Finanzmanager / Stellvertretender Leiter der Finanzabteilung in Team4ua

1. Hintergrund

Team4UA führt in der gesamten Ukraine humanitäre Projekte und Projekte zur Frühförderung durch und sorgt so für eine zeitnahe, transparente und konforme Lieferung von Waren, Arbeiten und Dienstleistungen im Einklang mit den Gebervorschriften und internen Beschaffungsrichtlinien. Im Zusammenhang mit laufenden Notfallmaßnahmen und infrastrukturbezogenen Interventionen – einschließlich Bau-, Sanierungs- und technischen Aktivitäten – stärkt Team4UA seine operativen Kapazitäten, um eine effiziente Beschaffung, Logistikkoordination, Einhaltung von Gebervorschriften und eine ordnungsgemäße Dokumentation für Prüfungs- und Rechenschaftszwecke sicherzustellen.

2. Positionsübersicht

Unter der Aufsicht des Finanzleiters ist der Finanzmanager für das effiziente, regelkonforme und strategische Finanzmanagement der Abläufe und Programme der Organisation verantwortlich. Die Rolle umfasst Finanzplanung und -analyse, Überwachung der Spender-Compliance, Treasury-Management, Prüfungskoordination und finanzielle Überwachung der Partnerschaft. Der Finanzmanager unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung durch die Bereitstellung hochwertiger Finanzdaten, Analysen und interner Kontrollsysteme, die Verantwortlichkeit und Nachhaltigkeit gewährleisten.

3. Hauptaufgaben

A. Compliance und interne Kontrolle

• Sorgen Sie für die vollständige Einhaltung der ukrainischen Finanz- und Steuergesetze sowie der Gebervorschriften.
• Überwachen Sie die Genauigkeit und Integrität der im Buchhaltungssystem erfassten Finanztransaktionen.
• Stärken und verbessern Sie kontinuierlich die internen Kontrollsysteme für organisatorische und von Partnern verwaltete Aktivitäten.
• Stellen Sie sicher, dass die Finanzverfahren mit internen Richtlinien und Förderbedingungen im Einklang stehen.

B. Finanzplanung und Berichterstattung

• Leiten Sie die Vorbereitung, Überprüfung und Qualitätssicherung von Projekt- und Organisationsbudgets.
• Sorgen Sie für eine strenge Budgetkontrolle und proaktive Überwachung von Abweichungen.
• Führen Sie regelmäßige Finanzbriefings für relevante Manager und Budgetinhaber durch.
• Gewährleistung einer zeitnahen und qualitativ hochwertigen Finanzberichterstattung der Spender und der internen Berichterstattung an die Geschäftsleitung und die Vorstand.
• Arbeiten Sie eng mit Programmteams in Finanzangelegenheiten zusammen, einschließlich Varianzanalyse, Kofinanzierungsstrategien und Compliance.
• Bringen Sie Finanzexpertise bei der Entwicklung von Vorschlägen bei, einschließlich der Budgetierung für neue Zuschüsse.

C. Prüfung und Finanzabschluss

• Überwachen Sie die Abschlussverfahren zum Monatsende und Bilanzabstimmungen.
• Verwalten Sie die Vorbereitung von jährlichen und projektspezifischen AbschlüssenIC-Finanzberichte.
• Koordinieren Sie externe Prüfungen und stellen Sie eine zeitnahe Weiterverfolgung der Prüfungsergebnisse sicher.
• Stellen Sie in Zusammenarbeit mit den Compliance-, Beschaffungs- und Buchhaltungsteams die Bereitschaft für Geber- und gesetzliche Prüfungen sicher.

D. Treasury Management

• Überwachen Sie den Cashflow und beaufsichtigen Sie das Finanzressourcenmanagement.
• Stellen Sie sicher, dass Ausgaben und Zahlungen ordnungsgemäß genehmigt, verarbeitet und dokumentiert werden.
• Überprüfen und konsolidieren Sie Cash-Prognosen von Budgetinhabern.
• Sorgen Sie für eine solide Finanzplanung, um Liquidität und Betriebskontinuität aufrechtzuerhalten.

E. Finanzielle Überwachung der Partnerschaft

• Erstellen und implementieren Sie einen Finanzüberwachungsplan für Partnerschaften.
• Führen Sie finanzielle Bewertungen und Überwachung von Partnern durch, um Compliance und Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
• Arbeiten Sie mit Programm- und Partnerschaftsteams zusammen, um Korrekturmaßnahmenpläne umzusetzen.
• Bieten Sie Partnern Unterstützung beim Aufbau finanzieller Kapazitäten.

F. Personal- und Stakeholder-Management

• Unterstützen Sie die Entwicklung von Personalkompetenzen innerhalb der Finanzfunktion.
• Fördern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Finanzangelegenheiten.
• Vertreten Sie die Organisation in Finanzangelegenheiten bei Bedarf bei Spendern, Behörden und Leitungsgremien.

4. Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung: Universitätsabschluss in Finanzen, Buchhaltung, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.

Erfahrung:

• Mindestens 5 Jahre einschlägige Erfahrung in einer leitenden Finanzmanagementposition.
  Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung großer Budgets.

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Personalführung Erfahrung.

• Erfahrung im humanitären, Entwicklungs- oder NGO-Bereich wird dringend bevorzugt.

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Gebern (z. B. ECHO, UNHCR, OCHA) und Vertrautheit mit deren Finanzrichtlinien.

Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Ausgeprägte Kenntnisse in Finanzmanagement, Budgetierung und Berichtssystemen.
• Hochwertige analytische und strategische Finanzplanungsfähigkeiten.
• Starke interne Kontrolle und Compliance-Orientierung.
• Erfahrung in der Koordinierung externer Audits.
• Erweiterte Kenntnisse in Microsoft Excel.
• Erfahrung im Arbeitenmit Finanz-IT-Systemen.
• Ausgeprägte Führungs- und Stakeholder-Managementfähigkeiten.

Sprachen: 

Ukrainisch: fließend.
Englisch: volle Fachkenntnisse erforderlich.

5. Überwachung und Berichterstattung

Der Finanzmanager berichtet an den Finanzleiter und arbeitet in enger Abstimmung mit Programmmanagern, Beschaffung, Compliance, Buchhaltung und der Geschäftsleitung, um ein konformes, strategisches und nachhaltiges Finanzmanagement sicherzustellen.

6. Dauer und Dienstort

Dauer: 12 Monate (Verlängerungsmöglichkeit vorbehaltlich Finanzierung).
Dienstort: Kiew oder Lemberg, Ukraine

7. Reservierung:
In Übereinstimmung mit der ukrainischen Gesetzgebung und vorbehaltlich der organisatorischen Berechtigung, Die Stelle kann für eine Personalreservierung (militärische Aufschiebung) in Frage kommen. Die Reservierung wird gemäß den nationalen Vorschriften und internen Verfahren bearbeitet.

8. Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion. Wir schätzen unterschiedliche Hintergründe und Perspektiven und fördern ein respektvolles, integratives Arbeitsumfeld, in dem jeder seinen Beitrag leisten und sich weiterentwickeln kann.

9. Gleiche Beschäftigungschancen. Team4UA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und keine Diskriminierung aus gesetzlich geschützten Gründen toleriert.

10. Schutz und Ethik. Team4UA hält sich an die PSEA-Grundsätze und toleriert keinen Missbrauch, Belästigung oder Fehlverhalten. Alle Mitarbeiter müssen das ukrainische Recht, den Verhaltenskodex und interne Richtlinien einhalten, eine obligatorische Sicherheitsschulung absolvieren und die Standards der humanitären Rechenschaftspflicht einhalten.

1. Передумови

Team4UA realisiert professionelle und innovative Projekte in allen Bereichen, die Sie bereits kennengelernt haben відповідну вимогам донорів закупівлю товарив, робит и послуг. Die meisten technischen und infrastrukturellen Projekte (wie z. B. Umbauten, Gebäudetechnik und Robotertechnik) organisieren Organisationen Der Betrieb ermöglicht eine sichere Abwicklung und Logistik für die effektive Abwicklung, die Bereitstellung von Spendern und die langfristige Bereitstellung.

2. Опис посади

Під керівництвом Керівника финансового відддилу Заступник керівника финансового відддилу відповідатиме за Effektiv, komplementär und strategisch organisierte Finanzorganisationen. Посада пvereint Finanzplanung und -analyse, Kontrolle der Einhaltung der Spenderanforderungen, Treasury-Management, Koordination von Audits und Finanzüberwachung der Partner. Der stellvertretende Leiter der Finanzabteilung stellt der Führung hochwertige Finanzanalysen zur Verfügung, um fundierte Managemententscheidungen zu treffen und die Stabilität der Organisation zu unterstützen.

3. Grundvoraussetzungen

A. Compliance und interne Kontrolle

• Gewährleistung der vollständigen Übereinstimmung der Finanzaktivitäten mit den Anforderungen der ukrainischen Gesetzgebung und Gebervorschriften.

• Kontrolle der Richtigkeit und Zuverlässigkeit der Anzeige von Finanztransaktionen im Buchhaltungssystem.

• Stärkung und Verbesserung der internen Kontrollsysteme innerhalb der Aktivitäten und Partnerprojekte der Organisation.

• Gewährleistung der Übereinstimmung der Finanzverfahren mit internen Richtlinien und Gewährungsbedingungen Vereinbarungen.

B. Finanzplanung und Berichterstattung

• Koordination der Entwicklung, Überprüfung und Qualitätssicherung von Projektbudgets und der Organisation als Ganzes.
• Sicherstellung einer effektiven Budgetkontrolle und rechtzeitige Reaktion auf Abweichungen.
• Durchführung regelmäßiger Finanzbriefings für Manager und Budgetverantwortliche.
• Sicherstellung einer zeitnahen und qualitativ hochwertigen Erstellung von Finanzberichten für Spender und interne Berichte für das Management und den Aufsichtsrat.
• Zusammenarbeit mit Programmteams zu Finanzanalysen, Kofinanzierungen und Berichtspflichten.
• Mitwirkung bei der Ausarbeitung neuer Projektvorschläge, insbesondere der Erstellung von Budgets.

V. Prüfung und Finanzabschluss

• Organisation und Kontrolle der monatlichen Finanzabschlussverfahren, einschließlich Kontenabgleich.
• Erstellung von Jahres- und Projektabschlüssen.
• Koordination externer Prüfungen und Sicherstellung der rechtzeitigen Umsetzung der Empfehlungen der Prüfer.
• Sicherung der Bereitschaft für Geber- und gesetzliche Prüfungen in Zusammenarbeit mit den relevanten Abteilungen.

G. Verwaltung von Cashflows und Finanzressourcen

• Kontrolle von Cashflows und Finanzressourcen der Organisation.
• Sicherstellung der Korrektheit der Abstimmung, Verarbeitung und Dokumentation von Zahlungen.
• Konsolidierung von Prognosen der Geldbewegungen von den Budgetverantwortlichen.
• Aufrechterhaltung der finanziellen Stabilität und Liquidität der Organisation.

D. Finanzielle Überwachung von Partnern

• Entwicklung und Umsetzung eines Plans zur finanziellen Überwachung von Partnern.
• Durchführung finanzieller Bewertungen und Prüfungen von Partnern, um Compliance und Rechenschaftspflicht sicherzustellen
• Zusammenarbeit mit Programmteams bei der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
• Unterstützung und Stärkung der finanziellen Leistungsfähigkeit von Partnern.

E. Personalführung und Interaktion mit Stakeholdern

• Förderung der Entwicklung der Kompetenzen des Finanzteams.
• Sicherstellung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit in Finanzangelegenheiten.
• Vertretung der Organisation in Finanzangelegenheiten vor Geldgebern, Behörden und Leitungsgremien bei Bedarf.

4. Qualifikationen und Erfahrung

Ausbildung: Hochschulabschluss in Finanzen, Rechnungswesen, Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen.

Erfahrung:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer leitenden Position im Finanzmanagement.
• Erfahrung in der Verwaltung großer Budgets.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Teamleitung.
• Erfahrung in der Arbeit im humanitären oder Entwicklungssektor ist Vorteil.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Gebern (ECHO, UNHCR, OCHA usw.) und Kenntnis ihrer finanziellen Anforderungen.

Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Tiefes Verständnis von Finanzen Management, Budgetierung und Berichterstattung.
• Analytisches Denken und strategischer Ansatz bei der Finanzplanung.
• Hohe Liebe zum Detail und Compliance-Orientierung.
• Erfahrung in der Koordination externer Audits.
• Kenntnisse in Microsoft Excel (fortgeschrittenes Niveau).
• Erfahrung mit Finanz-IT-Systemen.
• Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten.

Sprachen: 

• Fließendes professionelles Englisch.

5. Überwachung und Berichterstattung

Der Finanzmanager berichtet an den Finanzleiter und arbeitet eng mit Programmmanagern, Beschaffung, Compliance, Buchhaltung und Management zusammen, um ein strategisches und verantwortungsvolles Finanzmanagement sicherzustellen.

6. Dauer und Arbeitsort

Dauer: 12 Monate (mit der Möglichkeit einer Verlängerung bei vorhandener Förderung). Arbeitsort: Lemberg oder Kiew.

7. Reservierung:
Gemäß der Gesetzgebung des Vereinigten KönigreichsSofern die Organisation die Kriterien erfüllt, kann die Stelle einer Mitarbeiterreservierung unterliegen. Der Buchungsvorgang erfolgt in Übereinstimmung mit den aktuellen behördlichen Anforderungen und internen Verfahren der Organisation.

8. Vielfalt, Gleichheit und Inklusion. Wir legen Wert auf Erfahrungsvielfalt und schaffen ein integratives Umfeld, in dem jeder wachsen und seinen Beitrag leisten kann.

9. Gleiche Beschäftigungschancen. Team4UA setzt sich als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein und duldet keine Diskriminierung aus gesetzlich geschützten Gründen.

10. Datenschutz und Ethik. Wir halten uns an die Grundsätze des PSEA und dulden keinen Missbrauch oder Belästigung. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die Gesetze, den Verhaltenskodex und interne Richtlinien einzuhalten, sich obligatorischen Schulungen zu unterziehen und humanitäre Standards der Rechenschaftspflicht einzuhalten.