Koordinator für Finanzen, Verwaltung und Personalwesen in Bibliotheques Sans Frontieres

Zweck der Position

Koordinator für Finanz-, Verwaltungs- und Personalangelegenheiten

berichtet direkt an den Ländervertreter, arbeitet eng mit dem Programmkoordinator sowie mit finanziellen, logistischen und Personalabteilungen auf Zentralebene. 

1. Verwaltungskoordination

• Unterstützt den Landesvertreter und Programmkoordinator bei der Kontaktaufnahme mit lokalen Behörden, um die Einhaltung lokaler Vorschriften und Protokolle sicherzustellen, auch als Dolmetscher. 

• Dient als Hauptansprechpartner für Verwaltungsangelegenheiten und externe Stakeholder (ausgenommen Lieferanten). 

• Sorgt für die Entwicklung und Korrektur offizieller Dokumente und Vereinbarungen im Zusammenhang mit Programmen, Verwaltung, Registrierung bei ukrainischen Behörden und Spenderverfahren. 

2. Personalmanagement

• Gewährleistet die Einhaltung der Arbeitsgesetzgebung der Ukraine. 

• Stellt die Einhaltung der BSF-Personalpolitik sicher und trägt zu deren kontinuierlicher Verbesserung bei. 

• Zentralisiert Daten im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, überwacht die Vertragsverfolgung und Gehaltsabrechnung, fungiert als Verbindungsmann zu externen Buchhaltern bei der Verarbeitung von Gehaltsabrechnungsdiensten und sorgt für eine genaue Führung von Aufzeichnungen. 

• Bietet rechtliche Überwachung personalbezogener Probleme. 

• Steuert die Auswahl und Anpassung neuer Mitarbeiter. Rekrutiert und verwaltet bei Bedarf Berater, neue Mitarbeiter und/oder Generalunternehmer (Fahrer usw.) im Zusammenhang mit administrativen, finanziellen oder logistischen Angelegenheiten. 

• Berücksichtigt von Teams aufgeworfene Probleme und sorgt für zufriedenstellende Arbeitsbedingungen. 

•  Berechnet Löhne und zahlt Prämien im Rahmen zivilrechtlicher Verträge. 

3. Finanz- und Budgetmanagement

• Stellt die Einhaltung von Budgets als internes S. sicherVerfahren sowie administrative und finanzielle Regeln und Vorschriften der Spender. 

• Erstellt Standardarbeitsanweisungen im Einklang mit den Praktiken der Zentrale und den Anforderungen der Spender. 

• Unterstützt den Ländervertreter bei der Festlegung der Finanzstrategie, um die finanzielle Stabilität des BSF in der Region sicherzustellen. In enger Abstimmung mit dem Programmkoordinator und dem Ländervertreter erstellt er Budgetprognosen für Programme, Operationen und Verwaltungskosten. 

• Überwacht Budgets zeitnah und genau und erstellt nach Bedarf Finanzberichte für die Finanzabteilung der Zentrale und Spender oder Projektpartner. 

• Verwaltet das Bankkonto sowie Barzahlungen. 

• Verwaltet Geldtransfers und gewährleistet die Geld-/Bargeldsicherheit in Zusammenarbeit mit dem Ländervertreter. 

• Steuert Bargeld- und Überweisungen von der Zentrale aus. 

• Entwickelt in Abstimmung mit dem Ländervertreter und Programmkoordinator nach Bedarf neue Projektbudgets. 

• Bereitet Prüfungen in Abstimmung mit der Verwaltungs- und Finanzabteilung der Zentrale vor und unterstützt sie. 

4. Compliance und Risikomanagement

• Stellt die Einhaltung der lokalen Gesetze und Vorschriften durch die Aktivitäten von BSF Ukraine sicher. 

• Reduziert administrative, finanzielle und logistische Risiken, indem sichergestellt wird, dass alle Vorgänge und Aktivitäten sicher und unter Einhaltung der Risikomanagementprotokolle und -richtlinien der Organisation durchgeführt werden. 

• Überprüft/aktualisiert interne Kontrollen, Richtlinien und Verfahren, um potenzielle Risiken zu mindern. 

Qualifikationsvoraussetzungen:

• Master-Abschluss in einem relevanten Bereich wie Betriebswirtschaft, Finanzen, Personalmanagement oder einem verwandten Bereich Branche 

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, davon mindestens 2 Jahre in einer Verwaltungs- und Finanzposition auf Koordinierungsebene. 

• Vorkenntnisse in einer NGO sind von Vorteil. 

• Gründlichkeit, Organisation und Zuverlässigkeit, Fähigkeit zum selbstständigen und proaktiven Arbeiten. 

• Gutes Stressmanagement. 

• Zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten. 

• Hervorragende Schreib- und Excel-Kenntnisse. 

• Hervorragende Kenntnisse des Microsoft Office-Pakets. 

• Gute Beherrschung der englischen Sprache. 

• Fließende Beherrschung der ukrainischen Sprache.