Assistent für den Außendienst in International NGO Safety Organisation

Hintergrund der Organisation

Die 2011 gegründete International NGO Safety Organization (INSO) ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die humanitäre Helfer durch die Einrichtung von Sicherheitskoordinierungsplattformen in unsicheren Kontexten unterstützt. INSO stellt registrierten NGOs eine Reihe von kostenlose Dienste, einschließlich Echtzeit-Vorfallverfolgung, Analyseberichte, sicherheitsrelevante Daten und Zuordnungen, Unterstützung beim Krisenmanagement, Mitarbeiterorientierung und Schulung. 

INSO unterstützt täglich mehr als 1.000 NGOs, die in 18 der unsichersten Länder der Welt tätig sind. 

INSO hat seinen Hauptsitz in Den Haag, Niederlande, der internationalen Stadt des Friedens und der Gerechtigkeit. 

INSO Ukraine 

INSO Ukraine wurde 2015 eröffnet. Seit der umfassenden russischen Invasion im Februar 2022 hat es sich schnell zu einer vollständigen Plattform entwickelt, die den Bedürfnissen von NGOs in einem sich schnell entwickelnden Konflikt gerecht wird. Derzeit erhalten mehr als 240 nationale und internationale NGOs INSO-Dienste sowohl auf Ukrainisch als auch auf Englisch, einschließlich Informationen, Analysen und Beratung durch eine breite Palette schriftlicher Produkte, Treffen und Briefings, maßgeschneiderte Bewertungen, Krisenunterstützung und ein breites Spektrum an Schulungen. Unser Landesbüro befindet sich in Kiew und wird von Außenstellen in Dnipro und Odessa unterstützt. 

Das Ausmaß und die Intensität des Konflikts in der Ukraine stellen weiterhin erhebliche Herausforderungen für die humanitäre Sicherheit dar, insbesondere in stark umkämpften Frontgebieten, in denen sich der humanitäre Fußabdruck seit 2023 vergrößert hat. Als Teil von INSO Ukraine spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung von NGOs und helfen dabei, dass die Hilfe Menschen in Not auf sicherere Weise erreicht, während Sie gleichzeitig Teil einer lebendigen und wachsenden humanitären Gemeinschaft sind, die Erfahrungen aus der ganzen Welt zusammenbringt. 

INSO sucht jetzt einen erfahrenen Fachmann zur Verstärkung unseres Teams als Außendienstassistent in Charkiw.

Jobübersicht:

Sie unterstützen die Außenstelle in den Bereichen Logistik, Beschaffung, Personalwesen, Verwaltung und Finanzen. Der Field Support Assistant arbeitet unter der direkten Leitung des Sicherheitsberaters und berichtet direkt an die Finanz-, Betriebs- und HR-Manager im Hauptbüro des Landes.    

Hauptaufgaben:

Finanzen

• Verarbeitung von Bargeldtransaktionen. Gleichen Sie täglich die Portokassen ab und übermitteln Sie Aufstockungsanfragen, um den Bargeldbedarf zu decken. Gewähren Sie dem Personal entsprechend der Genehmigung Bargeldvorschüsse. Richten Sie ein geeignetes Aufzeichnungssystem für die ausgezahlten Beträge ein. Verfolgen Sie die offenen Beträge effizient. Sammeln Sie die Belege, um alle ausstehenden Vorschüsse vor Monatsende abzuschließen.
• Helfen Sie bei pünktlichen Zahlungen. Stellen Sie vor der Zahlung sicher, dass die Belege in jeder Hinsicht vollständig sind.
• Schätzen Sie monatlich den Bargeldbedarf für die Außenstelle. Reichen Sie den Geldtransferantrag rechtzeitig bei der Finanzabteilung ein. 
• Act als Ansprechpartner für Finanzfragen und zur finanziellen Unterstützung der Teammitglieder. 

Personalwesen

• Unterstützung des Sicherheitsberaters/HR-Beauftragten bei der Personalverwaltung des Außendienstpersonals, einschließlich der Erleichterung von Visagenehmigungen, Aufenthaltskarten, Steuervorschriften, Unterbringung usw.) 
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Einstellungsprozess.
• Unterstützung des HR-Beauftragten bei der Dokumentenvorbereitung für den Außendienst Überwacht.
• Pflege der Tagessätze, Urlaubsantragsformulare und Abwesenheitsaufzeichnungen des Personals.
• Bearbeite und übermittle die Arbeitszeitnachweise der Außendienstmitarbeiter zeitnah.
• Pflege der Personalunterlagen der Außendienstmitarbeiter wie delegiert.
• Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter die örtlichen Vorschriften der Außenstelle kennen.

Betrieb (Logistik, Beschaffung)

• Unterstützung bei der Durchführung von Beschaffungsaktivitäten in Zusammenarbeit mit Betriebs- und Programmteams
• Stellen Sie sicher, dass der Beschaffungsprozess den SOPs entspricht, mit ordnungsgemäßer Dokumentation zur Unterstützung aller Einkäufe
• Fahrzeugwartung und -fahrt nach Bedarf 
• Unterstützung bei der Identifizierung geeigneter Anbieter, Sammlung von Preisangeboten, Dokumentation des Beschaffungsprozesses und Verwaltung elektronischer und gedruckter Beschaffungsdateien
• Einzelne Durchführung Sources kauft <500 EUR ein und stellt sicher, dass alle Dokumente korrekt elektronisch ausgefüllt werden
• Verantwortlich für die Verwaltung und Vorbereitung von Service Level Agreements, um einen reibungslosen Ablauf der Büro- und Projektaktivitäten sicherzustellen
• Koordinieren Sie alle logistischen Vorkehrungen für projektbezogene Veranstaltungen, Workshops und Seminare
• Helfen Sie bei der Verwaltung und Verwaltung von Büroressourcen, einschließlich Büroflächen, Vermögenswerten einschließlich Laptops, anderen zugehörigen Bürosystemen und Geräten
• Unterstützung des Landesbüros bei der Aktualisierung des Master Asset Registers gemäß INSO Anforderungen
• Stellen Sie sicher, dass alle Vermögenswerte gekennzeichnet sind und führen Sie Aufzeichnungen über die Bewegung der Vermögenswerte
• Stellen Sie sicher, dass die physische Überprüfung alle zwei Jahre erfolgt
• Führen Sie die Aufgaben des Fahrers nach Bedarf aus
• Überwachen Sie die Fahrzeugbewegung anhand des Fahrzeugprotokolls
• Verwalten Sie Reparaturen und Wartung der Ausrüstung und Fahrzeuge von INSO
• Halten Sie einen ausreichenden Bestand an Büromaterial für die Büro.

Anforderungen

Wissen, Fähigkeiten und Erfahrung

Unbedingt

• Vorzugsweise mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung in ähnlichen Rollen bei NGOs
• Ein Berufszertifikat
• Gültiger Führerschein der Klasse B mit mindestens 2 Jahren Fahrerfahrung
• Kenntnisse in MS Hervorragend
• Hohe Liebe zum Detail
• Fähigkeit, große Datenmengen zu verarbeiten
• Gute Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Zeitmanagementfähigkeiten

Schön zu haben

• Gute Englisch- und Ukrainischkenntnisse
• Aufgeschlossenheit und Selbstvertrauen
• Akzeptanz und Verständnis für humanitäre Prinzipien
• Stark Ethik, mit der Fähigkeit, vertrauliche Daten zu verwalten
• Hohes Maß an Autonomie

Persönliche Schlüsselkompetenzen   

• ConfIdentität, Integrität und ein Sinn für die Vermeidung von Interessenkonflikten
• Eigenmotivation, Höflichkeit und Bescheidenheit
• Teamgeist und gutes Management zwischenmenschlicher Beziehungen
• Können Sie Ihre Arbeit planen und organisieren
• Seien Sie flexibel und dynamisch, wissen Sie, wie man Initiativen vorschlägt
• Fähig sein, unter Druck zu arbeiten
• Effektiver Kommunikator
• Arbeitsfähigkeit multikulturelle Umgebungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen: 12-monatiger verlängerbarer Vertrag mit einer 3-monatigen Probezeit. Voraussichtliches Startdatum 16. März 2026, Bruttogehalt 52 000 UAH.

So bewerben Sie sich

Bitte senden Sie Folgendes an [email protected] und geben Sie als Referenz „Field Support Assistant, Kharkiv“ in an die Betreffzeile der E-Mail bis zum 22. Februar 2026. 

• Anschreiben, in dem dargelegt wird, wie Sie die obligatorischen Anforderungen erfüllen, welche bevorzugten Eigenschaften Sie haben, welche Motivation Sie für die Bewerbung haben und was Sie bei INSO mitbringen möchten.
• Aktualisierter Lebenslauf.

Bitte senden Sie keine zusätzlichen Informationen. Nur Kandidaten, die in die engere Auswahl kommen, werden kontaktiert.