Assistent der Geschäftsleitung (Remote) in Forté Foundation

Ein erfolgreicher Assistent der Geschäftsleitung bei Forté ist ein natürlicher Teamplayer, der bekanntermaßen hilfsbereit, zugänglich und geschickt in der Detailarbeit ist. Er verfügt über außergewöhnliche Follow-up-Fähigkeiten und ist kooperativ, arbeitet aber auch ruhig und fleißig allein. Kommt das bei Ihnen an? Sie?Wenn Sie in der Lage sind, in einer virtuellen Arbeitsumgebung effektiv zu arbeiten und die Erwartungen zu übertreffen, könnte dies Ihr Traumjob sein.PositionsbeschreibungDer Executive Assistant ist für die umfassende Unterstützung des CEO, des Vorstands und des Führungsteams verantwortlich.Diese dynamische Position erfordert die Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren, kritisch zu denken und Lösungen für Probleme mit einem hohen Maß an Professionalität und Vertraulichkeit anzubieten. Hauptaufgaben: Bieten Sie dem CEO ein ausgefeiltes Kalendermanagement, indem Sie Anfragen und Wünsche priorisieren, Konflikte beheben und Urteile und Empfehlungen abgeben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten alltägliche Verpflichtungen. Antizipieren Sie die Bedürfnisse des CEO im Vorfeld von Meetings, Konferenzen usw. Koordinieren Sie bei Bedarf alle Aspekte externer Meetings, einschließlich Logistik, Mahlzeiten und Transport. Koordinieren Sie die Outreach-Aktivitäten des CEO, einschließlich Reisevorbereitungen, Entwicklung von Reiserouten, Vorbereitung von Materialien für Treffen mit potenziellen Spendern, Vorstandsmitgliedern sowie Unternehmens- und Schulpartnern. Verantwortlich für Weihnachtskarten, Dankesbriefe für Spender und Vorstandskarten zum Jahresende. Koordinieren Sie die Bestellung und Lieferung besonderer Anerkennungspreise. Treffen Sie sich regelmäßig mit dem CEO. Das Führungsteam unterstützt die Planung und Unterstützung der Vizepräsidenten. Unterstützen Sie die Personalabteilung bei der Planung von Vorstellungsgesprächen und beim Ein- und Ausstieg von Mitarbeitern. Verwalten Sie Druck- und Lieferbeziehungen, Ausfallgebühren und stellen Sie Codierungen bereit. Hinterlegen Sie Schecks bei der Bank (scannen Sie sie auf Ihr Konto oder senden Sie sie an das Schließfach). Verbindungsperson zum Vorstand: Organisieren und verwalten Sie die gesamte Logistik für Vorstandssitzungen, Ausschusssitzungen und Veranstaltungen (live und virtuell), einschließlich: Planen Sie Vorstands- und Ausschusssitzungen. Entwürfe von Tagesordnungen. Präsentationsmaterialien entwickeln, zusammenstellen und verteilen. Zeichnen Sie Sitzungsprotokolle im Namen des Vorstands und des Ausschusses auf. Bestätigen Sie die Teilnahme. Boardlistenserver pflegen. Bieten Sie dem Vorstand bei Bedarf Unterstützung: Besprechungen, Umfragen und verschiedene Anfragen. Koordinieren Sie die Kommunikation des Vorstands, einschließlich Sitzungsterminen, -orten und anderer Logistik. Weitere Projekte nach Zuweisung.Büromanagement Postfach verwalten, E-Mails bearbeiten und verteilen. Beantworten Sie Anfragen aus allgemeinen Informationen und Forté-E-Mails. Verwalten Sie die Voicemail der Haupttelefonleitung. Kaufen Sie Büromaterial und -ausrüstung für Forté-Mitarbeiter. Verwalten Sie den Mobilfunkdienst und die Versorgung. Pflegen Sie eine externe Kontaktliste. Gewünschte Fähigkeiten und Eigenschaften Der Assistent der Geschäftsleitung verfügt über die folgenden Fähigkeiten und Eigenschaften: Zeigt Energie und Leidenschaft für die Vision von Forté, Frauen in Führungspositionen in Unternehmen zu befördern, mit einem klaren Verständnis von Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion. Umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften erforderlich; Unterstützung von C-Level-Führungskräften bevorzugt. Sehr detailorientiert, außergewöhnliche Organisationsfähigkeiten und geschickt im nahtlosen Manövrieren zwischen mehreren Projekten. Zeigt solide zwischenmenschliche Fähigkeiten; versteht, wie wichtig es ist, zuzuhören, Beziehungen zu verwalten und mit Konflikten umzugehen. Hohes Maß an Professionalität im Umgang mit verschiedenen Personengruppen, darunter Studenten, Lieferanten, Universitätsverwaltung, Vorstandsmitglieder, Freiwillige und Unternehmensvertreter. Fähigkeit, angemessene und fundierte Entscheidungen hinsichtlich Prioritäten und verfügbarer Zeit zu treffen. Kann im Umgang mit vertraulichen Informationen ein hohes Maß an Integrität und professioneller Diskretion wahren. Hervorragendes Urteilsvermögen, Kommunikations-, Schreib- und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Sie müssen in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten, Fristen einzuhalten, unabhängige Entscheidungen zu treffen, komplexe Probleme zu bearbeiten und in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten zu setzen. Versteht, wann Probleme mit dem Vorgesetzten oder anderen Führungskräften in der Organisation eskaliert werden müssen. Gewünschte Ausbildung/Erfahrung/Qualifikationen: Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung bevorzugt. 6 bis 8 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem schnelllebigen Umfeld. Möglichkeit, bei Bedarf zu Live-Events zu reisen. Kenntnisse und Erfahrung im CRM-Datenbankmanagement (Salesforce, Blackbaud). MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint) und digitale Kenntnisse in verschiedenen digitalen Plattformen (Zoom, Slack, Asana usw.) und webbasierten Suchtools. GehaltGehalt entsprechend der Erfahrung. Leistungen 401K-Rentenplan mit 5 %-Anpassung, verfügbar nach 1 Monat Beschäftigung. Kranken-, Zahn-, freiwillige Seh-, STD-, LTD- und Lebensversicherung. Großzügiger bezahlter Freizeit-/Ferienplan. Virtuelle Arbeitsumgebung – Homeoffice.ArbeitsumfeldMitarbeiter von Forté arbeiten selbstständig im Homeoffice. Jeder Mitarbeiter sollte in seinem Zuhause die Möglichkeit haben, eine Arbeitsumgebung oder ein Büro einzurichten. Forté stellt allen Mitarbeitern ein Computer-, Telefon-, Büromaterial- und Internetstipendium zur Verfügung. StandortDer ideale Kandidat wird in San Antonio, Texas oder Umgebung ansässig sein. Die Organisation Forté verändert das Kräfteverhältnis am Arbeitsplatz. Wir öffnen Türen für Frauen, damit sie sich neu vorstellen können, was sie in der Wirtschaft erreichen können – vom ersten Job bis zum Aufstieg in die Führungsebene. Unsere starke Allianz aus talentierten Frauen, einflussreichen Unternehmen, führenden Bachelor- und Wirtschaftshochschulen und wegweisenden Spendern ermöglicht es Frauen, ihre Karrierewege, ihre Verdienstmöglichkeiten und ihr Leben zu ändern. Durch betriebswirtschaftliche Ausbildung, Vorbilder, berufliche Netzwerke und Führungstraining zeigt Forté Frauen, wie sie Glaubwürdigkeit, Fähigkeiten, Netzwerke und Selbstvertrauen aufbauen können, um als Führungspersönlichkeiten erfolgreich zu sein und den Status quo zu verändern. Weitere Informationen zu Forté finden Sie unter http://www.fortefoundation.org. Forté ist dem Grundsatz gleicher Beschäftigungschancen für alle Mitarbeiter verpflichtet und möchte den Mitarbeitern ein Arbeitsumfeld bieten, das frei von Diskriminierung und Belästigung ist. Alle Beschäftigungsentscheidungen bei Forté basieren auf geschäftlichen Bedürfnissen, Arbeitsanforderungen und individuellen Qualifikationen, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, nationale, soziale oder ethnische Herkunft, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft), Alter, körperliche, geistige oder Sinnesbehinderung, HIV-Status, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität und/oder -ausdruck, Ehe-, Lebenspartnerschafts- oder Lebenspartnerschaftsstatus, früherer oder gegenwärtiger Militärdienst, familiäre Krankengeschichte oder genetische Informationen, Familien- oder Elternstatus oder jeder andere Status, der durch Gesetze oder Vorschriften geschützt ist an den Standorten, an denen wir tätig sind. Forté duldet keine Diskriminierung oder Belästigung aufgrund dieser Merkmale. Forté fördert Bewerber jeden Alters. Vielfalt, Inklusivität und Respekt gegenüber allen Forté-Mitarbeitern sind für den Erfolg von Forté von entscheidender Bedeutung. Forté schätzt den individuellen Beitrag jedes Einzelnen und nutzt unsere kollektiven Stärken, um sicherzustellen, dass Forté Frauen durch den Zugang zu kaufmännischer Ausbildung, beruflicher Weiterentwicklung und einer Gemeinschaft erfolgreicher Frauen weiterhin in erfüllende, bedeutende Karrieren einführt. Mehr anzeigen Weniger anzeigen ление некоммерческими организациями