Finanz- und Verwaltungskoordinator (nationaler Stab) in WeWorld

WeWorld-Hintergrund: 

WeWorld ist eine italienische INGO, die weltweit in 27 Ländern tätig ist und Mitglied der ChildFund Alliance (CFA) mit umfangreicher Erfahrung ist bei der Umsetzung sektorübergreifender Notfallmaßnahmen (z. B. Syrien, Palästina, Haiti, Mali usw.). In der Ukraine leistet WeWorld seit März 2022 sektorübergreifende lebensrettende Hilfe in den Oblasten Lemberg, Kiew, Charkiw, Cherson, Mykolajiw und Odessa sowie in neu befreiten Gebieten entlang der Frontlinie und nutzt dabei bestehende Partnerschaften und Kapazitäten zur rechtzeitigen Identifizierung von und auf die dringendsten humanitären Bedürfnisse reagieren. 

Berufsbezeichnung: Finanz- und Verwaltungskoordinator

Dienstort: Kiew 

Der Finanz- und Verwaltungskoordinator ist für die Überwachung und Verwaltung der Finanz-, Verwaltungs- und Personalfunktionen innerhalb des Büros verantwortlich. Dazu gehört die Sicherstellung der Einhaltung von Organisationsrichtlinien, lokalen Vorschriften und einer effizienten Ressourcenverwaltung.

Hauptaufgaben:

1. Verwaltung

• Überwachung und Führung:

Überwachung und Leitung des Finanz- und Verwaltungsbeauftragten und Assistenten, um die effektive Ausführung sicherzustellen ihre täglichen Aufgaben und die pünktliche Lieferung der monatlichen Ergebnisse.

• Buchhaltung und Abstimmung:

Überwachen Sie den monatlichen organisatorischen Rechnungsabstimmungsprozess (SQUARE).

• Dokumentation und Archivierung:

Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Archivierung der Original- und Projektdokumentation gemäß den internen Verfahren.

• Bank- und Cash-Management :

Verwalten Sie die Bank- und Geldkonten der Organisation gemäß den internen Verfahren; Zusammenarbeit mit Bankinstituten in dienstleistungsbezogenen Angelegenheiten.

• Beschaffungskoordination:

Koordinieren Sie sich mit der Beschaffungsabteilung, um einen genauen Informationsfluss in Bezug auf die Lieferkettenpipeline sicherzustellen .

• Finanzielle Überwachung der Sub-Implementierungspartner (Sub-IPs):

Überprüfen und verifizieren Sie die Finanzberichte, einschließlich Finanzberichte und unterstützender Dokumentation, von Sub -Implementierende Partner.

• Zahlungsautorisierung:

Bereiten und genehmigen Sie Zahlungen für Betriebskosten, einschließlich Gehaltsabrechnung und laufende Kosten für Büro/Mission.

• HR-Aufsicht:

Überwachen Sie das Personalmanagement im Büro und stellen Sie sicher, dass die örtlichen Arbeitsgesetze und Verfahren der Zentrale eingehalten werden.

• Tax Compliance:

Überprüfung und Genehmigung von Berichten über Lohn- und Lohnsteuern zur Vorlage bei den örtlichen Behörden.

• Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanagement:

Überprüfen und genehmigen Sie die monatliche Gehaltsabrechnung, um eine genaue Kostenzuordnung gemäß dem Zuteilungsplan sicherzustellen.

3. Finanzen

• Währungsumtausch:

Überprüfen und genehmigen Sie Anträge für Währungsumtausch basierend auf dem Cashflow-Plan.

• Zahlungsautorisierung:

Überprüfen und genehmigen Sie Zahlungsautorisierungen (PAs) gemäß der internen Autorisierungsmatrix.

• Kostenmanagement:

Überprüfen und genehmigen Sie die ZahlungsmethodeKostenvoranschläge, um die ordnungsgemäße Verwendung von Bank- und Bargeldkonten sicherzustellen.

• Abstimmung:

Überprüfen und genehmigen Sie monatliche Bank- und Bargeldabstimmungen, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.

 Zusätzliche Verantwortlichkeiten:

• Führen Sie alle anderen vom Linienmanager überprüften oder zugewiesenen Aufgaben aus und tragen Sie so zur Gesamteffektivität der Finanzen und Verwaltung bei Funktionen.

Der Rekrutierungsprozess kann vorzeitig abgeschlossen werden, wenn ein geeigneter Kandidat gefunden wird. Aufgrund der großen Anzahl an Bewerbungen entschuldigen wir uns im Voraus und werden nur auf für die Stelle geeignete Profile antworten.

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben auf Englisch (max. 1 Seite) per E-Mail an [email protected] mit dem Ziel> : Finanz- und Verwaltungskoordinator _Kiew, spätestens am 30. September 2024 um 23:59 Uhr Kiewer Zeit.