FELD-KOORDINATOR in Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) ist eine gemeinnützige, unpolitische und nicht-religiöse humanitäre NGO. PUI begann im Februar 2015 mit der humanitären Intervention in der Ukraine. Ziel der Mission ist es, den gleichberechtigten Zugang der vom militärischen Konflikt betroffenen lokalen und vertriebenen Bevölkerung zur primären Gesundheitsversorgung zu verbessern oder wiederherzustellen und ihre Lebensbedingungen durch die Deckung ihrer Grundbedürfnisse zu verbessern.

Arbeitsort - Charkiw

AUFGABEN und VERANTWORTLICHKEITEN 

• Sicherheit: Er/ Sie ist für die Sicherheit des Geländes verantwortlich. 
• Programme: Er/Sie koordiniert die Teams und sorgt unter der Aufsicht seines/ihres direkten Vorgesetzten für die ordnungsgemäße Umsetzung der Programme auf der Website. 
• Personalwesen: Er/Sie betreut alle Teams am Standort sowie nationale und internationale Mitarbeiter. 
• Logistische, administrative und finanzielle Unterstützung: Er/Sie überwacht die logistischen, administrativen und finanziellen Komponenten am Standort zum Zweck der Programmumsetzung und stellt die Einhaltung der relevanten sicher Verfahren, mit inhaltlicher Unterstützung durch den Logistikkoordinator (LOGC) und den Verwaltungs- und Finanzkoordinator (AFC) der Mission. 
• Vertretung: Er/Sie vertritt die Organisation vor den Partnern, Behörden und verschiedenen lokalen Akteuren, die in der Region tätig sind, in der sich seine/ihre Basis befindet.
•  Koordination: Er/Sie zentralisiert und verbreitet Informationen vom/zum Standort und konsolidiert die in seinem/ihrem Geschäftsbereich durchgeführten internen und externen Berichtsaktivitäten, bevor er sie dem unmittelbaren Vorgesetzten übermittelt . 
• Bewertung/Strategie: Er/Sie beteiligt sich an der Strategieentwicklung und schlägt neue Interventionen entsprechend den in seinem/ihrem Tätigkeitsbereich festgestellten Bedürfnissen vor.

SPEZIFISCHE ZIELE UND VERWANDTE AKTIVITÄTEN




1. GEWÄHRLEISTEN DIE SICHERHEIT VON EIGENTUM UND PERSONEN AUF DEM STANDORT 

• Er/Sie stellt sicher, dass die Der Sicherheitsplan für den Standort ist auf dem neuesten Stand und jeder kennt und versteht ihn (sowohl Auswanderer als auch Einheimische). 
•  Er/Sie sorgt für die Datenerfassung im Hinblick auf die Sicherheit auf seinem/ihrem GebietEr ist in seinem Tätigkeitsbereich tätig, erstellt Analysen und leitet diese regelmäßig oder bei Bedarf ad hoc an seinen/ihren direkten Vorgesetzten weiter. 
• Er/Sie überprüft, ob die ihm/ihr zur Verfügung stehenden materiellen und personellen Ressourcen ausreichen, um die optimale Sicherheit von Teams, Materialien und Begünstigten zu gewährleisten. 
• Er/Sie alarmiert unverzüglich seinen/ihren direkten Vorgesetzten bei drohender Gefahr für Teams oder Begünstigte. 
• Im Falle eines Sicherheitsvorfalls (unabhängig davon, ob dieser eingetreten ist oder vermieden wurde) stellt er/sie sicher, dass die Informationen an seinen/ihren unmittelbaren Ansprechpartner übermittelt werden Der Vorgesetzte wird unverzüglich benachrichtigt und gemäß den PUI-Richtlinien darüber berichtet.

2. SICHERN SIE DIE UMSETZUNG VON PROGRAMMEN UND SCHLAGEN SIE NEUE INTERVENTIONEN VOR 

• Er/Sie sorgt für den reibungslosen Ablauf über laufende Programme vor Ort (Erreichung von Zielen, Einhaltung von Zeitplänen, Budgetüberwachung, Vertragsberichterstattung usw.) und berichtet an seinen/ihren direkten Vorgesetzten. 
• Er/Sie richtet ein formelles Koordinierungssystem ein, leitet es vor Ort (Besprechungen, schriftliche Berichte...) und berichtet an seinen/ihren direkten Vorgesetzten. 
• Er/Sie sorgt für die ordnungsgemäße Archivierung aller im Rahmen des Projekts/der Projekte erstellten Dokumente und stellt die Verfügbarkeit der in den Vorschlägen genannten Nachweisquellen sicher. 
• Er/Sie schlägt neue Interventionen vor und bespricht diese mit seinem/ihrem direkten Vorgesetzten. 
• Er/Sie ist an der Bedarfsermittlung auf der Grundlage der vereinbarten TOR (Terms of Reference) und mit Unterstützung seines/ihres direkten Vorgesetzten beteiligt. 
• Bei der Definition neuer operativer Aktivitäten koordiniert er/sie die Arbeit der relevanten technischen Abteilungen sowie der administrativen und logistischen Unterstützungsteams im Hinblick auf die Ausarbeitung von Projektvorschlägen vollständig sind und den Geberformaten und internen Regeln der PUI entsprechen. 
• Er/Sie nimmt an der Strategieentwicklungsübung der Mission teil.




3; ÜBERWACHUNG VON TEAMS NATIONALER UND INTERNATIONALER MITARBEITER AM STANDORT

• Er/Sie beaufsichtigt alle nationalen und internationale Teams vor Ort. 
• Er/Sie leitet die Arbeit der Expatriates vor Ort, verfolgt die Umsetzung ihrer Ziele und leitet die Zwischen- und Abschlussbewertungen. 
• Er/Sie beteiligt sich am Einstellungsprozess sowie an allen Entscheidungen im Zusammenhang mit der Beendigung der Arbeitsverträge des örtlichen Personals auf der Website. 
• Er/Sie sorgt für die Einhaltung der Geschäftsordnung der PUI auf der Website. 
• Er/Sie ist für die Verwaltung verantwortlichAktive Verwaltung des örtlichen Personals, insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnung, Überwachung von Abwesenheiten, Erstellung, Aktualisierung und Archivierung von Verwaltungsakten des Personals. 
• Er/Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeiter vor Ort mindestens einmal pro Vertragslaufzeit und pro Jahr einer schriftlichen Bewertung unterzogen werden. 
• Er/Sie übernimmt oder delegiert die Verantwortung für die Integration jedes neuen Mitarbeiters auf der Website und stellt insbesondere sicher, dass der Kontext der Programmumsetzung, Sicherheitsregeln, Logistik-, Verwaltungs-, Personal- und Finanzabläufe sowie Verfahren zur Nutzung von Kommunikation und Transport werden erklärt und verstanden. 
• Er/Sie absolviert Schulungsprogramme für Expatriate- und lokale Mitarbeiter (organisatorische Unterstützung, Methodik, technische Unterstützung ggf. Organisation von Schulungssitzungen…) 
• Er/Sie entwirft oder delegiert die Verantwortung für die Ausarbeitung von Stellenprofilen für Expatriates, die ersetzt oder eingestellt werden sollen, und sendet sie zur Genehmigung an seinen/ihren direkten Vorgesetzten. 
• Er/Sie erstellt unter seiner/ihrer unmittelbaren Aufsicht die Stellenprofile der örtlichen Mitarbeiter, unterstützt die von den technischen Leitern an seinem/ihrem Standort erstellten Stellenprofile der örtlichen Mitarbeiter, und leitet sie zur Bestätigung an die AFC und an jede andere potenziell relevante Partei weiter (abhängig von der Position). 
• Er/Sie erstellt das Organigramm der Basis und lässt es von seinem/ihrem direkten Vorgesetzten und dem AFC genehmigen. 
• Er/Sie kümmert sich um die Bewältigung zwischenmenschlicher Konflikte, die auf seiner/ihrer Website auftreten, und verweist die Angelegenheit an seinen/ihren direkten Vorgesetzten, falls dieser/sie dies tut ist nicht in der Lage, den Streit beizulegen. 
• Er/Sie ist der Hüter des Images von PUI in seinem/ihrem Tätigkeitsbereich und stellt in dieser Funktion sicher, dass das gesamte ihm/ihr unterstellte Personal dies zeigt Verhalten im Einklang mit den von der Organisation vertretenen Werten und unter vollem Respekt vor der lokalen Kultur.

4. STELLEN SIE LOGISTISCHE, ADMINISTRATIVE UND FINANZIELLE UNTERSTÜTZUNG FÜR DIE WEBSITE SICHER

• Er/Sie stellt sicher, dass die Die Bedürfnisse des Standorts werden erfüllt (Unterstützung, Programmierung) und der ACF jeden Monat über die Bedürfnisse informiert. Dabei wird sichergestellt, dass alle Geber- und internen Verfahren eingehalten werden und dass die Verpflichtungen mit den verfügbaren Budgets im Einklang stehen.
• Er/Sie stellt sicher, dass der Standort mit der für die Ausführung der Arbeiten und die Unterbringung der Teams erforderlichen Mindestinfrastruktur (Büros und Wohnungen) unter optimalen Sicherheitsbedingungen ausgestattet ist. 
• Er/Sie überwacht die Fahrzeugflotte und sorgt weltweit für deren ordnungsgemäße Funktion sowie für die Wartung aller zum Standort gehörenden Geräte. 
• Er/Sie sorgt für angemessene Aufbewahrungsmöglichkeiten für sämtliches Eigentum und Gerät. 
• Er/Sie sorgt für die ordnungsgemäße Lieferung aller pgeplante Käufe der Betriebsstandorte. 
• Er/Sie erstellt und aktualisiert das Inventar der Materialien und Ausrüstung für den Standort und übermittelt es an das LOGC. 
• Er/Sie ist für die Kostenoptimierung verantwortlich; und nutzt dazu die Budgetverfolgung; er/sie sorgt für ausreichende finanzielle Mittel für den Betrieb der Website. 
• Was die Haushaltsüberwachung betrifft, nimmt er/sie an teambasierten Analysen teil (zusammen mit der technischen, administrativen und logistischen Leitung) und ist dafür verantwortlich, Anomalien zu erkennen und Anpassungen vorzuschlagen seinem/ihrem unmittelbaren Vorgesetzten und dem AFC. 
• Er/Sie stellt sicher, dass die Buchhaltungseinträge in Übereinstimmung mit den internen Regeln vervollständigt und gemäß dem vereinbarten Zeitplan an die AFC kommuniziert werden. 
• Gemeinsam mit der AFC verfolgt er/sie den Cashflow für seine/ihre Website und überwacht die Auszahlungen. 
• Gemeinsam mit dem AFC stellt er/sie sicher, dass am Standort ein System der internen Aufsicht vorhanden ist. Er/Sie stellt die Einhaltung der Verfahren zur Übernahme von Ausgabenverpflichtungen sicher und beteiligt sich am Prozess der Bestätigung von Bestellungen. 
• Er/Sie ist der Hüter der Buchhaltung und stellt in dieser Funktion sicher, dass Kassenbestände und Bankkonten durch entsprechende Buchhaltungsunterlagen absolut und dauerhaft gesichert sind.< /li>

5. GEWÄHRLEISTEN DIE VERTRETUNG VON PUI IN DER GERICHTSBARKEIT, DIE SEINE/IHRE WEBSITE ABGEDECKT

• Er/ Sie vertritt den Verband gegenüber lokalen Akteuren, unabhängig davon, ob diese offiziell sind oder nicht, und stellt sicher, dass mit jedem von ihnen gute Beziehungen im Einklang mit den PUI-Grundsätzen der Neutralität und Unabhängigkeit gepflegt werden. 
• Er/Sie nimmt an den stattfindenden Hauptkoordinierungssitzungen teil und beteiligt sich aktiv daran.
• Im Bei Besuchen von Spendern beteiligt er/sie sich an der Organisation und Durchführung des Besuchs.

6. SICHERSTELLEN DER BERICHTERSTATTUNG UND VERBREITUNG VON INFORMATIONEN

• Er/Sie ist für das Verfassen von Spenderberichten verantwortlich auf seiner/ihrer Website implementierte Programme; Berichte, die ganz oder teilweise von ihm/ihr verfasst wurden (einschließlich der Konsolidierung technischer Abschnitte, die von den technischen Managern und/oder Ressourcenmitarbeitern auf seiner/ihrer Website erstellt wurden).
• Er/Sie sendet die internen und externen Berichte an seinen/ihren direkten Vorgesetzten und hält dabei die internen Fristen für die Billigung (Lagebericht, Vorfallbericht) und externe Vertragsfristen (Projektberichte) ein. 
• Er/Sie organisiert die wechselseitige Verbreitung von Informationen: vom Standort zur Feldkoordination und von der Feldkoordination zum Standort (regelmäßige und Ad-hoc-Situation). Berichterstattung).
• Er/Sie nimmt an der internen Koordination teilTreffen und nimmt aktiv teil.

QUALIFIKATIONEN

Training: Projektmanagement-Training, Training in öffentlicher Gesundheit/Landwirtschaft/Wasser / Hygiene oder andere, Finanzmanagementschulungen, Logistikschulungen sind wünschenswert. 

Berufserfahrung: mindestens 1 Jahr im humanitären, technischen und internationalen Bereich (insbesondere im später). Erfahrung im Sicherheitsmanagement ist wünschenswert.

Sprachkenntnisse: Fließend Ukrainisch, gute Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich. 

Kenntnisse und Fähigkeiten: ausgezeichnete Schreibfähigkeiten, Projektmanagementfähigkeiten, Team Management. Kenntnisse über Verfahren im Zusammenhang mit institutionellen Gebern (OFDA, ECHO, AAP, UN-Organisationen …), Management von Fahrzeugflotten, Lagerbeständen, Lieferketten usw. sind wünschenswert. 

Software: gute Beherrschung des Office Packs. Kenntnisse in Saga sind wünschenswert.

Erforderliche persönliche Eigenschaften (Passung ins Team, Eignung für die Stelle und den Auftrag):

• Fähigkeit, selbständig zu arbeiten, Initiative zu ergreifen und Verantwortungsbewusstsein zu zeigen.
• Fähigkeit, Druck auszuhalten.
< li style="font-weight: 400">Diplomatiesinn 
• Analytische Fähigkeiten 
• Fähigkeit zu Sich anpassen und organisatorische Flexibilität zeigen 
• Organisation, Genauigkeit und Fähigkeit, Fristen einzuhalten 
• Fähigkeit zu arbeiten und zu verwalten Geschäfte professionell und mit Reife erledigen 
• Fähigkeit, die Aktivitäten und das Mandat von PUI vor lokalen Behörden zu vertreten 
• Fähigkeit, das lokale Umfeld in seinen politischen, wirtschaftlichen und historischen Dimensionen in den Betrieb zu integrieren 
• Fähigkeit, mit verschiedenen Partnern in einem Geist der Offenheit und mit anpassungsfähigen Kommunikationsstrategien zusammenzuarbeiten

BEDINGUNGEN

Startzeit: Juli 2024


WIE BEWERBE ICH SICH AN:

Interessierte Kandidaten reichen bitte Ihren Lebenslauf in englischer Sprache einh.

Der Test und die Vorstellungsgespräche für diese Stelle finden ausschließlich auf Englisch statt. 

Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert. PUI behält sich das Recht vor, die Stelle vor dem letzten Tag der Bewerbungseinreichung zu schließen.

 ***