Assistent des Vorstandsvorsitzenden in AltexSoft

Wir sind ein High-Tech-Softwareentwicklungsunternehmen und suchen einen qualifizierten und motivierten Assistenten der Geschäftsleitung, der sich unserem Team für einen Remote-Job anschließt. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die Unternehmensleitung zu unterstützen. Der Zeitplan wird näher an den Nachmittag verschoben. Anforderungen: Selbstständiger Englischbenutzer (C1 – Fortgeschritten und höher). Erkennen Sie Bedürfnisse und erledigen Sie Aufgaben, ohne gefragt zu werden. Verbale und schriftliche Kommunikation – Fähigkeit, auf angemessene, logische und effektive Weise zu kommunizieren; positive Einstellung im Umgang mit Kollegen, Kunden, Gästen usw. Präzise und detailorientiert. Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs. Reiseplanung – vertraut mit Flugpreissuchseiten und Online-Unterkunftsmarktplätzen. VisumantragsprozessPlanungs- und TerminplanungsfähigkeitenFähigkeit, Aufgaben mit viel Liebe zum Detail zu priorisierenFührungsfähigkeitenSoziale FähigkeitenKommunikationsfähigkeitenVerantwortungsbereiche1. Organisation von betrieblichen Abläufen. Bewältigung einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben und organisatorischen Fragen: Planung und Organisation von persönlichen Treffen, Online-Meetings, Geschäftsreisen usw. Organisation eines produktiven und komfortablen Arbeitsplans. Ausführung der vom Vorgesetzten vorgegebenen Routine-/Klein-/Büro-/Controlling-Aufgaben. 2. Zeitmanagement: Erstellen und Planen des Zeitplans des Vorgesetzten, Priorisieren von Besprechungen und Nachverfolgen von Zeitplänen. Festlegen von Aufgaben und Erinnern des Vorgesetzten daran, Informieren über Fristen, Besprechungen, Reisen und andere Ereignisse. Optimale Organisation des Arbeitstages des Direktors.3. ReiseunterstützungTreffen von Reisevorbereitungen für die Geschäftsreisen des Managers (Visa, Zug- und Flugreservierungen, Transfers, Hotels).Planung der monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Geschäftsreisen des Managers und deren Übermittlung an den Reisemanager zur Budgetierung.Organisation der logistischen Flüge.4. Kommunikation und ProjektunterstützungKommunikation mit Kunden/Partnern des Managers: Koordination von Besprechungsterminen/-zeiten/-orten. Organisation und nach Bedarf, direkte Teilnahme an internen und externen Besprechungen auf Wunsch des Vorgesetzten, Protokollierung der Besprechungen. Führung der Geschäftskorrespondenz (weitgehend – auf Englisch) .Kommunikation mit Mitarbeitern des Unternehmens auf Wunsch des Vorgesetzten.Unterstützung von Projekten, die nicht direkt mit dem Kerngeschäft zusammenhängen: Wohltätigkeitsprojekte, Projekte für Universitätsstudenten usw.5. SonstigesAusführung persönlicher Anweisungen des Managers: Terminvereinbarung für ärztliche Untersuchungen, Selbstpflege usw. Wir warten nur auf Englisch auf Ihren Lebenslauf