Exekutivsekretär in Greenwich IT Solutions

Auf der Suche nach Executive Assistant für den Leiter der Inhouse-Produkte bei einem amerikanischen Produktions-IT-Unternehmen, das ein Full-Stack-Paket anbietet von komplexen AdTech-Lösungen für digitale Werbetreibende, Publisher und Werbeagenturen weltweit.

Unternehmensprodukte -  Eigene AdTech-Produkte - Ad Exchange-Plattform

Das Team des Unternehmens besteht aus 150 Personen< /p>

Standorte – Portugal, Bulgarien, Ukraine (Kiew/Odessa) oder abgelegen

Bedingungen: Wettbewerbsfähiges Gehalt + Prämien, Fernmodus (Vollzeit), Karriere und finanzielles Wachstum, bezahlter Urlaub und Krankenurlaub und andere Vergünstigungen.

Anforderungen: 

• Erfahrung in einer ähnlichen Position mindestens 1 Jahr
• Englisch – Obere Mittelstufe/Fortgeschrittene 
• Bildung – Bachelor-Abschluss (Spezialisierung spielt keine Rolle), Master-Abschluss ist vorzuziehen;
• Ergebnis- und detailorientierter Ansatz;
• Proaktivität und kritisches Denken;
• Selbststarter mit ausgeprägter Selbstdisziplin und Pünktlichkeit;
• Erweiterte Kenntnisse von Microsoft Office und Google GSuite;
• Fähigkeit, selbstständig Antworten auf alle Fragen zu finden;
• Hohes Maß an Perfektionismus;
• Fähigkeit, mindestens dreimal von unserem Büro in Kiew aus zu arbeiten /Woche
• Fähigkeit, zu Konferenzen im Ausland zu reisen (1-2 Mal pro Jahr).

Wird von Vorteil sein: 

• Erfahrung als persönlicher Assistent/Verwaltungsassistent/Betriebsleiter 

Wird verantwortlich sein für: 

• Präsentationen für Teambesprechungen erstellen;
• Erstellen, besitzen und kontrollieren Sie Boards in Aufgabenverwaltungstools (wie Jira) für eine klare, gut strukturierte und effiziente Lösung;
• Unterstützung bei Branchenveranstaltungen und geschäftlichen/privaten Reisen (Buchung von Tickets, Hotels, Restaurants, Pässen, Suche und Antwort für branchenbezogene Veranstaltungen, Planung von Routen und Zeitplänen), unter Berücksichtigung persönlicher Vorlieben des Aufgabeninhabers;
• Unterstützung bei persönlichen Anfragen (z. B. Terminplanung/-verschiebung, Lieferorganisation usw.);
• Verwaltung des Zeitplans des Vorgesetzten (Zeitpläne, Zeitplan, Fristen);
• Unterstützung bei der Vorbereitung der Veranstaltungen (Kommunikation mit Lieferanten, Sammeln und Analysieren von Informationen, Durchführung von Vergleichsanalysen, Auftragserteilung, Einhaltung von Fristen, Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen, Kontrolle vor Ort);
< li>Teilnahme an Besprechungen (Anrufen), um die Besprechungsnotizen zu erstellen und sie in Aktionspunkte umzuwandeln, Folgemaßnahmen zu verfassen und die Erfüllung dieser Aufgaben und Folgemaßnahmen innerhalb der festgelegten Fristen zu verfolgen;
• Synchronisieren Sie bei Bedarf mehrere Teammitglieder für eine zeitnahe Aufgabenlösung.
• Rufen Sie Handelsberichte von unseren Plattformen ab, analysieren Sie sie und präsentieren Sie sie klar und leicht verständlich. Speichern Sie sie entsprechend, um einen sofortigen Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen zu ermöglichen.
• Führen Sie Umfragen durch, sammeln Sie Feedback, leiten Sie proaktiv Änderungen und Verbesserungen an den bestehenden Prozessen und Ansätzen ein.
• Verarbeiten Sie große Informationsmengen aus mehrere Quellen analysieren und auf klare Weise mit spezifischen und gut strukturierten Elementen, tiefem Verständnis und Präsentationsfähigkeit zusammenfassenit;
• Unterstützung bei der Personalabteilung wie Organisation von Teambuildings/Schulungen und anderen Aktivitäten für das Team zusammen mit Teamleitern;
• Proaktives Lösen von Aufgaben, ohne darauf zu warten, dass man es ihnen sagt (basierend auf das grundlegende Wissen über die Prozesse).