Finanz-, Vertrags- und Beschaffungsassistent in Luxembourg Development Cooperation Agency (LuxDev)

Hintergrundinformationen

Die luxemburgische Regierung startete im April 2024 über die Luxemburger Agentur für Entwicklungszusammenarbeit (LuxDev) ein fünfjähriges, mehrteiliges Projekt zur Unterstützung des Rajons Krywyj Rih („der Rajon“) in der Ukraine. Das übergeordnete Ziel (Auswirkung) der Aktion besteht darin, den Wiederaufbau des Rajons Krywyj Rih zu unterstützen, der der allgemeinen Bevölkerung und wichtigen gefährdeten Gruppen zugute kommt.

Da die Projektaktivitäten voraussichtlich weiter zunehmen werden, ist es notwendig, das Unterstützungsteam zu erweitern. Derzeit wird es als angemessen erachtet, eine Person als Assistent des Finanz-, Vertrags- und Beschaffungsexperten (FCPE) einzustellen, um kontinuierliche Effizienz und Verfahrenskonformität sicherzustellen.

Ziele des Auftrags

Der Finanz-, Vertrags- und Beschaffungsassistent (FCPA) wird den Finanz-, Vertrags- und Beschaffungsexperten (FCPE) und das breitere LuxDev-Team bei der Beschaffung und dem Finanzmanagement des Projekts UKR/002 unterstützen. Der Hauptschwerpunkt dieser Rolle liegt auf der Unterstützung bei der Überwachung und Ausführung von Beschaffungsprozessen und der Sicherstellung der strikten Einhaltung administrativer, vertraglicher und buchhalterischer Standards gemäß dem Field Operations Manual (FOM) und dem LuxDev Quality Manual. Diese Rolle ist von entscheidender Bedeutung, um die Dynamik erhöhter Projektaktivitäten aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Transaktionen den institutionellen Anforderungen entsprechen.

Beschreibung der Aufgaben

Der FCPA ist für die Unterstützung des Managements der Beschaffungs-, Finanz- und Buchhaltungsaspekte des Programms verantwortlich, wobei der Schwerpunkt auf Marktakquisen und Dokumentation liegt. Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

Beschaffung und Marktakquise (Hauptschwerpunkt): 

• Unterstützung der FCPE bei der Sicherstellung, dass alle Beschaffungs- und Beschaffungsprozesse den ACQ- und FOM-Verfahren in der Ukraine entsprechen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen und Vertragsdokumenten für Lieferungen, Arbeiten und Dienstleistungen.
• Kodierung von Beschaffungsdaten genau in LuxDev-IT-Plattformen.
• Unterstützung bei der Einführung und Überwachung von Ausschreibungen für Interessensbekundungen und Ausschreibungen.
• Bieten Sie administrative Unterstützung für Eröffnungs- und Bewertungsausschüsse, einschließlich der Erstellung von Ausschussberichten und der Sicherstellung der Verfahrenskonformität.
• Unterstützung bei der administrativen Überwachung von Verträgen: Verfolgung von Unterschriften, Überwachung vertraglicher Verpflichtungen und Sicherstellung der Einhaltung der Berichterstattung.
• Unterstützung bei der Entwicklung und regelmäßigen Aktualisierung von Beschaffungsplänen (Online-Tracker).

Finanzielle und vertragliche Aspekte Unterstützung: 

• Unterstützen Sie die FCPE bei der Vorbereitung von Finanzdaten und der Sicherstellung der Budgetkohärenz während der jährlichen Budgetaktualisierungen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Zahlungsanträgen und der Überprüfung der unterstützenden Dokumentation.
• Unterstützung bei der Überwachung von Dienstreisekosten und Tagessätzen gemäß den geltenden Verfahren.
• Unterstützung bei der Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen lokalen Buchhaltung und der Einreichung aller erforderlichen Finanzdokumente für Prüfungen.

Verwaltung und Daten Verwaltung: 

• Formatierung und Bearbeitung bestimmter Dokumente durchführennungen und Berichte gemäß LuxDev-Vorlagen.
• Erleichtern Sie die Ablage und Archivierung aller Beschaffungs-, Vertrags- und Finanzdokumente gemäß den LuxDev-Verfahren.
• Unterstützen Sie bei Bedarf die Übersetzung kurzer projektbezogener Dokumente.

Datenverwaltung: 

FCPA ist für die Ablage und Archivierung aller Beschaffungs-, Vertrags-, Finanz- und Buchhaltungsdokumente gemäß ACQ und FOM und LuxDev verantwortlich Verfahren.

Kommunikation und Berichterstattung: 

Der FCPA kommuniziert und berichtet an den FCPE in enger Zusammenarbeit mit dem GME-Koordinator als dem direkten hierarchischen Vorgesetzten.

Wissen:

• Buchhaltung, Finanzen und Steuern;
• Verwaltungs- und Datenverwaltung und -kontrolle;
• Beschaffung und Vertragsabwicklung;
• Budgetvorbereitung, -überwachung und -ausführung;
• Kenntnisse über Kooperationsprojektabläufe, einschließlich umfassendem Verständnis von Regeln, Verfahren und Werkzeugen für die Projekt-/Programmausführung;
• gute Kenntnisse der für Kooperationsprojekte geltenden Rechtsnormen (Arbeitsrecht), Steuer- und Rechnungslegungsstandards;
• hervorragende Ukrainischkenntnisse
• Obere-Intermediate-Kenntnisse von Englisch

Kommunikation:

Ständige interne und externe Kommunikation mit dem GME-Koordinator und Branchenexperten, regelmäßige Koordinationstreffen unter der Leitung des FCPE, um den Informationsfluss und das insgesamt gute Funktionieren des Programms sicherzustellen, sowie häufige Interaktionen mit Dienstleistern.

Unterstützende Dokumente (diese Liste ist nicht vollständig):

Field Operations Manual (FOM), LuxDev-Qualitätshandbuch (ACQ), Finanzierungsvereinbarungen, Projektdokumente, Überwachungs- und Evaluierungsberichte, jährliche Betriebspläne, Aktivitätsberichte usw.

Management und Berichterstattung

Der FCPA berichtet täglich an den GME-Koordinator als direkten hierarchischen Vorgesetzten. In praktischer und operativer Hinsicht wird die FCPA in enger Abstimmung mit und unter der direkten technischen Aufsicht der FCPE arbeiten.

Beschreibung und Dauer der Mission

Die Arbeiten werden hauptsächlich in der Ukraine durchgeführt, mit gelegentlichen Reisen in den Rajon Krywyj Rih zur Kassenüberprüfung, Treffen mit dort ansässigen Kollegen, Partnern und Lieferanten oder anderen Treffen und Veranstaltungen.

Die Arbeiten unterliegen Zeitplänen, die vierteljährlich mit der Projektleitung vereinbart werden Grundlage. Die Arbeit erfolgt für die Dauer des UKR/002-Projekts, d. h. bis März 2029, in Vollzeit.

Hinweis: Diese Stelle richtet sich an einen nationalen Experten und beinhaltet keine Expatriierungs- oder Umzugspakete. 

Profil des Experten

Es wird erwartet, dass der Experte für diese Aufgabe das folgende Profil hat:

Formale Qualifikationen

Höhere Bildung: Ein Bachelor-Abschluss oder höher (bevorzugt) in einem relevanten Bereich im Zusammenhang mit Beschaffung oder Finanzen wird bevorzugt. Dies ist jedoch keine Voraussetzung, wenn der Kandidat über ein besonders hohes Maß an nachweisbarer praktischer Erfahrung und Kenntnissen verfügt.

Professionale Erfahrung

Gewünscht:

• Verwaltungs- und Datenmanagement und -kontrollen;
• Beschaffung und Vertragsabwicklung;
• Budgetvorbereitung, -überwachung und -ausführung, Finanzberichterstattung, Cashflow-Management;

Vorteil:

• Vorkenntnisse in der Arbeit für ein internationales Unternehmen, insbesondere eine NGO oder eine bilaterale oder multilaterale Agentur.
• Vorherige Erfahrung Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Gebern und internationalen Finanzinstitutionen.

Technische Kenntnisse

Gefordert:

• Sprachkenntnisse: Ukrainisch auf Niveau C2 (fließend); und Englisch auf dem Niveau mindestens B2 (Upper-Intermediate);
• umfassendes Verständnis der Regeln, Verfahren und Werkzeuge für die Projekt-/Programmdurchführung, insbesondere im Entwicklungskontext;
• gute Kenntnisse der ukrainischen Rechtsnormen (Arbeitsrecht), Steuern und Rechnungslegungsstandards, die für Kooperationsprojekte gelten;
• analytische und interpretative Fähigkeiten für Indikatoren und Dashboards;
• Kenntnisse in Standard-Bürotools und spezialisierter Buchhaltung Software.

Verhaltens- und zwischenmenschliche Kompetenzen

• Networking innerhalb eines professionellen internen oder externen Netzwerks;
• Autonomie, fortgeschrittene Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten;
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten;
• Anpassungsfähigkeit und Proaktivität;
• Zuhörfähigkeiten, Organisationssinn, Pünktlichkeit, Einhaltung von Regeln und Protokollen.