Feld-Koordinator in Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) ist eine gemeinnützige, unpolitische und nicht religiöse humanitäre NGO. PUI begann im Februar 2015 mit der humanitären Intervention in der Ukraine. Ziel der Mission ist es, den gleichberechtigten Zugang der vom militärischen Konflikt betroffenen lokalen und vertriebenen Bevölkerung zur primären Gesundheitsversorgung zu verbessern oder wiederherzustellen und ihre Lebensbedingungen durch die Deckung ihrer Grundbedürfnisse zu verbessern.Arbeitsort - DniproDer Feldkoordinator ist für das ordnungsgemäße Funktionieren des Projektstandorts und die ordnungsgemäße Umsetzung der auf diesem Standort entwickelten Programme verantwortlich. AUFGABEN und VERANTWORTLICHKEITEN Sicherheit: Er/Sie ist für die Sicherheit des Standorts verantwortlich. Programme: Er/Sie koordiniert die Teams, und sorgt unter der Aufsicht seines/ihres direkten Vorgesetzten für die ordnungsgemäße Umsetzung der Programme vor Ort.Personal: Er/Sie beaufsichtigt alle Teams am Standort sowie nationale und internationale Mitarbeiter.Logistische, administrative und finanzielle Unterstützung: Er/Sie überwacht die logistischen, administrativen und finanziellen Komponenten am Standort zum Zwecke der Programmumsetzung und stellt die Einhaltung der relevanten Verfahren sicher, mit inhaltlicher Unterstützung durch den Logistikkoordinator (LOGC) und den Verwaltungs- und Finanzkoordinator (AFC). die Mission.Repräsentation: Er/Sie vertritt die Organisation vor den Partnern, Behörden und verschiedenen lokalen Akteuren, die in dem Gebiet tätig sind, in dem sich seine/ihre Basis befindet.Koordination: Er/Sie zentralisiert und verbreitet Informationen vom/zum Standort und konsolidiert die in seinem/ihrem Tätigkeitsbereich durchgeführten internen und externen Berichterstattungsaktivitäten, bevor er sie dem unmittelbaren Vorgesetzten vorlegt. Bewertung/Strategie: Er/Sie beteiligt sich an der Strategieentwicklung und schlägt neue Interventionen entsprechend den in seinem/ihrem Tätigkeitsbereich festgestellten Bedürfnissen vor. SPEZIFISCHE ZIELE UND DAMIT VERBUNDENE AKTIVITÄTEN1. GEWÄHRLEISTEN SIE DIE SICHERHEIT VON EIGENTUM UND PERSONEN AM STANDORT. Er/Sie stellt sicher, dass der Sicherheitsplan für den Standort auf dem neuesten Stand ist und dass jeder ihn kennt und versteht (sowohl Expatriates als auch Einheimische). Er/Sie sorgt für die Datenerfassung in Bezug auf Er sorgt für die Sicherheit in seinem/ihrem Einsatzgebiet, erstellt Analysen und leitet diese regelmäßig oder bei Dringlichkeit ad hoc an seinen/ihren direkten Vorgesetzten weiter. Er/Sie stellt sicher, dass die ihm/ihr zur Verfügung stehenden materiellen und personellen Ressourcen angemessen sind um die optimale Sicherheit von Teams, Materialien und Begünstigten zu gewährleisten. Er/Sie alarmiert unverzüglich seinen/ihren direkten Vorgesetzten im Falle einer drohenden Gefahr für Teams oder Begünstigte. Im Falle eines Sicherheitsvorfalls (unabhängig davon, ob dieser stattgefunden hat oder war). vermieden werden), stellt er/sie sicher, dass die Informationen unverzüglich an seinen/ihren direkten Vorgesetzten übermittelt und gemäß den PUI-Richtlinien darüber berichtet wird.2. SICHERN SIE DIE UMSETZUNG VON PROGRAMMEN UND SCHLAGEN SIE NEUE INTERVENTIONEN VOR. Er/Sie sorgt für den reibungslosen Ablauf laufender Programme vor Ort (Erreichung von Zielen, Einhaltung von Zeitplänen, Budgetüberwachung, Vertragsberichterstattung usw.) und berichtet an seinen/ihren direkten Vorgesetzten. Er/Sie richtet ein formelles Koordinierungssystem ein, leitet es vor Ort (Besprechungen, schriftliche Berichte usw.) und berichtet an seinen/ihren direkten Vorgesetzten. Er/Sie sorgt für die ordnungsgemäße Ablage aller im Zusammenhang mit dem/den Projekt(en) erstellten Dokumente. und stellt die Verfügbarkeit der in den Vorschlägen genannten Verifizierungsquellen sicher. Er/Sie schlägt neue Interventionen vor und bespricht diese mit seinem/ihrem direkten Vorgesetzten. Er/Sie ist an der Bedarfsermittlung auf der Grundlage der vereinbarten TOR (Terms of Reference) beteiligt mit Zustimmung seines/ihres direkten Vorgesetzten. Bei der Definition neuer operativer Aktivitäten koordiniert er/sie die Arbeit der relevanten technischen Abteilungen sowie der administrativen und logistischen Unterstützungsteams, um vollständige und konforme Projektvorschläge vorzubereiten die Geberformate und internen Regeln der PUI. Er/Sie nimmt an der Strategieentwicklungsübung der Mission teil.3. ÜBERWACHUNG DER TEAMS NATIONALER UND INTERNATIONALER MITARBEITER AM STANDORT Er/Sie überwacht alle nationalen und internationalen Teams am Standort. Er/Sie leitet die Arbeit der Expatriates am Standort, verfolgt die Verwirklichung ihrer Ziele und leitet die Halbzeit- und Abschlussphase Bewertungsübungen. Er/Sie beteiligt sich am Einstellungsprozess sowie an allen Entscheidungen im Zusammenhang mit der Beendigung der Arbeitsverträge des örtlichen Personals am Standort. Er/Sie stellt die Einhaltung der internen Geschäftsordnung von PUI am Standort sicher. Er/Sie ist am Standort beteiligt /Sie ist verantwortlich für die administrative Verwaltung des lokalen Personals, insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Überwachung von Abwesenheiten sowie die Erstellung, Aktualisierung und Archivierung von Verwaltungsakten des Personals. Er/Sie stellt sicher, dass alle lokalen Mitarbeiter mindestens einmal pro Woche einer schriftlichen Beurteilung unterzogen werden Vertragslaufzeit und pro Jahr. Er/Sie übernimmt oder delegiert die Verantwortung für die Integration aller neuen Mitarbeiter am Standort und stellt insbesondere sicher, dass der Kontext der Programmumsetzung, der Sicherheitsvorschriften, der logistischen, administrativen, personellen und finanziellen Verfahren usw. eingehalten wird sowie Verfahren für den Einsatz von Kommunikation und Transport werden erklärt und verstanden. Er/Sie führt Schulungsprogramme für Expatriate- und lokales Personal durch (organisatorische Unterstützung, Methodik, technische Unterstützung ggf. Organisation von Schulungssitzungen…). Er/Sie entwirft bzw delegiert die Verantwortung für die Ausarbeitung von Stellenprofilen für Expatriates, die ersetzt oder eingestellt werden sollen, und sendet sie zur Bestätigung an seinen/ihren unmittelbaren Vorgesetzten. Er/Sie bereitet die Stellenprofile der örtlichen Mitarbeiter unter seiner/ihrer unmittelbaren Aufsicht vor und unterstützt die Stellenprofile der örtlichen Mitarbeiter Die von den technischen Leitern an seinem/ihrem Standort zusammengestellten Mitarbeiter werden zur Genehmigung an die AFC und an jede andere potenziell relevante Partei (abhängig von der Position) weitergeleitet. Er/Sie erstellt das Organigramm der Basis und verfügt über dieses wird von seinem/ihrem direkten Vorgesetzten und dem AFC bestätigt. Er/Sie kümmert sich um die Bewältigung zwischenmenschlicher Konflikte, die an seinem/ihrem Standort auftreten, und verweist die Angelegenheit an seinen/ihren direkten Vorgesetzten, falls dieser/sie nicht in der Lage ist, eine Lösung zu finden Er/Sie ist der Hüter des Images von PUI in seinem/ihrem Tätigkeitsbereich und stellt in dieser Funktion sicher, dass das gesamte ihm/ihr unterstellte Personal ein Verhalten an den Tag legt, das im Einklang mit den von der Organisation vertretenen Werten und mit vollem Respekt steht für die lokale Kultur.4. STELLEN SIE LOGISTISCHE, ADMINISTRATIVE UND FINANZIELLE UNTERSTÜTZUNG FÜR DEN STANDORT SICHER. Er/Sie stellt sicher, dass die Bedürfnisse des Standorts erfüllt werden (Unterstützung, Programmierung) und teilt dem ACF jeden Monat die Bedürfnisse mit, während er/sie dafür sorgt, dass alle Geber- und internen Verfahren eingehalten werden dass die Verpflichtungen mit den verfügbaren Budgets im Einklang stehen. Er/Sie stellt sicher, dass der Standort mit der Mindestinfrastruktur (Büros und Wohnungen) ausgestattet ist, die für die Ausführung der Arbeiten und die Unterbringung der Teams unter optimalen Sicherheitsbedingungen erforderlich ist. Er/Sie überwacht die Er/Sie sorgt für die ordnungsgemäße Funktion des Fuhrparks und sorgt weltweit für die ordnungsgemäße Funktion sowie die Wartung aller zum Standort gehörenden Geräte. Er/Sie sorgt für angemessene Lagervorkehrungen für das gesamte Eigentum und die gesamte Ausrüstung. Er/Sie sorgt für die ordnungsgemäße Lieferung aller für den Betrieb geplanten Einkäufe Standorte. Er/Sie erstellt und aktualisiert den Bestand an Lieferungen und Geräten für den Standort und übermittelt ihn an das LOGC. Er/Sie ist für die Kostenoptimierung verantwortlich; und nutzt dazu die Budgetverfolgung; Er/sie sorgt für angemessene finanzielle Ressourcen für den Betrieb der Website. Was die Haushaltsüberwachung betrifft, beteiligt er/sie sich an teambasierten Analysen (zusammen mit der technischen, administrativen und logistischen Verwaltung) und ist für die Erkennung von Anomalien und das Vorschlagen von Anpassungen an seine/ihre Website verantwortlich. Ihrem direkten Vorgesetzten und dem AFC. Er/Sie stellt sicher, dass die Buchhaltungseinträge in Übereinstimmung mit den internen Regeln vervollständigt und dem AFC gemäß dem vereinbarten Zeitplan mitgeteilt werden. Gemeinsam mit dem AFC verfolgt er/sie den Cashflow für ihn/sie Standort und überwacht die Auszahlungen. Gemeinsam mit dem AFC stellt er/sie sicher, dass am Standort ein System interner Aufsicht vorhanden ist. Er/Sie stellt die Einhaltung der Verfahren zur Übernahme von Ausgabenverpflichtungen sicher und beteiligt sich an der Bestätigung von Bestellungen. Er/Sie ist der Hüter der Buchhaltung und stellt in dieser Funktion sicher, dass Kassenbestände und Bankkonten absolut und dauerhaft gesichert sind durch entsprechende Buchhaltungsunterlagen.5. GEWÄHRLEISTUNG DER VERTRETUNG VON PUI IN DER GERICHTSBARKEIT, DIE VON SEINER/IHRER WEBSITE ABGEDECKT WIRD. Er/Sie vertritt den Verband vor lokalen Akteuren, unabhängig davon, ob diese offiziell sind oder nicht, und stellt sicher, dass mit jedem von ihnen gute Beziehungen unter Einhaltung der PUI-Grundsätze der Neutralität und Unabhängigkeit gepflegt werden .Er/Sie nimmt an den wichtigsten Koordinierungssitzungen teil, wenn diese stattfinden, und beteiligt sich aktiv. Im Falle von Besuchen von Gebern beteiligt er/sie sich an der Organisation und Durchführung des Besuchs.6. STELLEN SIE DIE BERICHTERSTATTUNG UND VERBREITUNG VON INFORMATIONEN SICHER. Er/Sie ist für das Verfassen von Spenderberichten für Programme verantwortlich, die auf seiner/ihrer Website durchgeführt werden. Berichte, die ganz oder teilweise von ihm/ihr erstellt wurden (einschließlich der Konsolidierung der technischen Abschnitte, die von den technischen Managern und/oder Ressourcenmitarbeitern auf seiner/ihrer Website erstellt wurden). Er/Sie sendet die internen und externen Berichte währenddessen an seinen/ihren direkten Vorgesetzten Einhaltung der internen Fristen für die Genehmigung (Lagebericht, Vorfallbericht) und externer vertraglicher Fristen (Projektberichte). Er/Sie organisiert die wechselseitige Verbreitung von Informationen: vom Standort zur Feldkoordination und von der Feldkoordination zum Standort ( Regelmäßige und Ad-hoc-Situationsberichte. Er/Sie nimmt an internen Koordinationssitzungen teil und beteiligt sich aktiv. QUALIFIKATIONEN Ausbildung: Projektmanagement-Ausbildung, Ausbildung in öffentlicher Gesundheit/Landwirtschaft/Wasser/Sanitär oder anderen Bereichen, Finanzmanagement-Ausbildung, Logistik-Ausbildung sind wünschenswert. Berufserfahrung :mindestens 1 Jahr im humanitären, technischen und internationalen Bereich (insbesondere im späteren Bereich). Erfahrung im Sicherheitsmanagement ist wünschenswert. Sprachkenntnisse: Fließend Ukrainisch, gute Englischkenntnisse sind obligatorisch. Kenntnisse und Fähigkeiten: ausgezeichnete Schreibfähigkeiten, Projektmanagementfähigkeiten, Teammanagement. Kenntnisse über Verfahren im Zusammenhang mit institutionellen Gebern (OFDA, ECHO, AAP, UN-Organisationen …), Management von Fahrzeugflotten, Lagerbeständen, Lieferketten usw. sind wünschenswert. Software: gute Beherrschung von Office Pack. Kenntnisse in Saga sind wünschenswert. Erforderliche persönliche Eigenschaften (Passung ins Team, Eignung für die Stelle und Aufgabe): Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein, Druckfestigkeit, Sinn für Diplomatie, analytische Fähigkeiten, Anpassungsfähigkeit und organisatorische Flexibilität, Organisation, Genauigkeit und Fähigkeit, Fristen einzuhalten. Fähigkeit, professionell und mit Reife zu arbeiten und Angelegenheiten zu verwalten. Fähigkeit, die Aktivitäten und das Mandat von PUI vor lokalen Behörden zu vertreten. Fähigkeit, das lokale Umfeld in seinen politischen, wirtschaftlichen und historischen Dimensionen in den Betrieb zu integrieren. Fähigkeit, mit verschiedenen Partnern zusammenzuarbeiten Offenheit und anpassungsfähige Kommunikationsstrategien. BEDINGUNGEN Startzeitpunkt: APRIL 2024 WIE BEWERBEN SIE SICH: Interessierte Kandidaten reichen Ihren Lebenslauf bitte auf Englisch ein. PUI behält sich das Recht vor, die Stelle vor dem letzten Tag der Bewerbungseinreichung zu schließen.***