechte. Im Jahr 2024 werden etwa 14,6 Millionen Menschen oder 40 % der in der Ukraine lebenden Menschen aufgrund des anhaltenden Krieges humanitäre Hilfe benötigen. Von den 14,6 Millionen hilfsbedürftigen Menschen sind 56 Prozent Frauen und Mädchen und 15 Prozent Menschen mit Behinderungen, wobei Frauen den größten Anteil ausmachen. 58 Prozent der Vertriebenen und 60 Prozent der Menschen ab 60 Jahren sind Frauen. Am dringendsten ist die Not in den östlichen und südlichen Regionen, wo schwere Konflikte zu extremen und katastrophalen Bedingungen für die Gemeinden an der Front geführt haben. Über 3,3 Millionen Menschen in diesen Gebieten benötigen Hilfe und stehen vor Herausforderungen beim Zugang zu Grundrechten und Dienstleistungen wie Wasser, Nahrung, Unterkunft und Gesundheitsversorgung. Darüber hinaus nähern sich fast 4 Millionen Binnenvertriebene in der gesamten Ukraine, darunter etwa 111.500 in Sammellagern, aufgrund anhaltender Vertreibung, Einkommensverlusten und erhöhtem Risiko der Ausbeutung einem Bruchpunkt.

UN Women leitet und koordiniert die Bemühungen des Systems der Vereinten Nationen, um sicherzustellen, dass die Verpflichtungen zur Gleichstellung der Geschlechter und zum Gender Mainstreaming in humanitären Hilfsplänen umgesetzt werden. In der Ukraine ist UN Women Co-Leiterin der Arbeitsgruppe „Gender in Humanitarian Action“ und leistet technische, beratende und programmatische Unterstützung für das Humanitarian Country Team (HCT) und die Inter Cluster Coordination Group (ICCG). Die GIHA-Arbeitsgruppe besteht aus Personen mit Schwerpunkt auf Geschlechterfragens aus den Clustern und Subclustern und leisten entscheidende Unterstützung, um sicherzustellen, dass die Geschlechteranalyse und die Interessenvertretung durch die ICCG angemessen koordiniert, verbreitet und genutzt werden, auch für strategische Planungszwecke wie die Übersicht über den humanitären Bedarf (Humanitarian Needs Overview, HNO) und den Humanitarian Response Plan (HRP). ).

Unter der Gesamtleitung des Leiters des humanitären Programms und der direkten Aufsicht des Programmspezialisten „Gender in humanitarian Action“ arbeitet der Assistent des Programms „Gender in humanitarian Action“ mit den Mitgliedern des Programmteams zusammen und unterstützt sie Entwicklung und Umsetzung wirksamer Programme im Einklang mit den Regeln und Vorschriften von UN Women. Der Programmassistent leistet Programm-, Verwaltungs- und Logistikunterstützung, einschließlich Recherche, Koordination und Produktion von Wissensprodukten, und unterstützt außerdem die effiziente Überwachung und Bewertung des Programms auf Länderebene.

Pflichten und Verantwortlichkeiten

Bieten Sie administrative und logistische Unterstützung bei der Formulierung und Verwaltung von Programmen 

• Bieten Sie administrative Unterstützung bei der Erstellung von Programmarbeitsplänen, Budgets und Vorschlägen zu Programmumsetzungsvereinbarungen, einschließlich der Verfolgung der Mittelbereitstellung; 
• Bieten Sie den ausführenden Agenturen/verantwortlichen Parteien administrative Unterstützung bei der routinemäßigen Durchführung und Berichterstattung über programmunterstützte Aktivitäten und Finanzen;  
• Bieten Sie administrative Unterstützung bei der Prüfung von Programmen/Projekten und unterstützen Sie die Umsetzung von Prüfungsempfehlungen;   
• Identifizieren Sie Quellen und sammeln und kompilieren Sie Daten und Informationen für die Erstellung von Dokumenten, Richtlinien, Reden und Positionspapieren in Zusammenarbeit mit dem Programmteam.  

Bieten Sie administrative Unterstützung für das Finanzmanagement der Programmeinheit:

• Erstellen Sie Projekte im Quantum-System, bereiten Sie Budgetrevisionen vor, Projektauszeichnungen und -status überarbeiten; und ungenutzte Mittel sowie den operativen und finanziellen Abschluss eines Projekts ermitteln;  
• Bieten Sie administrative Unterstützung bei der Überwachung und Vorbereitung des Budgets und der Finanzen von Programmen/Projekten sowie bei der Erstellung von Finanzgenehmigungs- und Ausgabenbescheinigungsformularen; 
• Stellen Sie die erforderlichen Dokumente für die Einstellung neuer oder geänderter Verträge bestehender Berater oder Unternehmen zusammen.
• Bereiten Sie Nicht-PO-Gutscheine für Projekte vor. 
• Bezahlung der beauftragten Berater verarbeiten; 
• Erstellen Sie Anforderungen im Quantum-System für Projekte; Registrieren Sie gute Belege im Quantum-System. 

Bieten Sie administrative Unterstützung für die Programmeinheit:

• Treffen Sie alle logistischen, administrativen und finanziellen Vorkehrungen für die Organisation von Meetings und Workshops , Veranstaltungen und Missionen; 
• Reisevorbereitungen für das Programmteam treffen, einschließlich Reiseanforderungen und -ansprüchen; 
• Stellen Sie sicher, dass Reisevorbereitungen und -genehmigungen, Pass- und Visumanträge und -verlängerungen, Flugbuchungen und alle anderen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Reisen internationaler und nationaler Mitarbeiter ordnungsgemäß und rechtzeitig genehmigt und bearbeitet werden.
• Aktiv eBeteiligen Sie sich an verschiedenen Aktivitäten im Zusammenhang mit der GiHA-Arbeitsgruppe, wie z. B. Meetings, Rundtischgesprächen und Konferenzen, einschließlich der Planung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung. Stellen Sie sicher, dass detaillierte Besprechungsprotokolle aufgezeichnet und verteilt werden.
• Entwurf von Protokollen in Sitzungen, soweit delegiert;  
• Stellen Sie in Zusammenarbeit mit dem Programmteam Briefing-Materialien zusammen und bereiten Sie Powerpoint- und andere Präsentationen vor. 
• Bieten Sie Unterstützung bei der Übersetzung von Dokumenten, Präsentationen und E-Mails vom Englischen ins Ukrainische und umgekehrt.
• Organisieren und koordinieren Sie die Archivierung von Dokumenten; Mailinglisten pflegen. 

Terminplanung und Meeting-Management

• Koordinieren Sie sich mit internen und externen Stakeholdern, um Meetings zu planen und Kalender für die GiHA zu verwalten und regelmäßig zu aktualisieren WG
• Helfen Sie bei der Vorbereitung von Besprechungsplänen in Absprache mit leitenden Teammitgliedern, verteilen Sie diese im Voraus und organisieren Sie alle erforderlichen Materialien.
• Nehmen Sie an Besprechungen teil, führen Sie Protokolle und verteilen Sie diese umgehend nach den Besprechungen.
• Verfolgen und erinnern Sie Stakeholder an bevorstehende Fristen und Aktionspunkte, die während Besprechungen generiert werden.

Erleichterung des Wissensaufbaus und der Wissensweitergabe:

• Bereitstellung administrativer Unterstützung bei der Organisation von Schulungen für das Büropersonal und Partner zu programm- und betriebsbezogenen Themen.
• Übernehmen Sie die Führung bei der Entwicklung und Pflege einer speziellen Datenbank, die Dokumente, Wissensartefakte und Veröffentlichungen enthält, die für die GiHA-Arbeitsgruppe relevant sind.
• Stellen Sie sicher, dass die Datenbank kontinuierlich aktualisiert und genau kategorisiert wird. Überprüfen Sie regelmäßig die Qualität und Relevanz der gespeicherten Assets, um die Datenintegrität zu verbessern.
• Beteiligen Sie sich an der Sammlung und Analyse projektbezogener Daten und stellen Sie sicher, dass alle Dateien – sowohl elektronisch als auch in Papierform – sorgfältig gepflegt werden.

Forschungsunterstützung

• Bieten Sie unter der Aufsicht des GiHA-Spezialisten für humanitäre Programme Unterstützung bei der Sammlung relevanter Daten mithilfe verschiedener Methoden Methoden wie Umfragen, Datenbanken und Interviews.
• Führen Sie erste Literaturrecherchen durch, indem Sie relevante Veröffentlichungen identifizieren, wichtige Ergebnisse zusammenfassen und Lücken in der aktuellen Forschung darlegen.
• Der Amtsinhaber nimmt im Rahmen seines Funktionsprofils weitere Aufgaben wahr, die für das effiziente Funktionieren des Amtes und der Organisation als notwendig erachtet werden.

Kompetenzen

Grundwerte:

• Respekt vor Vielfalt
• Integrität
• Professionalität

Kernkompetenzen:

• Bewusstsein und Sensibilität in Bezug auf Geschlechterfragen
• Verantwortung
• Kreative Problemlösung
• Effektive Kommunikation
• Inklusive Zusammenarbeit
• Stakeholder Engagement
• Mit gutem Beispiel vorangehen

Bitte besuchen Sie diesen Link für weitere Informationen zu den Grundwerten und Kompetenzen von UN-Frauen: 

FUNKTIONALE KOMPETENZEN:

• Kenntnisse im Programmmanagement; 
• Fähigkeit, Informationen in klaren und vorzeigbaren Formaten zu erstellen, zu bearbeiten und zu präsentieren; 
• Fähigkeit zur Verwaltung von Daten, Dokumenten uswKorrespondenz- und Berichtsinformationen und Arbeitsablauf; 
• Gute Finanz- und Budgetkenntnisse; 
• Gute IT-Kenntnisse. 

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrung

• Der Abschluss der Sekundarstufe ist erforderlich.  
• Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem relevanten Bereich ist von Vorteil. 

• Mindestens 5 Jahre zunehmend verantwortungsbewusst Erfahrung im Verwaltungs- oder Programmmanagement/-support;  
• Erfahrung im Umgang mit Computern und Office-Softwarepaketen (MS Word, Excel usw.).
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen, vorzugsweise Quantum, ist wünschenswert; 
• Erfahrung in der Unterstützung eines Teams ist wünschenswert.

• Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind erforderlich . 

Alle Bewerbungen müssen ein ausgefülltes und unterschriebenes Formular zur persönlichen Anamnese von UN-Frauen (P-11) enthalten, das unter 

Bewerbungen ohne P11 können als unvollständig behandelt werden und für die weitere Beurteilung nicht berücksichtigt werden.

Bei UN Women setzen wir uns dafür ein, ein vielfältiges und integratives Umfeld des gegenseitigen Respekts zu schaffen. UN Women rekrutiert, beschäftigt, schult, entlohnt und befördert unabhängig von Rasse, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Fähigkeiten, nationaler Herkunft oder einer anderen durch entsprechende Gesetze abgedeckten Grundlage. Über jede Anstellung wird auf der Grundlage von Qualifikation, Kompetenz, Integrität und organisatorischer Notwendigkeit entschieden. 

Wenn Sie angemessene Vorkehrungen benötigen, um Ihre Teilnahme am Einstellungs- und Auswahlverfahren zu unterstützen, geben Sie diese Informationen bitte in Ihrer Bewerbung an.

UN Women verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Verhaltensweisen, die mit den Zielen der Vereinten Nationen und UN Women unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung und Missbrauch von Autorität und Diskriminierung. Von allen ausgewählten Kandidaten wird erwartet, dass sie sich an die Richtlinien und Verfahren von UN Women sowie an die Verhaltensstandards halten, die von UN Women-Mitarbeitern erwartet werden, und werden daher strengen Referenz- und Hintergrundüberprüfungen unterzogen. (Zu den Hintergrundüberprüfungen gehört die Überprüfung der akademischen Qualifikation(en) und des beruflichen Werdegangs. Ausgewählte Kandidaten müssen möglicherweise zusätzliche Informationen bereitstellen, um eine Hintergrundüberprüfung durchführen zu können.)