Assistent der Geschäftsführung der Bibliothekarin in Nonprofit HR

Die Folger Shakespeare Library in Washington, DC sucht einen erfahrenen Assistenten der Bibliothekarin zur Verstärkung des Sammlungsteams. Diese Rolle wird unter der Aufsicht des Bibliothekars und Sammlungsdirektors dem Bibliothekar und der gesamten Sammlungsabteilung administrative und exekutive Unterstützung bieten. Der Assistent der Geschäftsleitung spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung der Hauptaufgaben des Bibliothekars bei der Verwaltung des Betriebs von Bibliotheksdiensten, Ausstellungen und funktionsübergreifenden Initiativen. Zu den Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Kalenders und der E-Mails des Bibliothekars, die regelmäßige Koordination und administrative Unterstützung für abteilungs- und institutionenweite Aktivitäten, das Projektmanagement für verschiedene Bibliotheksinitiativen und die Aufrechterhaltung organisierter Verwaltungs- und Archivsysteme für das Team. Starke Kandidaten verfügen über vorbildliche Zeitmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit, die Bedürfnisse der Bibliothekar- und Sammlungsabteilung zu erkennen und zu antizipieren. Sie werden ein detailorientierter Selbststarter sein, der nahtlos an Aufgaben sowohl einzeln als auch in einer Teamumgebung arbeiten kann. Projektmanagementfähigkeiten sind für diese Rolle äußerst wichtig. Der Zeitplan für diese Rolle ist flexibel, da das Inkassoteam die Kernarbeitszeit von Montag bis Freitag von 8:45 bis 16:45 Uhr hat. In dieser Position wird gelegentlich Abend- und Wochenendunterstützung geleistet. Diese Position wird hauptsächlich vor Ort besetzt sein und nach einigen Monaten offen für Hybridmodalitäten sein. Der ausgewählte Kandidat muss sich bis zu seinem Startdatum in einer erreichbaren Entfernung zum D.C.-Büro (DC, MD, VA) befinden. Gesundheit und Sicherheit: Die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Mitarbeiter, Auftragnehmer und Besucher haben für uns oberste Priorität. Während im Folger keine Masken oder Impfungen mehr erforderlich sind (mit Ausnahme der AEA-Räume), unterstützen und ermutigen wir Einzelpersonen, die Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, mit denen sie sich am wohlsten fühlen, und wir bitten darum, dass individuelle Entscheidungen respektiert werden. The Folger bietet von der Organisation finanzierte Krankenversicherungspläne für Vollzeitmitarbeiter und umfangreiche Urlaubsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter bei auftretenden gesundheitlichen Problemen. Während wir die Bauarbeiten abschließen und in diesem Sommer regelmäßiger vor Ort arbeiten, wird Folger im Gespräch mit unseren Mitarbeitern weiterhin die Richtlinien überprüfen und aktualisieren. Vergütung: Dies ist eine monatlich bezahlte Gehaltsposition mit einer jährlichen Rate von 68.000 bis 72.000 US-Dollar. Die Gesamtvergütung umfasst einen umfangreichen Leistungsplan, einschließlich eines großzügigen 403(b)-Beitrags und eines Zuschusses, der unter beschrieben wird. Aufgaben: Übernimmt die Hauptverantwortung für die tägliche Büroverwaltung und die administrative Unterstützung des Bibliothekars, einschließlich: E-Mails lesen und priorisieren, Wichtigkeit bestimmen und Korrespondenz verfassen oder im Namen des Bibliothekars antworten; Pflege von Terminkalendern und Sicherstellung eines klaren Zwecks und einer strategischen Nutzung der Zeit des Bibliothekars; Vorbereitung von Besprechungsmaterialien und Präsentationen sowie Überwachung aller Aspekte der Besprechungsplanung und -durchführung, Erstellung von Notizen und Protokollen sowie Koordinierung der Nachbereitung von Aufgaben; Unterstützung bei der langfristigen Planung und Koordinierung externer Beziehungen zu Lieferanten; Unterstützung bei Reisevorbereitungen nach Bedarf; Bearbeitung von Rechnungen und Erstellung monatlicher Spesenabrechnungen. Pflegen Sie einen Fristenkalender für das Inkassoteam. Verfolgt wichtige Fristen und stellt sicher, dass die Lieferungen pünktlich erfolgen. Hilft je nach Auftrag bei Vorschlägen und Berichten. Koordiniert und/oder verwaltet Elemente institutioneller Projekte und Ziele. Arbeitet mit dem Bibliothekar zusammen, um sicherzustellen, dass Ziele und Umsetzungspläne klar kommuniziert und eingehalten werden. Führt Kalender von Arbeitsgruppen oder Ausschüssen, verfolgt Entscheidungen und setzt sich mit relevanten Parteien in Verbindung, um sicherzustellen, dass die Arbeit abgeschlossen ist, prüft Mitteilungen und sendet sie im Namen von Gruppen/Bibliothekaren. Stellt eine effektive Kommunikation zwischen dem Bibliothekar, dem Sammlungsteam und internen und externen Partnern sowie anderen Folger-Mitarbeitern, Spendern, Forschern und Vorstandsmitgliedern sicher. Führt unabhängige Recherchen zu zugewiesenen Projekten durch, beschafft Informationen und bietet eine umfassende Zusammenfassung der Themen. Recherchiert und entwirft Vorstandsberichte und andere hochrangige Mitteilungen. Hilft bei der Vorbereitung des Inkassobudgets und führt kleinere Buchhaltungsaufgaben wie Spesenabrechnungen, Budgetverfolgung und Tabellenkalkulationsverwaltung aus. Verwaltet Dokumentationen und Dateien für den Bibliothekar, einschließlich Memos, Briefe, Rechnungen und Berichte. Unterstützt die Transparenz der Abteilung durch Kommunikationsverfassen, Archivierung und Berichtserstellung für den Bibliothekar. Befolgt Richtlinien für die Aufnahme, Bereinigung und Archivierung von Materialien und stimmt sich mit dem Archivar ab, um Inventare der Sammlungsdateien zu verwalten. Stellt sicher, dass regelmäßig Veranstaltungen und Besprechungen für das Inkassopersonal stattfinden, und bereitet Tagesordnungen vor. Arbeitet mit dem Team zusammen, um die Mitarbeiter auf neue Weise einzubeziehen. Übernimmt besondere Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Teilnahme und Protokollierung von Sitzungen; Formatieren von Diagrammen, Tabellen und anderen Grafiken für Präsentationen; Pflege und Hochladen von Inhalten in das interne Wiki und die externe Website nach Bedarf; und Koordination spezieller Projekte mit anderen Institutionen. Ausbildung und Erfahrung: Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich bevorzugt. Mehr als 4 Jahre Erfahrung in der Unterstützung eines C-Level-/Führungskräften, vorzugsweise in einer gemeinnützigen oder ähnlichen Einrichtung. Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, Fristen einzuhalten. Erfahrung in der Planung, Vorbereitung und Verbreitung interner und externer Kommunikation und Präsentationen. Erfahrung in einer gemeinnützigen, kulturellen Erbe-, Museums- oder akademischen Einrichtung erwünscht. Fähigkeiten und Kenntnisse: Starke Projektmanagement- und Organisationsfähigkeiten, die die Fähigkeit widerspiegeln, mehrere Aufgaben mit viel Liebe zum Detail auszuführen und zu priorisieren. Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office Suite, Teams und Workday; Fähigkeit und Bereitschaft, neue Systeme zu erlernen. Machbare Einstellung mit nachgewiesener Leistungsfähigkeit in einem schnelllebigen, termingesteuerten Umfeld. Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, starke Beziehungen aufzubauen und dabei Fingerspitzengefühl und Diskretion zu beweisen. Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Fähigkeit, sowohl mit eigenständigen Initiativen als auch als Teil eines engmaschigen Teams gute Leistungen zu erbringen. Grundlegende Finanzverfolgungs- oder Buchhaltungskenntnisse erforderlich. Nachgewiesene Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen diskret umzugehen. Fähigkeit, bevorstehende Probleme zu antizipieren und Pläne für den zukünftigen Erfolg zu erstellen. Arbeitsbedingungen/körperliche Anforderungen: Bei dieser Stelle handelt es sich um eine professionelle Büroumgebung. Der Mitarbeiter kann verschiedenen Komponenten einer Büroumgebung ausgesetzt sein, wie z. B. Leuchtstofflampen, Pollen, Staub, recycelter Luft, Kühlventilatoren, halbgeschlossenen Bereichen, Zentralheizung, saisonal höheren Temperaturen und Bürolärm. Die hier beschriebenen körperlichen Anforderungen stehen stellvertretend für diejenigen, die ein Arbeitnehmer erfüllen muss, um die wesentlichen Funktionen dieser Tätigkeit erfolgreich erfüllen zu können. Es können angemessene Vorkehrungen getroffen werden, damit Menschen mit Behinderungen die wesentlichen Funktionen erfüllen können. Die normale Arbeitswoche ist Montag bis Freitag von 8:45 bis 16:45 Uhr. Fähigkeit, je nach Projektanforderungen variierende und zusätzliche Stunden zu arbeiten (bei Bedarf auch abends und am Wochenende). Fähigkeit, über einen längeren Zeitraum präzise am Computer zu arbeiten. Bereitschaft und Fähigkeit, in einer Büroumgebung an einem Arbeitsplatz zu arbeiten und im Laufe des Tages bei Bedarf wiederholt zu kommen und zu gehen, um verschiedene Aufgaben wahrzunehmen. Fähigkeit zur persönlichen Kommunikation oder über Video, Telefon oder elektronische Kommunikationsmethoden. Unser Engagement für Vielfalt, Gerechtigkeit, Inklusion und Zugehörigkeit. Nonprofit HR setzt sich für die Förderung und Aufrechterhaltung eines Arbeitsumfelds ein, in dem Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion (DEI) herrschen Wir sind vollständig in alles integriert, was wir zum Wohle unserer Mitarbeiter und der Kunden tun, die wir betreuen. Um unser Ziel vollständig zu erreichen, priorisieren wir unser Verständnis der Komplexität von DEI innerhalb unserer Belegschaft, um unseren Ansatz für das Talentmanagement zu beeinflussen. Wir glauben, dass dies die Art und Weise leitet, wie wir unsere Arbeit erledigen, unsere Kunden bei der Operationalisierung von DEI beraten und unsere Inhalte und Bildungsangebote positionieren, um die Talentmanagementkapazität des Social-Impact-Sektors zu stärken. Lesen Sie weiter über unser Engagement bei Powered by JazzHRwgFVvqI1fS Mehr anzeigen Weniger anzeigen Должностной уровень Руководитель среднего звеней издательство