Finanzbeamter in FHI 360

Community Action for HIV Control

FHI 360 ist eine internationale gemeinnützige Organisation, die sich für die Verbesserung der Gesundheit und des Wohlbefindens von Menschen in den Vereinigten Staaten und auf der ganzen Welt einsetzt. Wir arbeiten mit Regierungen, dem Privatsektor und der Zivilgesellschaft zusammen, um positive soziale Veränderungen herbeizuführen und lebensrettende Gesundheitsversorgung, hochwertige Bildung und Möglichkeiten für eine sinnvolle wirtschaftliche Beteiligung bereitzustellen. Wir tun dies, indem wir Forschung und Erkenntnisse nutzen, um innovative Programme zu entwerfen und bereitzustellen, die Verhaltensweisen ändern, den Zugang zu Dienstleistungen verbessern und das Leben verbessern.  

Unsere Belegschaft besteht aus mehr als 4.000 Fachleuten, die in mehr als 60 Ländern tätig sind. Ihr vielfältiges technisches Fachwissen und ihr tiefes Verständnis der örtlichen Gegebenheiten bieten eine 360-Grad-Perspektive, die es uns ermöglicht, maßgeschneiderte Antworten auf die schwierigsten Herausforderungen der menschlichen Entwicklung zu entwickeln. 

FHI 360 rekrutiert derzeit einenFinanzbeauftragten für die Arbeit im Rahmen des von USAID finanzierten Ukraine Community Action for HIV Control-Projekts. 

Stellenbeschreibung:

Unter der Aufsicht des FHI 360 Finance and Administration Manager, Der Finanzbeauftragte ist für die Ausführung von Finanzfunktionen verantwortlich und unterstützt die täglichen Buchhaltungs-, Finanz- und Verwaltungsaufgaben für das fünfjährige (2021-2026) von USAID finanzierte Community Action for HIV Control-Projekt. Dieses Projekt konzentriert sich auf die Beschleunigung der Bemühungen der Ukraine, die HIV-Epidemie bis 2030 unter Kontrolle zu bringen, indem Prävention, Tests und die Verknüpfung mit der Versorgung wichtiger und vorrangiger Bevölkerungsgruppen verbessert werden. Seit Russlands umfassender Invasion der Ukraine im Februar 2022 unterstützt das Projekt nun auch Gemeinden beim Zugang und zur Wiederherstellung wesentlicher Gesundheitsdienste, die durch den Krieg unterbrochen wurden, darunter grundlegende Gesundheitsversorgung, andere vorrangige Krankheiten, humanitäre Hilfe, psychische Gesundheit und psychosoziale Unterstützung. Das Projekt wird von Pact mit FHI 360 als technischem Umsetzungspartner für HIV und andere Gesundheitsdienste geleitet.

Spezifische Aufgaben:

• Empfangen und Stellen Sie die Vollständigkeit der Rechnungen von Beratern und Lieferanten zur Zahlung gemäß den Zahlungsvertragsbedingungen sicher und stellen Sie sicher, dass die vom Lieferanten zusammen mit einer Rechnung eingereichten ordnungsgemäßen Belegdokumente verfügbar sind.
• Einreichen von Rechnungen, die im Rahmen von Vereinbarungen ausgestellt wurden, die über Global Procurement geschlossen wurden, an das Hauptbüro zur Bearbeitung, Bestätigung des Zahlungsstatus bei Lieferanten; 
• Halten Sie die Lieferanten-Tracker über Zahlungsinformationen auf dem Laufenden;
• Bereitstellung von Eingaben für die Budgetierung, Prognosen auf Anfrage des Vorgesetzten und Teilnahme an monatlichen Prognosebesprechungen, die der Finanz- und Verwaltungsmanager mit den Programmmitarbeitern abhält;
• Unterstützung des Finanz- und Verwaltungsmanagers bei der Überprüfung der von den Programmmitarbeitern erstellten Budgetberechnungen der Aktivitäten;
• Regelmäßige Überprüfung des Buchungsstatus von Zahlungen an Lieferanten, der Reisekosten des nationalen Projektteams, die von zu Hause aus abgewickelt werden Büro, basierend auf GL-Detailberichten, die aus dem Buchhaltungssystem generiert wurden, und Interaktion mit relevanten Anlaufstellen zur Lösung von Problemen;
• Unterstützung bei der Organisation geplanter Veranstaltungen gemäß dem Arbeitsplan – in Abstimmung mit Programmmitarbeitern, Beschaffung und AVerwaltungsbeauftragter und Ansprechpartner für Logistikdienstleister;
• Überprüfung der Reisekostenabrechnungen des Projektteams im Hinblick auf die unterstützende Dokumentation; 
• Unterstützung und Anleitung der Projektmitarbeiter bei der digitalen Autorisierung von Reisekosten, dem Reise-Tool-System, der Berichterstattung über Reisekosten und der Abrechnung von Reisevorschüssen gemäß den Reiserichtlinien des Landes.
• Erstellung von Rechnungszahlungen an Lieferanten, Reisevorauszahlungen an Projektmitarbeiter im E-Banking, vorherige Zahlungsfreigabe (Unterschrift) durch autorisierte Personen;
• Vorbereitung von Buchhaltungseinträgen für die Buchung in GFAS;
• Unterstützung bei der Vorbereitung des Projekts Bargeldanträge;
• Gewährleistung der ordnungsgemäßen Ablage und Archivierung von Finanzdokumenten im Zusammenhang mit Rechnungen;
• Bei Abwesenheit des Beschaffungs- und Verwaltungsbeauftragten Unterstützung im Beschaffungsprozess auf Anfrage des Vorgesetzten, z. B. bei der Platzierung von Angebotsanfrage zu offenen Webressourcen, Überprüfung der von Lieferanten eingereichten Dokumentation, Kommunikation über Einkaufsprobleme mit Lieferanten und Durchführung anderer beschaffungsbezogener Aufgaben;
• Aktualisierung der Urlaubsplan- und Versicherungstabelle des Projektteams; 
• Erstellen Sie den Umsatzsteuerbericht zur Vorlage beim staatlichen Steueramt der Ukraine.
• Bereitstellen Sie bei Bedarf Unterstützung bei internen und externen Prüfungen.
• Alle weiteren Aufgaben, die anfallen vom Vorgesetzten zugewiesen.

Mindestanforderungen:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Projektfinanzmanagement;
• Bachelor-Abschluss oder ein international gleichwertiger Abschluss in Finanzwesen, Rechnungswesen, Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Bereich. Master-Abschluss sehr bevorzugt.  
• Erfahrung mit den Regeln und Vorschriften der US-Regierung (einschließlich USAID) und Erfahrung in der Arbeit in einem internationalen NGO-Umfeld äußerst wünschenswert;
• Umfassende Kenntnisse der Konzepte, Praktiken und Verfahren der Buchhaltung und Finanzkontrollen und Finanzinformationssysteme;
• Gute Kenntnisse der Gesetze und Vorschriften in der Ukraine, die Auswirkungen auf Finanzanalysen und Managementkontrollen haben;
• Beherrschung von Excel und Erfahrung in ERP (z. B. Microsoft Dynamics) ;
• Ausgezeichnete analytische und organisatorische Fähigkeiten; 
• Fähigkeit, kritisch und kreativ zu denken;
• Fähigkeit, effektiv in einem stark kooperativen Team zu arbeiten;
• Fließende schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; spricht fließend Ukrainisch.

Einsatzort: 

Kiew, Ukraine  

Anleitung zur Bewerbung:  

Nur die qualifiziertesten und geeignetsten Kandidaten werden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. Interessierte qualifizierte Personen können ihren i)Lebenslauf, ii)Anschreiben, iii) drei Referenzen (bitte geben Sie vollständige Namen, Positionen, E-Mail-Adressen usw. an) einreichen Telefonnummern bei der Bereitstellung von Referenzen), iv) unterzeichnete Genehmigung zur Durchführung eines Formulars zur Hintergrund- und Referenzprüfung an  [email protected]   Es werden keine Anrufe entgegengenommen, um sich nach der Stelle zu erkundigen.  

Qualifizierte Kandidaten, die offen mit HIV leben und/oder vertreten sindPersonen, die sich auf die wichtigsten und gefährdeten Bevölkerungsgruppen beziehen, die von HIV betroffen sind, werden aktiv aufgefordert, sich zu bewerben. FHI 360 ist ein Chancengleichheit und positive Maßnahmen Arbeitgeber wobei wir uns nicht an Praktiken beteiligen, die beschäftigte oder arbeitssuchende Personen aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler oder ethnischer Herkunft oder Alter diskriminieren , Familienstand, körperliche oder geistige Behinderung, geschützter Veteranenstatus oder andere nach geltendem Recht geschützte Merkmale.