Finanzbeauftragter Dnipro / Finanzspezialist in HelpAge International in Ukraine, Representative Office

Berufsbezeichnung: Finanzbeauftragter 

Standort: Dnipro 

 Vertrag: Befristeter Arbeitsvertrag für 12 Monate mit der Möglichkeit einer Verlängerung.  

 Berichtet an: Finanzmanager 

HelpAge – echte Wirkung für ältere Menschen Menschen

HelpAge International arbeitet mit Partnern und einem vielfältigen globalen Netzwerk von mehr als 150 Organisationen in 85 Ländern zusammen und unterstützt Millionen älterer Menschen dabei, ein sicheres, würdevolles und gesundes Leben zu führen. Durch unsere Partnerschaften und Kooperationen arbeiten wir daran, die Inklusion älterer Menschen in der gesamten Gesellschaft sicherzustellen und streben danach, eine gerechte und faire Welt für alle zu schaffen, unabhängig von ihrem Alter. Unsere Arbeit wird von unserem Wunsch angetrieben, echte Wirkung für ältere Menschen zu erzielen, inklusiv zu sein, partnerschaftlich zusammenzuarbeiten und aus unseren gemeinsamen Erfahrungen zu lernen.

HelpAge International (HAI) ist seit 2014 in der Ukraine präsent mit einer Gesamtbelegschaft von über 250 Mitarbeitern, einschließlich Personal und Freiwilligen/Auftragnehmern.  Als eine der wenigen INGOs mit operativer Präsenz in der Ukraine konnten wir schnell auf die aktuelle Ukraine-Krise mit ersten lebensrettenden Aktivitäten in den Regionen Donezk und Luhansk reagieren und verstärken die Hilfe in den zentralen und westlichen Regionen der Ukraine.  Unser Reaktionsplan umfasst Bargeldhilfe, Lebensmittelverteilungen, NFI-Verteilung/Gesundheits- und Würde-Kits, WASH, Schutz und psychische Gesundheit sowie psychosoziale Erste Hilfe.  

Wir suchen leidenschaftliche, talentierte Kandidaten für verschiedene Rollen, um unser Landesteam weiter zu verstärken.  

Berufszweck

Der Finanzbeauftragte arbeitet unter der Aufsicht des Finanzkoordinators und ist für die Finanzerfassung, Zahlungsabwicklung und Archivierung der Dokumentation verantwortlich , um die Einhaltung der HAI-Richtlinien und Spender-/Regierungsvorschriften sicherzustellen.  

Schlüsselbereiche für Wirkung/Einfluss und Verantwortlichkeiten

Buchhaltung 

• Vorbereitet und überprüft die monatlichen Kassenbücher zur Vorlage beim Finanzkoordinator.
• Stellt sicher, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß und regelmäßig aufgezeichnet werden, überprüft Beschreibungen, Analyse- und Buchhaltungscodes.
• Überprüft und stellt die Richtigkeit und Vollständigkeit sicher die unterstützende Dokumentation der Transaktion (FPR, Zahlungsaufforderung, Rechnungen usw.).
• Richte ein systematisches und vollständiges Papier- und Papierablagesystem für Finanz- und Verwaltungsdokumente ein und pflegt es.
• Sendet regelmäßig die Originaldokumente der Transaktionen per Kurier nach Kiew.

Treasury Management 

• Gewährleistung einer zeitnahen und korrekten Bearbeitung des Lieferanten Rechnungen.
• Unterstützung bei der Zahlungsabwicklung an Lieferanten und Auftragnehmer, Validierung von Anfragen bis zu 400.000 UAH.
• Verwaltet Banküberweisungen für die Außenstelle und stellt die ordnungsgemäße Autorisierung und zeitnahe Bearbeitung sicher.
• Sorgt für die ordnungsgemäße Abwicklung und Zahlung von Geschäftsberichten.
• Erstellt und übermittelt monatlich den Fondsantrag.
• Verfolgen offener Vorschüsse.
• Superkümmert sich um die physische Wartung und Sicherheit der Geldkassette.
• Verwaltet die Portokasse, stellt die Auffüllung, den monatlichen Abgleich und die korrekte Belegdokumentation sicher.

Sonstiges

• Unterstützung bei internen und externen Audits.
• Übersetzt unterstützende Dokumentationen ins Englische.
• Führen Sie andere von Ihnen zugewiesene finanzielle und organisatorische Aufgaben aus Finanzkoordinator.

Erfahrung und technische Kompetenzen

Unverzichtbar

• Universitätsabschluss in Finanzen, Rechnungswesen oder einem verwandten Bereich von einer akkreditierten akademischen Einrichtung.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position. 
• Kompetenter Benutzer von Office-Softwarepaketen und Tabellenkalkulationen.
• Ausgezeichnete analytische, planerische und organisatorische Fähigkeiten.
• Liebe zum Detail.
• Kulturelle Sensibilität und Teamgeist.
• Kenntnisse der ukrainischen Gesetzgebung.
• Fließend Ukrainisch und Englisch auf mittlerem Niveau (B2) (Sprechen/Lesen/Schreiben).
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Wünschenswert 

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit NGOs, INGOs.
• Erfahrung in der Anwendung der Buchhaltung Software.

Was wir bieten

• Arbeitsvertrag.
• Gehalt gemäß Help Age Ukraine Gehaltsskala je nach Erfahrung und Qualifikation. 
• Private Krankenversicherung.
• 24 Tage bezahlter Jahresurlaub und andere Leistungen gemäß dem ukrainischen Arbeitsgesetz. 
• Wohlfühltag, der letzte Freitag jedes Monats zwischen April und Dezember ist ein arbeitsfreier Tag. 
• Englisch-Sprachkurse 
• Günstige Bürolage in der Nähe des Stadtzentrums.

Sicherheit  

Bei HelpAge International glauben wir daran, wie wichtig es ist, unsere Mitarbeiter zu befähigen, auf allen Ebenen Veränderungen herbeizuführen und Führungspersönlichkeiten zu sein. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass sie unsere Werte annehmen und leben und sich jeden Tag selbst der Herausforderung stellen, die Themen zu identifizieren, die für ältere Menschen und ihre Gemeinschaften am wichtigsten sind, und einen wichtigen Beitrag zu leisten.

Wir legen Wert auf Vielfalt und Inklusion als Kern unserer Kultur und streben danach, jeden einzubeziehen und zu inspirieren, seine einzigartigen Qualitäten am Arbeitsplatz einzubringen.

HelpAge International setzt sich für den Schutz aller ein Menschen, die mit unserer Arbeit in Kontakt kommen, darunter ältere Menschen, gefährdete Erwachsene, Kinder und unsere Mitarbeiter. Daher sind die Mitarbeiter von HelpAge auch für Folgendes verantwortlich:  

• Verhindern von Schaden und Missbrauch durch unsere Mitarbeiter, Betriebe und Programme für jeden, der mit unserer Arbeit in Berührung kommt;  
• Melden aller Sicherheitsvorfälle, die Sie sehen, hören, hören oder vermuten, mithilfe unseres internen Meldemechanismus;  
• Einhaltung aller Richtlinien und Praktiken des Schutzrahmens  
• Absolvierung obligatorischer Schulungen in Bezug auf unseren Rahmen der Schutzrichtlinie und Einhaltung der HR-Überprüfungsverfahren.