Finanzkoordinator in Intersos

INTERSOS Ukraine ist eine Unterabteilung der internationalen humanitären Organisation INTERSOS (Italien).

Wir unterstützen Opfer von Notfällen, bewaffneten Konflikten und Naturkatastrophen mit besonderer Aufmerksamkeit für die am stärksten gefährdeten Kategorien: Kinder, Frauen, ältere Menschen, Vertriebene, die gezwungen waren, aus ihren Häusern zu fliehen und an sicherere Orte zu ziehen, und auch für diejenigen, die die gefährlichen Regionen nicht verlassen können und ständiger Bedrohung ausgesetzt sind.

INTERSOS-Notfallteams sind in Odessa, Mykolajiw, Cherson, Charkiw und Kiew.

Standort: Odessa, oder Charkiw oder Kiew mit Vor-Ort-Besuchen an anderen Standorten.

Vertragsdauer: Befristeter Arbeitsvertrag bis zum Jahresende mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

Hauptzweck

Definieren, koordinieren und überwachen Sie die Umsetzung und Verwaltung von Finanzstrategien, Richtlinien, interner Kontrolle und allen finanziellen Verwaltungsaufgaben im Rahmen der Mission, im Einklang mit dem Kontext und den betrieblichen Herausforderungen und INTERSOS-Protokolle, -Standards und -Verfahren sowie mit den Anweisungen des regionalen Finanzkoordinators, um der Organisation und Dritten genaue, transparente, zeitnahe und zuverlässige Finanzinformationen über die Zuweisung von Ressourcen in den Projekten bereitzustellen.

Bericht an:

(Hierarchisch): Head of Mission

(Technical): Regionaler Finanzkoordinator

Aufgaben

Strategie und Budget

• Als aktives Mitglied des Senior Management Teams beteiligen Sie sich an der Definition der Missionsziele und -strategien, planen, implementieren und überwachen die finanziellen Betriebs- und Budgetanforderungen, antizipieren Änderungen und Herausforderungen und planen entsprechend, um sicherzustellen, dass das Budget angemessen ist
• Definieren Sie gemeinsam die Finanzstrategie für die Mission und das Land, bewerten und mindern Sie die finanziellen Risiken der Mission und erstellen Sie gemeinsam den Wirtschafts- und Finanzplan des Projektsmit dem Missionsleiter und Verknüpfung mit den Projektmanagern
• Bereitstellung regelmäßiger und angemessener Indikatoren zur Überwachung der Finanzlage der Mission und Erstellung relevanter Kostenanalysen, regelmäßige Überwachung von Ausgaben im Vergleich zum Budget, Analyse von Abweichungen und Vorschläge für Korrekturmaßnahmen bei Bedarf
• Unterstützung des Missionsleiters bei der Ausarbeitung neuer Projekte und der Budgetvorbereitung

Buchhaltungund Treasury

• Stellen Sie sicher, dass der Buchhaltungsprozess effizient und genau ist, und sehen Sie ein angemessenes Maß an Überprüfung und Aufgabentrennung basierend auf der Größe und den Mitarbeitern vor Mission. Die Buchhaltungsdatenbank muss den Standardbuchhaltungspraktiken von INTERSOS entsprechen, monatlich gemäß den standardmäßigen internen Kontrollmechanismen abgeglichen werden und eine wirksame Überwachung der Zahlung von Lieferanten, Sozial-/Steuerinstitutionen und Personalgehältern gewährleisten.
• Koordinieren Sie die effiziente Verwaltung des Finanzministeriums, einschließlich der Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs und der Kontrolle von Sicherheitsrisiken. Dazu gehören unter anderem die Definition von Mindestbeträgen an Bargeld, Cashflow-Prognosen für Projekte und NGOs, die Verwaltung lokaler Bankkonten, die Abstimmung von Bank und Bargeld, die Überweisung von Geldern an Stützpunkte vor Ort, Beziehungen zu Banken und/oder anderen Finanzinstitutionen auf Missionsebene sowie die frühzeitige Identifizierung von Finanzproblemen und Liquiditätsengpässen.

Compliance

• Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Umsetzung und Einhaltung der INTERSOS-Richtlinien und -Richtlinien sowie für die Einhaltung der Geberverfahren, stellen Sie sicher, dass sie mit den gesetzlichen Anforderungen und innerhalb des nationalen Rechtsrahmens in Einklang stehen, und entwerfen oder passen Sie relevante lokale Richtlinien, Verfahren und Tools für eine optimierte Verwaltung der finanziellen Ressourcen der Mission an
• Sensibilisieren Sie wichtige Führungskräfte Mitarbeiter als Koordinatoren, Budgetinhaber und relevantes Management über finanzielle Risiken und den Umfang ihrer finanziellen Verantwortung.
• In Zusammenarbeit mit dem regionalen Finanzkoordinator verwalten Sie die Finanzierungsvereinbarungen mit Spendern, z. B. Koordinierung und Vorbereitung von Vorschlägen und Finanzberichten sowie Verwaltung von Geberverträgen
• Gewährleistung der Umsetzung einer relevanten Missionsorganisation und eines zuverlässigen internen Kontrollsystems, um alle finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig die Finanzethik innerhalb der Mission zu respektieren und das neue Buchhaltungsinformationssystem zu nutzen oder, falls nicht verfügbar, die in den Verfahrensprotokollen bereitgestellten Tools und Vorlagen zu verwenden

Verwaltung und Personalwesen

• Ist verantwortlich für die Verwaltungs- und Buchhaltungsdokumente der Mission und die gesamte abgeschlossene Projektdokumentation. Übermitteln Sie dem regionalen Finanzkoordinator und dem Finanzdirektor des Hauptquartiers die Buchhaltungsberichte und die unterstützenden Beamtenl Dokumentation zu einzelnen Projekten und Verträgen
• Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um die administrativen Anforderungen im Zusammenhang mit personalbezogenen Angelegenheiten zu erfüllen.
• Koordinieren und überwachen Sie den monatlichen und jährlichen Abschluss von Konten und stellen Sie sicher, dass die Abrechnung die finanzielle Realität der Mission widerspiegelt.

Mitarbeitermanagement

• Ist verantwortlich für die Leitung, Überwachung und Entwicklung des Finanzteams, einschließlich Coaching, Schulung, Motivation und Sicherstellung ihrer Fähigkeiten, Erkennung potenzieller Konflikte und Lösungsfindung bei Bedarf
• Beteiligung an HR-Prozessen (Rekrutierung, Schulung, Briefing/Debriefing, Bewertung, Potenzial, Erkennung, (Personalentwicklung und interne Kommunikation), um sicherzustellen, dass sowohl die Größe als auch die Menge an Wissen erforderlich sind, die für die Aktivitäten erforderlich sind, für die er verantwortlich ist.

Logistik

In Zusammenarbeit mit der Logistik Der Koordinator stellt die ordnungsgemäße Durchführung der Beschaffungsprozesse für Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den INTERSOS- und Geberrichtlinien sicher.

Anforderungen

• Erforderlicher Grad in Wirtschaftswissenschaften/Finanzen
• Grundlegende 4 (vier) Jahre Erfahrung im Budgetmanagement und in der Teamleitung
• Wünschenswerterweise vorherige Erfahrung mit NGOs in Entwicklungsländern
• Grundlegende Computerkenntnisse (Word, Excel, Finanzdatenbank und Internet)
• Vorherige Erfahrung im Finanzmanagement von UN-finanzierten Projekten (OCHA, UNHCR)
• Arbeitskenntnisse Englisch

Persönliche Kompetenzen

• Strategische Vision
• Führung
• Teamarbeit und Zusammenarbeit
• Verhaltensflexibilität
• Personenmanagement und -entwicklung
• Dienstleistungsorientierung
• Engagement gemäß den INTERSOS-Grundsätzen

Unsere Vorteile:

• Offizielle Anstellung gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Ukraine
• Krankenversicherung und Lebensversicherung
• Arbeitszeiten: 09.00–18.00 Uhr
• Komfortables Büro im Stadtzentrum
• Bereitstellung von Arbeitsausrüstung
• Studium und Entwicklung im humanitären Bereich
• Um Arbeitserfahrung für eine internationale Organisation zu sammeln
• Die Möglichkeit, sich mit guten Taten zu verbinden, um Menschen zu helfen :)

Von allen INTERSOS-Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten gemäß der INTERSOS-Wertecharta, dem Ethikkodex, der PSEA und den Kinderschutzrichtlinien wahrnehmen. Die Stellenbeschreibung ist für alle Stellen innerhalb von INTERSOS verbindlich und muss innerhalb der ersten Woche nach der Einstellung vom Mitarbeiter unterzeichnet werdenent

INTERSOS setzt sich für den Aufbau einer vielfältigen Belegschaft ein, indem es die Vielfalt in der Organisation fördert, was Wohlstand bringt und die Organisation in ihren Unterschieden repräsentiert; Kandidaten müssen hinsichtlich des Auswahlverfahrens, der Kriterien und der Aufnahme gleich behandelt werden.

!!! Um am Auswahlverfahren teilzunehmen, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf auf Englisch und füllen Sie das Formular hier aus:  INTERSOS-Anwendung